Начинающим. Формируем название файла

В нашей повседневной жизни приходится производить обмен файлами. При этом важно грамотно формировать название файла, для того, чтобы не только быстро находить нужную информацию, но и проводить необходимую сортировку и поиск информации в памяти компьютера.

Итак…

Перед нами задача: сформировать название файла так, чтобы затем файлы можно было сортировать и осуществлять поиск файлов по дате создания.

Начну с примера:

Общим собранием собственников помещений в многоквартирном доме 26 ноября 2008 года был создан, оформлен и подписан протокол общего собрания. Мы сфотографировали этот протокол и нам нужно грамотно сформировать имя созданного файла.

Для этого мы делаем следующее:

1.      Берем две последние цифры, обозначающие год. В данном случае это будет – 08;

2.      Берем две цифры, которые обозначают месяц. В данном случае месяц ноябрь – это 11;

3.      Берем две цифры, которые обозначают день. В данном случае это 26;

4.      Выстраиваем эти цифры в следующем порядке: год, месяц, день. И получаем 081126. Что в дальнейшем будет указывать нам на дату создания документа и позволит по этой дате осуществлять автоматический поиск информации (файлов) в электронном виде.

5.      Затем вставляем пробел;

6.

      Затем вставляем название документа. Можно коротко: протокол осс;

Все. Мы сформировали название файла и получили: 081126 протокол осс.

Если протокол (либо иной документ) состоит из нескольких листов (страниц, фото), то после каждого названия ставим цифру, указывающую номер страницы.

Пример:

081126 протокол осс1

081126 протокол осс2

081126 протокол осс3

081126 протокол осс4

 

Отдельно расскажу о формировании названий документов нашей переписки с теми или иными органами.

Для этого мы должны четко понимать перечень названий документов и отражать их в названии. Кроме того, необходимо в названии указывать краткий номер регистрации документа.

Делается это следующим образом: (дата), (пробел), (обращение/ответ), (пробел), (адресат), (пробел), (номер регистрации), (пробел), (кратко содержание)

Пример:

151129 обращение ук 3141 истребование информации

Это означает, что 29 ноября 2015 г. мы направили в управляющую компанию обращение об истребовании информации, зарегистрированное под №3141

 

151225 ответ ук 2729 истребование информации обращение 3141

Это означает, что 25 декабря 2015 года мы получили ответ за №2729 на обращение №3141 об истребовании информации.

 

Вот и все.

Теперь мы всегда и быстро сможем находить необходимую нам информацию в электронном виде, в том числе и включая поиск по дате.

Удачи, бойцы и сообщники.

У нас все получится.

 

И еще…. Направляя адресату свои файлы, не забываем формировать название. Это сокращает время на поиск нужной информации и соответственно получение необходимой консультации.