Можно ли работать быстро, продуктивно и с радостью?

Наверно, все мы хотим многого достигнуть в нашей короткой жизни. Мы стремимся спать меньше, успевать больше, думать креативней - стать "лайфхакерами". Грамотно "взломать" обыденное течение жизни помогут приведенные в компасе 50 советов.

Ну что, готовы изменить свою жизнь? Я не призываю Вас следовать всем этим советам, но пропустить их через себя просто обязательно!

1. Наиважнейшие дела. Определяйте в начале каждого дня три-четыре наиболее важные задачи. Занимайтесь ими в первую очередь! Даже если Вы ничего больше не сделаете за день, можете считать, что весьма продуктивно поработали.

2. «Проблемы-глыбы». Это масштабные задачи, крупные долгосрочные проекты. Старайтесь ежедневно (или хотя бы раз в неделю) выделять время на такие вопросы, чтобы постепенно Ваши «проблемы-глыбы» сдвигались с места.

3. Пустой почтовый ящик. Определяйте участь каждого полученного письма в процессе его прочтения. Если е-майл содержит задание, то его целесообразней перенести в программу для организации своих дел (todo-list). Важные сведения лучше сохранить в отдельном файле. Сами письма при этом удаляйте. Опустошать электронный ящик лучше ежедневно.

4. Раньше вставайте. Поднимайтесь на час раньше всех остальных, и Вы получите в качестве бонуса еще один час продуктивной работы. Все просто поразятся Вашими успехами!

5. «Одно в дом – другое из дома». В Вашей квартире не будет беспорядка, если стараться соблюдать это правило. Иными словами, при покупке новой вещи необходимо избавляться от старой. Приобрели новую рубашку – выбрасываете (или жертвуете) одну из старых. Можно еще попрактиковать такой вариант: «одно в дом – два из дома» - это для тех, чья квартира совсем захламлена.

6. «Мозговой штурм». Генерирование большого количества идей без строгих рамок и ограничений. Записывайте все, что приходит в голову по теме «мозгового штурма» (проблема, которую необходимо решить; статья, которую надо написать и т.д.). Развивайте каждое из намечающихся направлений. Не беспокойтесь, хороши ли Ваши идеи, ведь Вы совсем не обязаны им следовать. Постепенно Вы сами себя удивите неожиданным креативным предложением.

7. «Все записано». Всегда имейте при себе бумагу с ручкой (а еще лучше – КПК) для записи. Фиксируйте все – идеи проектов, которые внезапно пришли к Вам в голову; даты важных встреч; даже продукты, которые Вам нужно будет купить вечером в супермаркете. Периодически пересматривайте записи, перенося их туда, где им положено быть: в программу для организации дел (todo-list), в файлик, в личный дневник.

8. Больше спите! Правильный сон очень важен для здоровья, обучения, интеллектуальной деятельности. Исследования показывают, что полный цикл сна составляет порядка полутора часов. Поэтому если Вы любите вздремнуть по полчасика время от времени, знайте, что такой отдых не приносит такой пользы, как настоящий долгий сон (хотя, безусловно, позволяет чувствовать себя лучше). Старайтесь спать как минимум 8 часов в сутки. Учитесь воспринимать сон как удовольствие, а не как досадную необходимость или роскошь.

9. «10+2». Рекомендую эффективный метод работы: 10 минут интенсивного труда + 2 минуты отдыха. Пять двухминутных перерывов в час сохранят силы и бодрость ума, но не позволят отвлечься от задачи. В эти 2 минуты можно попить чаю, посмотреть в окно, сделать небольшую зарядку.

10. Грамотно поставьте цель! Цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, реалистичной. И, кроме того, сроки ее достижения должны быть четко определены (например, «к 20-му мая», а не «когда-нибудь скоро»).

11. Секрет гениальной идеи. Для успешной реализации идеи нужно, чтобы она удовлетворяла ряду характеристик. А именно: она должна быть простой, неожиданной, конкретной, реалистичной. И самое главное – она должна вызывать эмоции, затрагивать чувства окружающих!

12. «Сначала рыбий жир!» Рекомендую с утра выполнить самую нудную, неприятную, нелюбимую работу. Ведь если Вы начнете день с рыбьего жира, все остальное Вам покажется такой вкусняшкой!

13. Закон 20/80, или правило Парето. Смысл этого закона в том, что к большей части наших успехов и достижений (80%) нас привела малая часть (20%) всех наших усилий. Таким образом, мы тратим нашу энергию в основном на незначительные и бесполезные дела. Чтобы Ваша работа была более эффективной, старайтесь концентрировать усилия на наиболее существенных аспектах. Делайте то, что на самом деле нужно.

14. Планируйте Ваше следующее действие. Всегда думайте над тем, каким будет Ваш следующий шаг при выполнении работы, реализации идеи. Так шаг за шагом, этап за этапом Вы либо достигнете финальной ленточки, либо окажетесь в «информационном тупике». Если Вам не хватит знаний или опыта, не бойтесь обращаться за помощью к другим. При этом Ваши вопросы должны быть максимально конкретными.

15. «Маленькая хитрость». Знайте, никакой хитрости во всем этом нет…

16. Перестаньте суетиться. Выделяйте время для себя. Ешьте медленно. Упивайтесь своей ленью в выходные, наконец! Не распространяйте на свое личное время сумасшедший ритм рабочих будней.

17. «Тайм-боксинг». Суть в том, чтобы выделять на выполнение той или иной задачи определенное ограниченное количество времени в сутки. В это время ничем другим заниматься нельзя! При этом даже не беспокойтесь о том, чтобы закончить работу, просто по-честному работайте только над этой задачей. Кстати, есть и другой вариант: «фиксированные» цели. Например, говорите себе: «не встану, пока не напишу 1000 слов», «не уйду домой, пока не обработаю 10 приказов».

18. «Экономия на аналогии». Что я под этим подразумеваю? Не надо без конца в течение дня проверять почтовый ящик – лучше выделить час на работу с е-майл. То же самое с телефонными звонками, работой с документами и иной рутинной, повторяющейся деятельностью. Таким образом, лучше аналогичные задачи выполнять вместе, тем самым Вы сэкономите уйму времени.

19. Расставьте приоритеты важности/срочности. Разделите Ваши текущие задачи на важные и срочные; важные, но несрочные; неважные, но срочные; неважные и несрочные. Как можно больше работайте над первой группой задач и подумайте, а нельзя ли вообще избавиться от вопросов неважных и несрочных?

20. Не возвращайтесь много раз к одному и тому же. Старайтесь не оставлять незавершенных дел, надеясь когда-нибудь к ним вернуться. Например, если Вы получили письма по электронной почте, то в зависимости от его характера либо выполните полученное в нем задание, либо внесите важную встречу в Ваше расписание, либо сохраните в файл полученную в е-майл информацию.

21. «Не разрывайте цепочку». Используйте календарик, чтобы отслеживать Ваши ежедневные успехи. Ставьте для себя достижимую цель ежедневно (например, те же 1000 слов). Если Вы сделали то, что планировали – ставите жирную «галочку» на этом дне. С каждым днем цепочка будет все длиннее! Не обрывайте цепочку: не допускайте пропуска «галочек» в Вашей цепочке продуктивных дней!

22. Анализируйте. Подводите итоги каждой недели в пятницу: подумайте, что Вам удалось сделать, насколько это было эффективно, в какой мере Вы приблизились к достижению Ваших целей. Запланируйте дела на следующую неделю.

23. Наши ипостаси. У всех нас множество ипостасей, все мы играем множество ролей. Например, я – одновременно преподаватель, студент, писатель, отчим, компаньон, сын, дядя, антрополог и т.д. Надо осмыслить свои роли и четко их разграничивать, лишь тогда можно достичь некоего баланса между ними. У каждой из ипостасей своя задача. Решая эти задачи, следите, чтобы они не вступали в противоречия.

24. Работайте «запоем». Бывает такое состояние, когда Вы настолько увлечены работой, что не замечаете течения времени и вообще ничего происходящего вокруг. Такого состояния сложно достигнуть сознательно, но можно создать для него необходимые условия: обеспечьте себе достаточное количество времени, когда Вам никто не будет мешать; минимизируйте шумовые и прочие раздражители; успокойтесь.

25. «Сделай это сейчас!» Используйте этот девиз как противоядие от лени и откладывания дел. Ограничьте время для принятия решения до 60 секунд, решайте проблемы сразу по мере поступления. Даже если Вы в чем-то сомневаетесь, не бойтесь принимать смелые решения. Главное – не прекращать движение вперед!

26. «Отчет о времени». Адвокаты, например, отслеживают, сколько времени они тратят на тот или иной вопрос, чтобы выставить счет клиенту. Будьте ответственны перед самим собой: составляйте для себя мысленный отчет, сколько времени Вы на самом деле потратили на работу.

27. «Искусственная волокита (Structured procrastination)». Используйте свою склонность к откладыванию работы для того, чтобы продуктивно работать! Звучит фантастически? А Вы попробуйте. Смотрите. Задачи самые важные, сложные и срочные всегда пугают. Мы оттягиваем их выполнение, усиленно занимаясь делами не такими значительным и сложными, - и тем самым делаем нашу лень необычайно продуктивной! Главная хитрость – поверить в то, что эта «важная задача» на самом деле очень срочная и значительная. Придумайте себе крайние сроки, ужасные последствия невыполнения! На самом-то деле эта задача должна быть не такой уж и существенной. «Искусственная волокита» предполагает мастерское владение искусством самообмана – но, к счастью, опытные «откладыватели» в нем ох как преуспевают!

28. Ваша личностная миссия. Сформулируйте Вашу миссию как личности – и используйте ее при постановке задач, при определении целей. Каждый анализируйте, приближает ли достижение этой цели к выполнению Вашей личностной миссии? Если нет – либо скорректируйте, либо исключите «конфликтующую» задачу.

29. Планируйте «с конца». Начните планирование с конечной цели: что бы Вам нужно было, чтобы наконец-то достигнуть ее? А теперь подумайте, что бы Вам потребовалось, чтобы получить то, что необходимо для достижения конечной цели… И так далее – до Вашего текущего состояния дел.

30. Оденьте наушники. Тем самым Вы сможете создать себе оптимальную атмосферу для работы, потому что человека в наушниках гораздо реже решаются беспокоить. И при этом совсем не обязательно слушать музыку – ведь никто это не проверит!

31. Записывайте! Не надейтесь на свою память безоглядно. Записывайте все, что Вам нужно сделать, все, к чему Вам потом, возможно, потребуется обратиться. Вы сможете расслабиться, ведь Вы ничто не забудете! Голова нужна для того, чтобы думать – а хранить массивы информации доверьте бумаге или компьютеру.

32. «Нет потерям времени!» Вам не избежать небольших трат своего времени, пока Вы ожидаете автобус или начало совещания, пока стоите в очереди и т.д. Для более продуктивного использования такого ожидания всегда имейте некоторое количество «пятиминутных» задач, с которыми Вы как раз справитесь за эти небольшие временные промежутки. Еще хороший вариант для таких случаев – чтение с «наладонника».
33. Нет десяти делам одновременно! Мы все любим воображать себя этакими Наполеонами, постоянно пытаясь заниматься многими вещами в одно и то же время. Раскрою секрет – человеческий мозг «не поддерживает» многозадачность: он просто последовательно переключается с одной деятельности на другую с немыслимой скоростью – так, что мы не замечаем этих «переключений». Поэтому, хотя исследования показывают, что мы «втягиваемся» в новую деятельность в среднем достаточно долго – около 20 минут, мы все равно сэкономим время и выиграем в качестве работы, если будем выполнять задачи последовательно. Принимайтесь за новую работу, только если окончите выполнение предыдущей.

34. Привычки. Они могут многое рассказать о Вашем отношении к жизни. Проанализируйте свои привычки – может быть, какие-то из них делают Ваши цели недостижимыми? Может, стоит изменить мироощущение и избавиться от каких-то привычек?

35. Подсказывайте себе. Наполните Ваше пространство напоминаниями и подсказками. Это могут быть, например, стикеры на дверях с формулами, поручениями, которые нужно выполнить к определенному сроку, с напоминаниями о встречах или о том, что Вы больше не курите. Также в качестве подсказки могут выступать и вещи – к примеру, если Вы должны вернуть книги в библиотеку, положите их на видное место.

36. Порядок. Поддерживайте такой порядок на рабочем месте, да и вообще в жизни, чтобы можно было всегда быстро найти все необходимое. При этом не обязательна абсолютная аккуратность – главное, чтобы Вам было удобно.

37. Визуализация. Мысленно представьте себе, что Вы достигли своей цели. Какой стала Ваша жизнь? Подходите ли Вы для этого? Если нет – пересмотрите Ваши цели. Если да – мысленно представляйте Ваш путь к достижению цели, шаг за шагом. А теперь запишите Ваш путь в форме плана и просто делайте это!

38. Весь год – в файликах! Заведите себе папку с 365-ю (356-ю) файликами – как Вы уже поняли, по количеству дней в году. Используйте ее для напоминания о важных планах, относящихся к определенному дню. Собирайте всю информацию о предстоящих задачах в относящийся к ним файлик. Например, на 23-е марта запланирована поездка, то в соответствующий файл нужно положить билеты, путеводитель и т.д. Очень удобно!

39. Список разных «нельзя». Составьте и держите на видном месте перечень занятий и вредных привычек, которые снижают Вашу продуктивность (например, компьютерные игрушки).

40. Шаблоны. Заготовьте шаблоны для повторяющихся действий – например, письма, ответы клиентам, даже посты в блоге.

41. «Проверочные листы». Работая над крупным долгосрочным проектом (или просто идя к поставленной цели), полезно составить «проверочный лист» для каждого этапа – включающий все существенные детали, шаги, задачи. Такой лист поможет ничего не упустить из виду. Сохраните его после достижения конечной цели – он очень пригодится, если перед Вами опять встанет подобная задача.

42. «Нет!» Научитесь говорить «нет» - если Вам навязывают новые обязанности, отвлекают и т.д. Поверьте, это одно из наиболее ценных качеств, позволяющих сфокусироваться на собственных обязанностях и идти к своей цели.

43. Награды. Составьте перечень Ваших хобби, любимых видов отдыха и развлечений. Позволяйте себе что-нибудь из этого списка только после интенсивного и плодотворного труда.

44. Хорошая кнопка Delete. Периодически пересматривайте Ваши обязанности. Если чувствуете, что какая-то из них постоянно отнимает силы и время, но не приближает Вас к конечной цели, - может быть, стоит избавиться от этой обязанности?

45. «Один букет». Всю важную информацию по задачам, над которыми Вы работаете, лучше хранить в одном месте. Так гораздо проще сконцентрироваться и двигаться дальше.

46. «50-30-20». 50% рабочего времени тратьте на приближение к долгосрочным, «жизненным» целям, 30% Вашего рабочего дня лучше посвятить работе над среднесрочными проектами и задачами, а 20% пусть уходят на текущие дела.

47. Таймер. Скажите себе, что Вы будете работать над каким-то проектом или заданием (и только над ним!) такое-то количество времени. Запустите таймер и действуйте! Обычно ограниченность во времени стимулирует продуктивность.

48. Не бойтесь несовершенства. Не стремитесь выполнить работу идеально сразу. Лучше потом вернетесь к каким-то недоработкам, не зацикливайтесь на них – продвигайтесь дальше!

49. Побудьте наедине с самим собой. Периодически выделяйте время для самопознания, самообразования и осмысливания происходящего. Подумайте над своим местом в жизни. Что получается, а что нет? Какие ошибки Вы допускаете? Что можно и нужно изменить в своей жизни?

50. «Пустой пункт, или Ваш пункт, или здесь могла бы быть Ваша реклама». Список, приведенный выше, обширный. Но не исчерпывающий. Последний пункт оставлен специально для Вас. Может быть, Вы знаете еще какие-нибудь приемы, правила или даже хитрости для продуктивной работы? Давайте поделимся ими в комментариях!