Информатизация компании: плюсы и минусы

В поисках путей роста эффективности, компании сталкиваются с необходимостью автоматизации бизнес-процессов. Кто-то ждет от умных машин мгновенного прорыва в бизнесе, а кто-то подсчитывает бесполезные затраты. В условиях тотальной экономии понимание плюсов и минусов информатизации необходимо как никогда – только так можно сэкономить и достичь прорыва в бизнесе одновременно.

Сегодня, информатизация является возможностью сэкономить, и повысить эффективность компании. Однако, информатизация (здесь под информатизацией понимается автоматизация бизнес-процессов) должна быть своевременной и эффективной. Проекты, реализуемые компаниями в ходе спада, направлены на рост доходности в короткие сроки, до 70% IT-проектов, реализуемых сегодня, направлены на рост эффективности продаж и снижение издержек.

Менее эффективные расходы на IT в период кризиса были сокращены. Меры, предпринятые для сокращения затрат на IT, показаны ниже на примере страховой отрасли, где информационные технологии, во-многом, определяют эффективность компании в силу специфики бизнеса. (см.рисунок).

В среднем по России, компании сократили IT-бюджеты на 20%, но проекты по внедрению систем, направленных на рост эффективности компании в кратчайшие сроки, реализуются, не смотря на кризис. Современный бизнес изобилует информационными системами управления - предприятиями (ERP), цепочками поставок (SCM), взаимоотношениями с поставщиками (Supply management), жизненным циклом изделий (PLM), кадрами (HCM) и отношениями с клиентами (CRM). Залог роста доходности – знание особенностей существующих систем и ясное представление точек роста эффективности.

Согласно распространенному убеждению внедрение новых информационных систем существенно повышает эффективность компании, однако в последние годы, число противников информатизации, получивших негативный опыт внедрения информационных технологий, растет. По статистике, лишь 30% проектов по внедрению информационных систем являются успешными. Секрет прост – информатизация, сама по себе, не дает мгновенных преимуществ. Внедрение единой информационной системы (ERP) лишь создает резерв роста эффективности бизнес-процессов, но превращение резерва в фактический рост доходности - задача менеджмента компании. Именно менеджмент определяет, как обеспечить рост доходности в будущем, и за счет каких бизнес-процессов это возможно. Опыт авторов свидетельствует о том, что лишь ясное понимание менеджментом конечной цели позволяет сделать взвешенный выбор информационной системы, способной решить эту задачу.

ПЛЮСЫ И МИНУСЫ ИНФОРМАТИЗАЦИИ

ПЕРВЫЙ ПЛЮС – снижение издержек. При переходе на единую информационную систему создается возможность экономии на обслуживании и развитии собственной IT-системы, а также на обучении новых сотрудников. Появляется возможность сократить издержки на управление запасами, а также снизить производственные затраты и маркетинговые расходы.

ВТОРОЙ ПЛЮС – повышение эффективности работы сотрудников - и не только за счет роста эффективности бизнес-процессов. Как правило, персонал обыденно воспринимает текущую обстановку. Внедрение ERP неизбежно затрагивает весь персонал, давая серьезный толчок всему персоналу компании, заставляя его встряхнуться и побегать, а затем - начать работать активнее. Пожалуй, это один из наиболее эффективных способов активизировать работу всего персонала сразу.

ТРЕТИЙ ПЛЮС – внедрение новых технологий работы. Создание единой информационной системы открывает возможности для внедрения новых технологий работы в закупках, логистике, продажах, хозяйственном и финансовом учете. Благодаря открытой модели ERP, в дальнейшем можно добавлять в систему новые компоненты, без привлечения серьезных инвестиций.

ЧЕТВЕРТЫЙ ПЛЮС – стандартизация бизнес-процессов. Изменение бизнес-процессов в сторону стандартизации повышает прозрачность учета и позволяет вырабатывать новые виды анализа для принятия решений. Облегчается процесс повседневного управления, кроме того, компания получает возможность проходить аудит у западного аудитора.

ПЯТЫЙ ПЛЮС – повод для предварительной оптимизации бизнес-процессов на предприятии, а также удобная возможность донести до сотрудников ценности и интересы компании.

ШЕСТОЙ ПЛЮС – рост стоимости акций компании (для публичных компаний) вследствие более высокого доверия к прозрачным компаниям со стороны инвесторов. Это справедливо как для российских фондовых бирж, так и для фондовых площадок США и Европы.

ОСНОВНОЙ РИСК проектов по внедрению ERP – высокие затраты, при отсутствии гарантий улучшения результатов компании. По опыту Владислава Калугина, Управляющего партнера инвестиционной компании “Financial Investments”, внедрение новой информационной системы может повлечь как рост капитализации компании, так и ее падение. Затраты на автоматизацию велики, однако эффект получают не все - система автоматически не окупит затраты на внедрение. Рост эффективности становится результатом оптимизации бизнес-процессов и сокращения накладных расходов. Превращение резервов, полученных при внедрении информационной системы, в рост эффективности – задача менеджмента компании. Залог успеха - ясность понимания руководством ожидаемого эффекта - роста рентабельности и доходов, в соотнесении с затратами на IT-проект.

ВТОРОЙ РИСК – дополнительные затраты на обслуживание ERP - расходы на дополнительный IT-персонал, либо расходы на аутсорсинг. В случае малой экономической эффективности внедрения ERP на конкретном предприятии, эти затраты могут превратить проект в убыточный.

ТРЕТИЙ РИСК – неоптимальная структура бизнес-процессов предприятия при внедрении ERP. В этом случае, результат внедрения единой информационной системы будет ничтожно мал. Внедрению ERP должен предшествовать реинжиниринг бизнес-процессов - только так можно получить дополнительные резервы роста эффективности компании. Провести эффективный реинжиниринг бизнес-процессов силами компании-заказчика практически невозможно, а поручать его IT-компании, автоматизирующей бизнес-процессы – неразумно, поскольку консалтинг – организационный, управленческий, и финансовый – не является предметом профессиональной деятельности IT-компаний.

ЧЕТВЕРТЫЙ РИСК – снижение оперативности бизнес-процессов, или формализация внутренней бюрократии. Направление сотрудника в командировку, вместо обычного приказа руководителя, потребует цикла согласований - от внесения документа в базу системы, до согласования всеми заинтересованными подразделениями. Оперативное принятие решения по оплате срочного счета также невозможно без прохождения цикла согласований. Избежать существенного снижения оперативности можно, выполнив эффективный реинжиниринг бизнес-процессов перед началом их автоматизации.

ПЯТЫЙ РИСК – рост ошибок при принятии решений, в связи с консолидацией сфер ответственности в ЦФО (центрах финансовой ответственности), оторванных от филиалов. Центр может не замечать локальные потребности и проблемы филиалов, и компания может столкнуться с падением эффективности филиалов, удаленных от “центра”.

ШЕСТОЙ РИСК – ошибки на стадии проектирования ERP, которые могут привести к отсутствию необходимых возможностей единой информационной системы, являющихся важным звеном в системе бизнес-процессов компании. По опыту Алексея Смирнова, Директора по развитию IT-компании “Косм-Информ”, многие руководители верят в умные информационные системы, которые “сами выстроят работу сотрудников”, по принятому на Западе образцу. Конечно, при объединении нескольких систем в единую информационную систему, эффективность работы персонала повышается. Но результат перехода на ERP, во-многом, зависит от четкости формулирования заказчиком желаемых возможностей системы.

ВНЕДРЕНИЕ ERP-системы позволяет получить ряд преимуществ и обещает новые возможности, однако создает и дополнительные риски. Не давая автоматических выгод от внедрения, информационные системы являются прочным фундаментом для роста и улучшения результатов компании. В условиях сокращения персонала, внедрение IT-систем, направленных на рост эффективности продаж и оптимизацию бизнес-процессов, может явиться толчком для выхода компаний на новый уровень эффективности по окончании кризиса. Ключевым условием является внедрение новых информационных систем, существенно снижающих трудоемкость, и повышающих оперативность бизнес-процессов, что обеспечит рост доходов при существенном сокращении затрат.

ERP (Enterprise Resource Planning System - Система планирования ресурсов компании) - информационная система автоматизации учёта и управления на предприятии.

SCM (Supply Chain Management – Система управления цепочками поставок). Предназначена для автоматизации и управления снабжением и контроля товарооборота. Позволяет эффективней удовлетворять спрос на продукцию компании и снизить затраты на логистику и закупки. Охватывает весь цикл закупки сырья, производства и распространения товара.

PLM (Product Lifecycle Management – Система управления жизненным циклом изделий). Обеспечивает управление всей информацией об изделии и связанных с ним процессах на протяжении всего жизненного цикла, от проектирования - до снятия с эксплуатации.

CRM (Customer relationship management - Система управления взаимоотношениями с клиентами). В основе системы - модель, в которой клиент - центр философии бизнеса, задача компании - поддержка эффективного маркетинга, продаж и обслуживания. Система включает сбор, хранение и анализ информации о потребителях, поставщиках, партнёрах, и внутренних процессах . Функции для поддержки этих бизнес-целей включают продажи, маркетинг, поддержку потребителей, управление качеством, обучение сотрудников, и управление мотивацией.

HCM (Human Capital Management System) - Система управления человеческим капиталом). Позволяют синхронизировать и оптимизировать все бизнес-процессы управления персоналом в соответствии с локальными требованиями бизнеса и законодательства, более тесно и эффективно сотрудничать с руководителями других структурных подразделений.