ДЕСЯТЬ ПРАВИЛ составления текстов ОБРАЩЕНИЙ в госорганы (в прокуратуру, в полицию, в суд и т.п.)

Иногда участники площадки предлагают ознакомиться с проектами обращений в те или иные органы, чтобы выправить ошибки и усилить текст. Но иногда это невозможно из-за рыхлости материала. Нет ясности, чего добивается автор. Затушевана его позиция. Зачеем-то приводятся обширные цитаты, плохо привязанные к тексту. А в заключении пустота - "Прошу решить по закону"

На основе своего опыта я сформуоировал 10 простейших правил формирования текстов

А. КАК СДЕЛАТЬ ТЕКСТ УДОБНЫМ ДЛЯ ПОНИМАНИЯ

Правило №1: Используйте “штампы” – привычные словосочетания.

Откажитесь от разговорного стиля – “соседка с 5 этажа, инвалидка, сказала мне…”;  “ребята в куртках УК “Луч” стали что-то пояснять, мешая слова с матерщиной”.  Используйте исключительно деловой стиль, при котором лица:

“собственники помещений”, “заявители”, “представитель управляющей организации”

вообще ничего не говорят, а заявляют;

не пишут, а представляют;

не отказываются выдать, а уклоняются от предоставления.

Если не хватает “казенных слов”, откройте КоАП РФ и (или) какие-нибудь Правила, утвержденные правительством РФ, и прямо выписывайте эти словосочетания в «поминальник»:

-       нарушение прав на информацию;

-       нарушение требований жилищного законодательства;

-       нарушение конституционных прав;

-       нарушение санитарно-эпидемиологических требований;

-       административное правонарушение;

-       уголовное преступление

-       осуществление предпринимательской деятельности;

-       осуществление предпринимательской деятельности по управлению многоквартирным домом;

-       и т.д.

Правило №2. Если это уместно, начинайте мысль, с привычного для чиновника словосочетания:

-       исходя из предположения

-       исходя из ложного представления [о своих правах …]

-       исходя из правовой позиции [выраженной в …]

-         согласно [ст. 162 ЖК РФ]

-         в соответствии [с основными положениями...]

-         в силу  [основных начал ЖК РФ]

Правило №3:  “подгоняем” наши рассуждения “под ответ” заключением:

-       что привело к...

-       что негативно сказывается на...

-       что представляет угрозу для...

-       что составляет состав правонарушения

-       что свидетельствует о нарушении законных прав

Б. КАК ПРИДАТЬ ТЕКСТУ НУЖНЫЙ ВИД

Важно определиться, нам что важно? Усладить взгляд чиновника? Или нам важно, чтобы наш текст был изготовлен в виде, удобным для чтения. Причем, что важно, для лиц, применяющих метод скорочтения.

Общий принцип скорочтения состоит в том, что текст не читается, а просматривается под широким углом зрения так что глаз скользит сверху вниз. Как правило, мы используем штампы, готовые трафареты, так что специалисту, читающему наше обращение, становится понятной суть дела при беглом просмотре.

Скорочтению препятствуют:

-       смена типоразмеров шрифтов;

-       курсивы и подчеркивания;

-       отступы в начале абзацев (красные строки);

-       выравнивание по двум сторонам.

Кроме того, красивый шрифт тоже помеха для скольжения взгляда.  Все крючочки, которые украшают буквы, например в Times или Helvetica, мешают быстрочтению.

Поэтому формулируем правила

Правило №4: стиль должен быть  самый простенький, например Arial.

Правило №5: используются не более трех размеров (заголовки, основной текст, цитаты). Например: основной – кегль 12; заголовки – 14; цитаты – 10.

Правило №6: не применять никаких выравниваний по краям; никаких отступов в начале абзаца, использовать межстрочный интервал, равный 1.

Правило №7: один блок от другого отделяется пустой строкой. Тогда можно читать с широким углом зрения по вертикали – целыми блоками. Скорость чтения возрастает в разы.

В. КАК ЦИТИРОВАТЬ

Что касается цитат… Мы предпочитаем цитаты непременно выделять в виде “утопленной”  части, набранной полужирным шрифтом меньшего размера.  Можно поспорить со мной

-       Как же так? Это же доказательство! Надо его выпятить…

-       Напротив, суд, прокурор, иной государственный служащий обязан знать закон. Достаточно мельком взглянуть на цитату, чтобы вспомнить положение закона. Так что мы помещаем в текст просто “метки”.

Еще одно замечание, касающееся цитат. С одной стороны, цитирование означает 100% копирование текста, но с другой – возникает риск “увода внимания” на совершенно ненужные детали. Так что здесь надо проявить чувство меры – где-то подкрепить тезис цитатой, а где-то просто ссылкой на закон.

Наконец, цитаты приводятся, чтобы обратить внимание на какие-то детали. Вот эту ключевую деталь и следует выделить – одно слово можно подчеркнуть.

Сказанное сводится к следующему правилу:

         Правило №7: побольше ссылок, нежели цитат; поменьше подчеркиваний и иных выделений

Г. КАК СДЕЛАТЬ ТЕКСТ ПОНЯТНЫМ

Надо исходить из представления о большой занятости людей, к которым мы обращаемся. По первым строчкам обращения они сразу поймут, с кем имеют дело. И потому, мельком взглянув на “простыни”, могут обратить свое внимание только на просительную часть. “Простыни” никто не читает. А тогда вопрос: А зачем их писать?

По нашему опыту, надо придерживаться таких правил:

Правило №8: если материал объемный, надо в начале или в конце дать краткое резюме, в одной фразе выразить существо обращения.

Правило №9: Материал разбивается на логические блоки. И лучше всего дать им названия. Тогда резко повысятся шансы на то, что обращение будет прочитано. Сначала читаются заголовки блоков, потом (если интересно) содержание блока. Вообще разбивке материала на разделы и блоки требует творческого подхода. У меня лично структуризация материала занимает приличное время. Но зато взял в руки текст - и через минуту-две становится понятным, что к чему

Правило №10:Просительная часть требует развернутого описания, вплоть до «пошаговой инструкции». 

 Но это лишь мои правила. Вы можете для себя составить иные.

 Но осмыслененные, подчиненные каким-то целям