Делопроизводство в ЖК, ЖСК и ТСЖ

Товарищество собственников жилья, жилищно-строительный кооператив, так же как и любое другое юридическое лицо обладает органами управления и контроля деятельности ТСЖ. Это в первую очередь общее собрание членов товарищества или кооператива в многоквартирном доме, в случае отсутствия формы управления домом (ТСЖ или ЖСК и т.д.) – общее собрание собственников помещений, правление товарищества или кооператива, председатель правления и ревизионная комиссия (ревизор). Это означает, что деятельность всех этих органов управления должна правильно документироваться. Протоколы общих собраний, заседаний правления ТСЖ и ревизионной комиссии, другие документы товарищества должны иметься в наличии и в любой момент востребованы по любым основаниям. Что бы добиться правильного учета, хранения и прохождения регистрации документов товарищества, необходимо иметь регистрационные книги и журналы учёта. Мало иметь книги учёта, надо иметь то, что необходимо учитывать. Правильно составленный устав, протокол общего собрания, решения правления, важный аргумент исключения возможности признать его либо незаконным, либо принятого на не легитимном собрании. Начинать вести документооборот надо сразу, как только в многоквартирном доме образовалась инициативная группа по выбору способа управления жилым домом.

Первый протокол заседания инициативной группы должен подтвердить намерение группы инициаторов-собственников создать в многоквартирном доме товарищество собственников жилья или взять жилой дом в управление без образования юридического лица или выбрать управляющую компанию любой организационно-правовой формы.

Для проведения процесса создания ТСЖ, потребуется наличие основополагающих документов, на основе которых и будет непосредственно создаваться форма способа управления жилым домом. Какие же это основные документы? Основной и главный документ, подобный нашему с вами паспорту, это Устав. Что запишешь в нём, так и будешь работать. Устав должен быть в рамках действующего законодательства. «Старый» устав или не правильно составленный – первый признак того, что в самый неподходящий момент он тебя подведёт, что может обернуться не только материальными убытками, но и уголовными делами.

Отнеситесь к подготовке устава самым серьёзным образом.

Создав и выбрав способ управления жилым домом в форме ТСЖ или ЖСК или иной формы, необходимо иметь в наличии всевозможные должностные инструкции, формы приказов, распоряжений, протоколов и решений. Так какие же документы необходимы:

• Должностная инструкция бухгалтера ТСЖ;
• Положение о порядке проведения Общего собрания;
• Должностная инструкция коменданта ТСЖ;
• Должностная инструкция дворника ТСЖ;
• Положение о порядке вступления и выхода из ЖСК;
• Устав ТСЖ 2011;
• финансовый план (смета доходов и расходов);
• журнал регистрации осмотров жилого дома;
• журнал учета заявок населения на оперативное устранение неисправностей и повреждений объектов общего имущества;
• журнал учета заявок населения на оперативное устранение неисправностей и повреждений санитарно – технического оборудования;
• журнал учета заявок населения на оперативное устранение неисправностей и повреждений электротехнического оборудования;
• журнал регистрации входящих документов;
• журнал регистрации исходящих документов;
• журнал входящих/исходящих телефонограмм;
• паспорт готовности дома к эксплуатации в зимних условиях;
• инструкция собственнику помещения (домовладельцу) в доме;
• инструкция председателя правления по организации деятельности правления;
• инструкция по ведению делопроизводства;
• инструкция по организации объединенной диспетчерской службы;
• должностная инструкция председателя правления;
• должностная инструкция главного бухгалтера;
• должностная инструкция члена правления – коменданта дома;
• должностная инструкция члена правления – старшего по подъезду;
• должностная инструкция слесаря – сантехника;
• должностная инструкция электромонтёра;
• должностная инструкция дворника;
• должностная инструкция уборщика мест общего пользования
• другие инструкции