Правила и Регламент (понятия и смысл)

В зависимости от условий применения определение понятия "правило" может иметь разные оттенки, в общем случае:

Правило - это условие, которое необходимо соблюсти, чтобы чего-то достичь.

Другие варианты:

Правило - предложение, выражающее при определённых условиях разрешение или требование совершить или воздержаться от совершения некоторого поступка (под "поступком" подразумеваться некоторое действие или бездействие). Такие правила, называют соответственно разрешениями и требованиями (приказами).

Правило - положение, выражающее определенную закономерность, постоянное соотношение каких-либо явлений.

Правило - принцип, служащий руководством в чем-либо. Отправное положение, установка, лежащая в основе чего-либо. Норма поведения, принятая кем-либо.

Положение – Свод правил, законов, касающихся чего-либо.

Иногда:

Положение - основная мысль, развиваемое и доказываемое утверждение; тезис.

Регламент - совокупность правил, положений или предписаний, определяющих порядок работы различных общественных структур: организаций, учреждений и предприятий.

Регламентации подлежат виды работ, которые регулярно повторяются, начинаются при определенных условиях и проводятся одинаковым способом.

Если какой-то рабочий процесс организован просто, прямолинейно, как конвейер, то его проще описать с помощью специального регламента. Если, напротив, результат зарождается в недрах рабочей группы (структурного подразделения) после плохо формализуемых взаимодействий (вдохновение, творческий акт, мозговой штурм и прочее), то проще воспользоваться шаблоном положения о структурном подразделении. Структура обоих документов останется практически одинаковой, только в регламенте будет акцент на формальных критериях выполнения работы на каждом этапе (при передаче работы и ответственности смежнику), а в положении больше будет сказано об общих целях и задачах подразделения.

Что касается персональных инструкций, то они являются просто извлечением, иногда несколько более детализированным, из документов первых двух разновидностей.

Регламент — это управленческий механизм, который регулярно применяется для решения конкретных задач. Каждый регламент содержит описание оперативной отчетности, ответственного за его применение, исполнение и контроль получения промежуточных и окончательного результатов.

Регламент описывает последовательность действий, выполнение которых направлено на получение окончательного результата, который представлен в виде завершающего документа или пакета документов.

Практика применения регламентов предполагает три этапа:

- согласование документа с исполнителями и его коррекция для последующего применения;

- пробные запуски с целью определения длительностей основных событий, уточнения логических связей между ними, коррекции форм отчетности промежуточных и окончательных результатов;

- утверждение регламента как стандарта структуры, на этом этапе регламент должен быть включен в состав существующего стандарта как дополнение, замещение отдельных положений или применен как самостоятельный стандарт.

На основании утвержденных регламентов как стандарта формируется административная структура, штатное расписание и должностные инструкции.

В отличие от регламента процедура направлена на получение некоторого промежуточного результата. Как и регламент, процедура состоит из нескольких действий или шагов, но их количество меньше чем в регламенте, а характер связей между шагами проще. В состав регламента может входить действие, которое является процедурой.

Применение процедуры описывается в инструкции, которая напоминает регламент, но в отличие от него содержит описание, как правило, только одного документа для которого инструкция собственно и составлена.