Проект "ЦУНАМИ". Инструкция по организации документооборота

Добрый день, участники проекта "ЦУНАМИ".

Начало здесь: http://maxpark.com/community/1574/content/4960301

Сообщаю вам о том, что проект стартовал, уже имеются первые результаты. При реализации проекта возникли препятствия, связанные с организацией участниками проекта своего документооборота, что соответственно, привело к некоторому снижению темпов обработки и анализа информации.

С целью устранения этих препятствий, а также ускорения процессов обработки и анализа информации, принятия обоснованных и четких решений по условиям поставленных задач, направляю инструкцию по организации документооборота.

Четкое следование этой инструкции позволит увеличить скорость и качество обработки информации.

Итак, что нужно сделать прямо сегодня и немедленно:  

1. сделать электронные копии платежных документов за последние 36 месяцев.
2. сформировать названия файлов платежных документов: первые две цифры – год, затем две цифры месяц. Пример: название файла платежного документа за февраль 2016 года будет 1602;
3. создать папку с названием "платежные документы". Все файлы электронных копий платежных документов переместить в папку с этим названием;
4. в электронных таблицах excel создать файл с названием "сводные ведомости". На листах этих таблиц расположить сводные ведомости отдельно по каждой строке платежного документа и внести данные из платежных документов по каждому из 36 месяцев. Например: по строке "содержание", по строке "отопление", по строке "ремонт" и так далее по всем строкам.
5. файл "сводные ведомости" расположить в папке "платежные документы";
6. сделать электронные копии отчетов о суточном теплопотреблении (горячего водоснабжении и т.д.) за последние 36 месяцев.
7. сформировать названия файлов отчетов о суточном теплопотреблении: первые две цифры – год, затем две цифры месяц. Пример: название файла платежного документа за февраль 2016 года будет 1602;
8. создать папку с названием "отчеты о суточном теплопотреблении". Все файлы электронных копий платежных документов переместить в папку с этим названием;
9. в электронных таблицах excel создать файл с названием "сводные ведомости". На листе этой таблицы расположить сводные ведомости по итоговой строке "отчета о суточном теплопотреблении" и внести данные из отчетов по каждому из 36 месяцев.
10. файл "сводные ведомости" расположить в папке "отчеты о суточном теплопотреблении".
11. создать папку "переписка". В указанную папку помещать все копии документов переписки.
12. названия файлов в папке "переписка" формировать по следующим правилам:

• первые две цифры – год; затем две цифры – месяц; затем две цифры – день. Затем пробел;
• затем указываете обр (если это обращение) и отв (если это ответ) и пробел;
• затем указываете кратко адресата. Например: ук (если это управляющая организания), тсж, полиция, гжи и т.д. И снова ставите пробел;
• затем указываете регистрационный номер. Его берете из документа.

Пример: 11 февраля 2016 г.

мы направили обращение в управляющую организацию, где его зарегистрировали под №157. Название файла будет следующим: 160211 обр ук 157 (далее можно кратко изложить суть обращения. Например: одпу (сведения о показаниях прибора учета); содержание (сведения о перечне услуг и работ по содержанию)

Пример: на обращение от 11 февраля 2016 г. за №157 мы из управляющей организации 27 февраля 2016 г. получили ответ под №179. Название файла будет следующим: 160227 отв ук 179 157 160211.

С этого момента Вы сможете находить необходимую информацию в файловой системе и использовать ее как самостоятельно, так и с другими пользователями.

Если что – то непонятно и требует разъяснения, прошу обсудить на площадке.

Удачи всем, терпения и здоровья. У нас все получится.

Путь прочерчен, известен и он ведет к позитивным результатам.

Председатель межрегиональной общественной организации "Свежий Ветер" Богданов Виктор Владимирович.