Порядок в делах. Продолжение темы

Вадим Постников поднял очень нужную и очень важную тему - ПОРЯДОК в делах. Именно порядку в делах нужно учиться с самого первого шага. Наведение элементарного порядка - залог будущей победы, залог возможности быстро и качественно взаимодействовать с другими бойцами и руководителем. Начало темы здесь:

http://maxpark.com/community/1574/content/5420442#

Начну с общих правил организации ПЕРЕПИСКИ, так как именно в организации делопроизводства при переписке является тем началом, которое либо приведет к победе, либо к полному провалу.

Итак.... переписку мы ведем как в бумажном, так и в электронном виде. Принципы организации переписки обоих видов одинаковы.

1. подлинники всех документов (обращений и ответов на обращения) храним в одной папке, каждый документ в отдельном файле

2. документы в папку подшиваем по датам издания документа

3. в повседневной практике работаем ТОЛЬКО  с копиями. Подлинники не ТРОГАЕМ. Поэтому сразу после регистрации копируем документы и приступаем к формированию дел ИЗ КОПИЙ по вопросам. Например: платежные документы, показания приборов, расходы на содержание, размер платы, размер доли в праве общей собственности. В результате таких действий практически исключается утеря подлинников, и на стадии досудебной подготовки дела к разбирательству появляется возможность организовать стройную структуру в документации.

4. копии документов в папках также формируем в дело ПО ДАТАМ (по возрастанию).

5. только в КОПИЯХ выделяем маркером важные элементы документов (стыки). Это позволяет быстро находить нужное место и при исследовании доказательств в судебном процессе давать пояснения оперативно, со ссылками на документ, его страницу, абзац и номер листа дела.

Это - то, что касается организации бумажного делопроизводства.

Теперь переходим к организации электронного делопроизводства.

Принципы организации те же самые:

файлы обращений и ответов в электронном виде складываем в одну папку. Для того, чтобы файлы выстроились ПО ДАТАМ, применяем нехитрую схему обозначения файлов: сначала вводим шестизначное число, обозначающее дату. Число состоит из последовательности цифр - года, месяца, даты, Например: сегодня 01 сентября 2016 года. Мы формируем эту дату так: 160901, где 16 - обозначает год, 09 - месяц, 01 - дата. Все. С момента формирования названия таким образом, все документы в папке переписка будут расположены по возрастанию, что в дальнейшем даст возможность оперативно находить нужные документы в том числе используя электронный поиск по шестизначному номеру.

После шестизначного номера ставим пробел, а затем указываем что это за документ. Документы в переписке делятся на два типа: обращения и ответы. Для обозначения обращений после пробела в названии указываем обр, для обозначения ответов указываем отв.

Далее вновь ставим пробел и кратко указываем лицо, которому направлено обращение. Например: управляющая компания - ук, прокуратура - прктр, полиция - плц, жилищная инспекция - гжи, и так далее.

После указания адресата вновь ставим пробел и после пробела номер обращения.

Например: 01 сентября 2016 года мы обратились в управляющую компанию с требованиями предоставить информацию о расходах на содержание помещения, принадлежащего собственнику, в 2015 году. Это обращение в управляющей организации зарегистрировали под номером 116. Название файла будет выглядеть следующим образом:

160901 обр ук 116 рсхд сдрж жлг пмщ

Все. Мы сформировали название файла, которое максимально кратко указывает необходимую для работы информацию.

Надеюсь, дал информацию понятно и изложил достаточно доступно. Спрашивайте. Применяйте. У нас все получится. Удачи.