Когда УО, ТСЖ, ЖК, ЖСК нужно получить согласие на обработку персональных данных и как это сделать

По общему правилу согласие на обработку персональных данных требуется всегда. Но в деятельности по управлению МКД обязанность получать такое согласие зависит от действий, которые выполняет УО, ТСЖ, ЖК, ЖСК.

Внимание: управляющей МКД организации грозит штраф и взыскание морального вреда, если обрабатывать персональные данные без согласия, когда это необходимо.

В каких случаях нужно получить согласие на обработку персональных данных

В большинстве случаев УО и жилищному объединению не нужно получать согласие на обработку персональных данных, так как они попадают под исключения.

Случай № 1. Можете не получать письменное согласие собственника, если используете персональные данные в рамках обязанностей, которые возложены на вас законом или договором, при этом обработку данных не передаете третьим лицам. Такое исключение предусмотрено пунктами 2 и 5 части 1 статьи 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ).

Случай № 2. Согласие не требуется оформлять для расчетов за ЖКУ с помощью платежного или банковского агента. Это предусматривает часть 16 статьи 155 Жилищного кодекса РФ.

Если в процессе работы передаете персональные данные собственников и нанимателей третьим лицам (организациям, физическим лицам), то получите согласие от каждого собственника. Например, согласие на обработку персональных данных получите, чтобы привлечь:

  • сторонних юристов для взыскания задолженности за ЖКУ;
  • расчетно-кассовый центр (РКЦ), который не обладает критериями платежного агента, для начисления платежей;
  • подрядную организацию для проведения общего собрания собственников помещений в МКД (технический сервис);
  • организацию, которая выгружает сведения в ГИС ЖКХ;
  • стороннего бухгалтера или организацию для расчета платы за ЖКУ.

Совет: оформите согласие собственника на обработку персональных данных, даже если пока оно вам не нужно. В процессе управления домом может возникнуть ситуация, когда потребуется передать данные третьим лицам и вы воспользуетесь заранее оформленным документом. Заключение соглашения под конкретную ситуацию может затормозить работу УО, ТСЖ, ЖСК или поставить ее под угрозу в целом.

Пример нарушения обработки персональных данных собственника

УО передала список должников юридической организации, которая оказывала услуги по взысканию задолженности в суде. Согласие собственников на обработку персональных данных УО не получала, полагая, что оно не требуется, чтобы реализовать свое право на получение квалифицированной юридической помощи.

Конституционный суд РФ указал, что УО обязана получить у собственников и нанимателей жилых помещений согласие на обработку персональных данных, в том числе на их передачу третьим лицам.

Также суд пояснил, что УО вправе получить юридическую помощь. Для этого необходимо получить согласие, которое можно включить в условия договора управления МКД (определение Конституционного суда РФ от 28 января 2016 г. № 100-О).

Ситуация: нужно ли РКЦ получать отдельное согласие собственников на обработку персональных данных, если его получили УО, ТСЖ, ЖК, ЖСК

Нет, не нужно.

Управляющая МКД организация вправе поручить обработку персональных данных РКЦ лишь с согласия субъекта персональных данных – потребителя ЖКУ. Это правило предусматривает часть 3 статьи 6 Закона № 152-ФЗ. При этом РКЦ не должен получать согласие собственников помещений в МКД на обработку персональных данных (ч. 4 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).

Ситуация: должна ли УО предоставлять документы общего собрания по запросу одного из собственников, если он не согласен с результатами принятых решений

Нет, не должна.

Управляющая МКД организация обязана не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законом (ст. 7 Закона № 152-ФЗ). Заинтересованные собственники в такой ситуации вправе обратиться в орган ГЖН либо оспорить решение общего собрания в суде.

Ситуация: должна ли управляющая МКД организация предоставлять по запросу ГЖИ информацию, которая содержит персональные данные собственников

Да, должна, если запрошенные документы необходимы ГЖИ для проверки.

Законодательство допускает обработку персональных данных без согласия субъекта, если обработка необходима, чтобы исполнить в том числе полномочия исполнительных органов государственной власти субъектов и органов МСУ. Такую возможность предусматривает пункт 4 части 1 статьи 6 Закона № 152-ФЗ.

Как получить согласие на обработку персональных данных

Получить согласие человека на обработку его персональных данных возможно двумя способами: предусмотреть в договоре или оформить отдельным документом.

Способ 1. Предусмотрите в договоре с собственником или уставе ТСЖ, ЖК, ЖСК.

Включите согласие в договор с собственником, если оформляете его впервые, или внесите изменения в действующий договор. Такую возможность подтверждает Конституционный суд РФ в определении от 28 января 2016 г. № 100-О.

В зависимости от способа управления МКД это может быть договор, который содержит условия предоставления коммунальных услуг или выполнения услуг и работ по содержанию и текущему ремонту общего имущества в МКД, или договор управления МКД.

Внимание: условия обработки персональных данных в договоре управления МКД должны утвердить собственники помещений в МКД на общем собрании (ч. 1, 8 ст. 162 ЖК РФ).

Кроме того, Минстрой рекомендовал включать в договор управления МКД информацию о том, как УО обрабатывает персональные данные собственников и пользователей помещений в МКД (подп. «д» п. 12, подп. «з» п. 25 Примерных условий договора управления многоквартирным домом, утвержденных приказом Минстроя России от 31 июля 2014 г. № 411/пр).

Жилищные объединения могут включить условия обработки персональных данных в положения своего устава.

Способ 2. Оформите отдельным документом.

Согласие оформите в письменной форме на бумажном носителе с собственноручной подписью собственника или в электронной форме с электронной подписью. Документы будут равнозначными (ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ).

Согласие, оформленное письменно, пригодится в конфликтной ситуации. Также собственник будет помнить, что подписывал отдельный документ, ведь большинство не читает договор полностью.

Один из вариантов оформления согласия в электронной форме – разместить на сайте как документ Согласие на обработку персональных данных. Это самый распространенный вариант. Он подойдет для всех случаев, когда через свой сайт вы только собираете контактные данные и информируете о своих услугах.

Совет: под каждой формой ввода данных на сайте или в мобильных приложениях дать ссылку на текст согласия на обработку персональных данных и разместить кнопку с текстом: «Даю согласие на обработку персональных данных».

Смысл в том, чтобы пользователь сайта не мог отправить свои персональные данные без согласия на их обработку.

Какие сведения должно содержать согласие на обработку персональных данных

Вне зависимости от способа оформления согласия оно должно содержать восемь групп сведений:

  • Ф. И. О., адрес, номер паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, сведения о дате выдачи этого документа и выдавшем его органе1;
  • наименование и адрес УО, ТСЖ, ЖК, ЖСК – оператора обработки персональных данных;
  • цель обработки персональных данных;
  • перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;
  • наименование или Ф. И. О. и адрес лица, которое обрабатывает персональные данные по поручению оператора (если обработка будет поручена такому лицу);
  • перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
  • срок, в течение которого действует согласие, а также способ его отзыва, если иное не установлено законом;
  • подпись субъекта персональных данных.

  • Если согласие оформляете на представителя субъекта персональных данных, укажите: Ф. И. О., адрес представителя, номер паспорта или другого документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи этого документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия представителя.

    Ситуация: есть ли срок действия у согласия собственника помещения в МКД на обработку персональных данных

    Нет, не имеет.

    Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ) не содержит требований к сроку действия согласия субъекта персональных данных на их обработку.

    В случае оформления письменного согласия собственника помещения в МКД на обработку его персональных данных в РКЦ срок действия такого согласия должен быть указан в тексте (п. 8 ч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ).

    Вместе с тем, в соответствии с частью 2 статьи 9 Закона 152-ФЗ согласие на обработку персональных данных может быть отозвано. Если собственник помещения в МКД как субъект персональных данных отзывает согласие на их обработку, вы как оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия. Это связано с тем, что обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона № 152-ФЗ).

    Какая ответственность грозит, если не получить согласие

    Если УО или жилищное объединение обрабатывают персональные данные собственников без их письменного согласия, когда такого согласия требует закон, Роскомнадзор оштрафует (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ):

    • должностное лицо и предпринимателя – от 10 000 до 20 000 руб.;
    • организацию – от 15 000 до 75 000 руб.

    При этом нарушение не должно содержать состав уголовного преступления. Помимо штрафа, есть риск, что взыщут моральный вред.

    Пример взыскания с УО морального вреда за передачу персональных данных должника

    УО передала данные собственника квартиры – должника по оплате ЖКУ коллекторам, которые стали ему угрожать. Он вызывал бригаду скорой помощи.

    Собственник обратился в суд с иском к УО о компенсации морального вреда, который причинили незаконным распространением персональных данных.

    Суд удовлетворил требования и взыскал моральный вред. Судья пояснил, что УО не получала согласия должника на передачу персональных данных коллекторскому агентству и не заключала договора с коллекторами по расчетам с собственниками. Из этого следует, что УО не имела оснований передавать данные должников коллекторам (определение Санкт-Петербургского городского суда от 2 июня 2014 г. № 33-8467).

    См. также, какие еще предусмотрены штрафы за нарушение обработки персональных данных.

    Ситуация: кто несет ответственность за персональные данные, если управляющая МКД организация поручает обработку персональных данных собственников третьему лицу

    Перед собственниками помещений в МКД ответственность будет нести управляющая МКД организация.

    Если оператор поручает обработку персональных данных другому лицу, ответственность перед субъектом персональных данных за действия третьего лица несет оператор. Лицо, которое обрабатывает персональные данные по поручению оператора, несет ответственность перед оператором. Ответственность лиц устанавливает часть 5 статьи 6 Закона № 152-ФЗ.

© Материал из Справочной системы «Управление многоквартирным домом»