Прямой удар по косвенным затратам

НОВЫЙ МЕТОД ОЦЕНКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ НЕПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАТРАТ ПРЕДПРИЯТИЯ

Сегодня, экономить пытаются многие, но резервы - не безграничны. При этом, анализ эффективности затрат на IT, юристов, бухгалтерию, и иные непроизводственные отделы, считается утопией, бюджеты делаются по принципу “as is” (как есть). Вместе с тем, способ оценки эффективности затрат на эти отделы, имеется.

Затраты на непроизводственные отделы, или косвенные затраты, являются “бельмом на глазу” у многих собственников и руководителей. Расходы эти вполне ощутимы, а эффект - весьма условный. Отдел работает, но хорошо ли, плохо, и насколько именно – неясно. Оптимизация бизнес-процессов повышает эффективность косвенных затрат, но насколько, и какими должны быть непроизводственные затраты в идеале – неизвестно. В итоге, даже результаты реинжиниринга точно не оценить. Полноценно управлять текущими затратами, тем более, не получится. Оценка эффективности непроизводственных подразделений “в килограммах” - в натуральных измерителях выполненной работы, проблемы не решает. Вопрос собственника - “на что я трачу деньги, оплачивая работу этих отделов, и что получаю взамен» - остается открытым. Количество оформленных бухгалтерами первичных документов и подготовленных юристами договоров не является продуктом компании – такая оценка полезности весьма условна.

Компании кадрового консалтинга предлагают услуги по оценке эффективности работы персонала, но их оценка основана на том же “килограммно-весовом” принципе: субъективно оценивается качество выполнения работы, соответствие работников своей должности и их потенциал. Сотрудники могут иметь потенциал, обязанности выполнять хорошо, бумаги перекладывать аккуратно, и отчеты сдавать “в срок” – зачастую, эти данные интересны. Однако коммерческая ценность их - мала, а насколько работники полезны для компании – опять неясно. Деньги-то им за что платить?

Оценка экономической эффективности затрат на непроизводственные отделы, выраженная в деньгах - единственная оценка, дающая не промежуточную, умозрительную полезность, а фактический вклад служб и отделов в конечный финансовый результат. Такая оценка незаменима для любой компании.

Как известно, оценка экономической эффективности состоит в соотнесении дохода с затратами на его получение. При расчете эффективности косвенных издержек, затраты подсчитать несложно. Другое дело – рассчитать эффект, который привносит непроизводственный отдел в финансовый результат. На этом попытки оценить экономическую эффективность косвенных затрат прекращаются. И напрасно…

В экономике существует два взгляда на сущность косвенных издержек. Первый предполагает, что выделение результата непроизводственных отделов из прибыли, неправомерно, т.к. бухгалтерия, например, обеспечивает процесс, отрабатывая свои затраты “в ноль”, и не создает никакого дохода - то есть, оценивать ее экономическую эффективность не имеет смысла. Сторонники второго взгляда считают такое “выделение” возможным, но так и не определились, какой метод является правильным.

Оба взгляда не совсем верны - бухгалтерия не создает дополнительного дохода, но расходы на нее, определяемые как эффективностью ее организации, так и эффективностью работы ее сотрудников, включаются в совокупные затраты. А раз так, эффективность бухгалтерии напрямую влияет на доходность компании, - то есть оценка ее экономической эффективности - необходима.

КАК ПОСЧИТАТЬ

Оперативная оценка экономической эффективности косвенных затрат не требует сложных расчетов – требуется лишь надежная информация. Оценить экономическую эффективность непроизводственных подразделений можно при помощи модифицированного метода “эталонной оценки”, который предложен ниже. Метод основан на трех составляющих:

1. прямой подсчет затрат на непроизводственный отдел;

2. закон “кривой обучения/опыта”;

3. данные по соответствующим затратам ключевых конкурентов.

Данные по затратам конкурентов потребуют поиска информации, однако по опыту консалтингового отдела инвестиционной компании “Financial Investments”, это не слишком сложно. Разумеется, конкуренты занимают различную долю рынка, имея разные объемы выпуска, и брать их данные для прямого сравнения - опрометчиво - качество результата будет низким. Здесь весьма кстати оказывается закон “кривой обучения/опыта”, применяемый в корпоративном анализе, в соответствии с которым затраты на единицу продукции снижаются по мере роста объемов выпуска, в определенной пропорции – это явление названо эффектом укрупнения (агломерации). Имея график обучения/опыта, можно оценить целевой уровень затрат конкретного вида при заданном объеме выпуска продукции.

ЗАКОН “КРИВОЙ ОБУЧЕНИЯ/ОПЫТА”

Издержки на единицу продукции в денежном исчислении уменьшаются на фиксированный процент, при каждом удвоении объемов производства в натуральном измерении.

НА ПРАКТИКЕ, эффект агломерации (укрупнения), базирующийся на законе “кривой обучения/опыта”, усиливается из-за роста производительности, оптимизации бизнес-процессов, экономии на масштабах деятельности, а также стандартизации и технологически выгодного редизайна продукции.

ПРИМЕР:

Оценка экономической эффективности текущих затрат на бухгалтерию

РАССЧИТЫВАЕМ

удельные затраты на бухгалтерию для каждого ключевого конкурента и нашей компании

ОТРАЖАЕМ

полученные результаты на графике

Показатели лидеров отрасли соединяем кривой обучения/опыта по затратам на бухгалтерию (см.

далее).

Точка на кривой с нашим объемом выпуска – целевой уровень затрат на бухгалтерию при эффективности на уровне лидеров отрасли.

d - Удельный эффект, дополнительно создаваемый бухгалтерией в денежном исчислении, напрямую влияющий на финансовый результат компании. В приведенном примере, этот эффект – отрицательный, и представляет из себя “Избыточные затраты“ на бухгалтерию.

ЭФФЕКТ от деятельности Бухгалтерии

рассчитывается перемножением удельного эффекта (на 1 ед. продукции) на объем выпуска в натуральном измерении:

Эффект бух. = - $0,2 x 150 тыс.ед. = -$30 000

Разумеется, целевой уровень затрат на бухгалтерию в расчете на единицу продукции, который во-многом определяет величину “Эффекта”, можно рассчитывать и по компаниям – аутсайдерам (пунктирная кривая). Однако, едва ли найдется кто-то, кто желает войти в их число, а раз так – целевой уровень удельных затрат стоит рассчитывать по компаниям-лидерам отрасли.

ОПРЕДЕЛЯЕМ

экономическую эффективность текущих затрат на бухгалтерию

ЭФФЕКТИВНОСТЬ бухгалтерии рассчитывается как влияние ее Дополнительного Эффекта на Прибыль и на Рентабельность продаж компании. При этом, влияние на Чистую Прибыль и Рентабельность будет равным.

В нашем примере, Чистая прибыль компании составляла $120 000.

Эффективность бух. = (-$30 000 / $120 000) x 100% = -25%

- Чистая прибыль на 25% ниже, чем должна была быть при оптимальном функционировании бухгалтерии;

- Рентабельность продаж в 1,25 раза ниже, чем должна быть.

РЕЗЕРВЫ РОСТА

чистой прибыли и рентабельности, при оптимизации затрат на бухгалтерию, составляют 1,25 раза.

При любом методе итогового расчета эффективности косвенных затрат справедлив принцип:

“непроизводственный отдел, не создавая добавочной полезности, напрямую влияет на конечный финансовый результат величиной затрат на свое содержание”. И если затраты завышенные – страдает эффективность компании в целом. А следовательно, эффективность непроизводственных отделов всегда необходимо оценивать.

Глядя на график кривой обучения/опыта компании, выпускающей высокотехнологичную продукцию, можно отметить снижение совокупных затрат на единицу продукции на 21% при каждом удвоении выпуска. Это характерно для предприятий любых отраслей, однако темп снижения затрат для каждой отрасли, различен. При примерной оценке можно использовать средние значения от 15 до 20% (исключив затраты на сырье и комплектующие), но точные результаты потребуют статистики, получить которую своими силами сможет не каждый - здесь может потребоваться привлечение консультантов.

Исходя из опыта “Financial Investments”, снижение косвенных затрат по мере роста производства всегда происходит существенно быстрее уменьшения совокупных затрат. График “кривой обучения/опыта” по косвенным затратам каждого вида зависит от отрасли компании.

РЕЗУЛЬТАТ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Оценка экономической эффективности непроизводственного отдела отвечает на конкретный вопрос – “эффективно ли используются деньги, затрачиваемые на него, и насколько”. Метод может использоваться для проверки обоснованности бюджетов любых служб и отделов, позволяя руководителю оценить, не являются ли затраты на отдел выше, нежели должны быть у высоко эффективной компании. Результат также показывает резервы сокращения затрат на отдел, и резервы роста доходности компании при таком сокращении издержек. Если штат отдела - 10 человек, а издержки отдела превышают целевые на 20%, то сокращение 1 работника (т.е. сокращение бюджета на 10%) даст экономию почти полмиллиона рублей в год (40 тыс.р. х 12 мес.), а сокращение 2-х сотрудников - уже почти миллион – есть над чем поразмыслить.

Однако не стоит забывать, что более высокие издержки могут быть следствием не только плохой работы персонала, но и малоэффективной организации бизнес-процессов, а это – не одно и то же. И если причина в неэффективной организации бизнес-процессов, то мгновенное сокращение затрат до целевого уровня – вряд ли оправданно. В то же время, частичное сокращение издержек на персонал отдела возможно и без изменения бизнес-процессов, и позволяет получить сравнительно-быструю экономию. При желании повысить эффективность непроизводственных отделов, и компании в целом, до уровня лидеров отрасли, можно воспользоваться данным методом, оперативно определив целевые ориентиры затрат, и провести реинжиниринг бизнес-процессов для выхода компании на желаемый уровень эффективности.