Как выжить и преуспеть в должности секретаря

- А какое у тебя образование? – секретарша Оля искренне интересовалась новой сотрудницей.
- Техническое, - ответила новая сотрудница, то есть я. – Пищевая промышленность, инженер.
- Как интересно, это ресторанный бизнес?
- Не совсем. Это производство. Первый диплом у меня по кондитерке, а второй – по производству спирта.
- Два образования! – Оля выпучила глаза: - Будь у меня два образования, я бы точно не сидела тут секретаршей…
Я усмехнулась про себя: со своими двумя дипломами я только три месяца, как «не секретарша».

В секретари я попала потому, что надо было что-то кушать, пока не реализовалась творчески. К настоящему моменту мой секретарский опыт приближается к пятилетке, так что у меня есть некоторое моральное право рассуждать об этой профессии. Признаться, были моменты, когда я ненавидела то, чем занимаюсь. Я то сама прекрасно знала, какой тяжкий труд у секретаря, и меня раздражало то, что остальное большинство сотрудников смотрят на меня (как мне казалось), как на девочку, неспособную на что-то большее, чем подавать кофе. А у девочки, подающей тут вам кофе, два образования, между прочим. И опыт журналиста. Надо ли говорить, что я совала свой нос в каждую редакцию на этажах медиахолдинга, и всячески старалась обратить на себя внимание, разве что только в постель к шефу не залезла (говорят, такое иногда бывает среди секретарш, но я не сталкивалась).

А бывало, что я заходилась в таких приступах любви к своей работе, что называла себя гордо «секретаршей», обожала свой напыщенный коллектив и давала себе слово никуда отсюда не уходить. Я следила за тем, чтоб пружинки для брошюровщика лежали в коробках по цветам, с удовольствием расставляла стулья в переговорной симметрично, отвечала на звонки бодрее, чем всегда, а, подавая кофе шефу, делала ему веер из салфеток корпоративных цветов, и открывала новую пачку печенья, чтоб, значитса, любимому начальнику битая печенюшка не попалась. Я летала по офису, и мною любовались. Всё делалось быстро и незаметно, мне все были рады, а в этом и есть смысл работы секретаря.

Привести к секретарскому месту могут разные причины: либо ты студентка, либо выпускница ВУЗа и у тебя ноль опыта, а работать хочется, либо так вышло, что каких-то специальный профессиональных навыков у тебя нет, а работать надо. Мотивации могут быть самые разные, но в любом случае той, кто устраивается работать секретаршей, надо знать некоторые нюансы прохождения собеседований и самой работы.

Компании, подбирающие персонал, никогда не зададут вопрос прямо: нервная ты или нет, можно ли тебе доверить секретную информацию, неряха ты, или аккуратистка, вопросы будут совсем иными. Однако их цель – ответы как раз на такие вопросы. Вдруг ты гордячка, и откажешься кофе подавать? Или будешь делать это, как одолжение? А вдруг ты неграмотна? Вдруг у тебя есть привычка оставлять в принтере конфиденциальные документы?

Рассказ о себе – обязательная часть собеседования, всем и так понятно, что опыт учебы свой ты расскажешь без запинки, так как готовилась, может, даже наизусть учила. А вот то, как ты будешь без подготовки рассказывать о себе (о семье, или о хобби, или о последнем отпуске, вариации возможны), должно показать интервьюеру, как ты владеешь речью. Если ты не можешь связать трех слов устно, как же ты будешь объяснять разруливать конфликты и доходчиво передавать задания руководства по инстанциям? Возможно, тебя попросят представить какую-то ситуацию, и описать твои действия. Чаще всего это – несколько заданий сразу, или звонок возмущенного клиента. Множество одновременных заданий выполняются по принципу старшинства тех, кто их задал, за исключением срочных или установленных законом (отправление налоговой декларации, например). Возмущенный клиент устаканивается дружелюбным «Нет нужды повышать голос, сейчас мы Вам поможем!».

Вообще, секретарю запрещается произносить три вещи:
- Не кричите
- Не знаю
- Не буду делать

«Не кричите» заменяется корректным «Нет нужды повышать голос». Когда человек раздражен, ему нельзя говорить в приказывающих формулировках, он разозлится даже на «Не волнуйтесь», или на «Успокойтесь». Так что стараемся избегать высказываний, дающих инструкции к тому, как себя вести. Лучше отговориться нейтральным «Ваша ситуация не критична, мы сейчас разберемся». Никаких личностей! Честно говоря, фраза про «нет нужды…» для меня стала волшебной. Заучите, как мантру.

Нельзя говорить «не знаю». Даже если ты правда тут в первый день сидишь, и чего-то не знаешь, такой ответ сразу развенчает тебя, как хорошего сотрудника. Поверь, пройдет не один месяц, прежде чем к тебе, как к настоящей секретарше, будут обращаться с любой просьбой. А, пока ты еще и правда не всё знаешь, надо отвечать так: «У меня нет информации на этот счет. Я сейчас всё узнаю, и Вам перезвоню, хорошо?» Так будет намного лучше.

То же самое и с «Не буду делать». Если шеф звонит и просит разобраться с краном в мужском туалете, это ведь не значит, что тебе надо пойти и самой чинить кран. Надо вызвать, или найти того, кто это может сделать. Если же и правда имеется в виду, что именно тебе надо заняться нудной или продолжительной работой, не надо принимать ее с видом мученицы.

Если же тебе непременно надо дать понять, что это для тебя нежелательная работа (например, кучу бумаг откопировать, или ручки по цветам перебрать в кладовке), надо принять работу, но сказать, что это, скорее всего, займет много времени. Вот увидишь: шеф оценит твое старание, и не будет тебя торопить. А может, и помощника найдет.

Вообще, очень много зависит от того, как ты будешь говорить. Сейчас в компаниях практикуется деловое общение, значит, общаясь, мы говорим от лица компании. Вообще, поменьше и в устной речи и в письмах слов «я», «мне», «вы». Если тебе звонят, а ты не поняла по голосу, кто это, деловое общение не позволяет спросить «Кто это». Есть другой способ, корректный: «А как к Вам обратиться? Извините, я не помню Вашего отчества.» Или «Куда Вам перезвонить?». Человек все сразу расскажет.

Нельзя говорить про человека, что его нет, надо сказать «Извините, номер не отвечает». Откуда ты знаешь, может ли этот сотрудник сейчас говорить по телефону? Даже если его и правда нету, на прямой вопрос отвечать не советую: «Нет информации, телефон не отвечает. Возможно N.N. обедает, либо говорит по мобильному, и не может снять трубку. Перезвоните, пожалуйста, позже».

Вообще, деловой язык – очень интересная штука, он многого не позволяет, считая привычное – фамильярным: «минуточку», «как Вас зовут», «к Вам можно?», и многое другое. Но дабы не скатываться в эту тему, вернемся к секретарям.

Секретари подают кофе. Все – и ресепшионисты, и секретари отделов, и ассистенты руководителей. В этом есть какой-то интимный момент, многие девушки считают это унизительным. Однако, нет ничего стыдного в том, что руководитель доверяет тебе принести ему кофе, зная, что ты все сделаешь, как надо, и не нарушишь рабочий процесс.
Как подавать кофе с достоинством? Во первых, через пару месяцев ты уже будешь знать, сколько сахару какому из начальников класть, и сколько лить сливок. А, пока не знаешь, сахар клади каждому на блюдце, а сливки подавай в молочнике, или порциями прямо в блистере. Если я компании принято подавать кофе с конфетами, или крекерами, то подавать их надо на отдельной тарелке, по одну на персону: офис не кафе, не надо устраивать из переговоров чаепитие с плюшками.
Когда ты несешь в кабинет или переговорную чай или кофе, можно не стучать. Здороваться надо только, если на тебя обратили внимание и приветствовали первой. Если же тебя не замечают, то тихо пройди за спинами, освободит поднос на краю стола (раздавать чашки каждому из заседающих не надо, они заняты, скорее уходи). Если в первый раз тебе неловко, и ты не знаешь, куда зацепиться взглядом, ради Бога, только не разглядывай гостей. Лучше смотри на шефа. Искусство подавать кофе – в том, чтоб тебя не заметили, так что не говорим; если спрашивают, отвечаем одним словом, подносом не гремим, дверью не хлопаем. Прошла бесшумно – молодец.

Секретарша должна хранить секреты. Любой вид секретаря обыкновенного имеет доступ к какой-то информации, которая может быть интересна определенному кругу сотрудников. Ее надо уметь хранить. Когда ты будешь устраиваться, тебя могут предупредить, что в компании не принято разглашать свой размер оклада. Это чаще всего проверка. Так как, прямо в первый день к тебе подходит кто-нибудь и спрашивает, на какую зарплату тебя взяли. Расскажешь – веры тебе больше не будет. Отвечай, что тебя предупредили, чтобы ты это не рассказывала. А одна моя знакомая с наивным видом отвечала на такое, что боится сглазить: мол, если расскажешь, то испыталку не пройдешь. Изобретай, но не разглашай.
Впредь тебе придется подписывать и штамповать служебные записки о премиях (а у тебя будут спрашивать, какую кому премию назначили), приказы об увольнениях и сокращениях, осуществлять секретные рассылки с последующим удалением (в том числе и составляющие коммерческую тайну), и даже прикрывать шефа, если он не готов прямо сейчас принять налогового инспектора.

А еще учись стрессоустойчивости. Медитации, или пара шоколадок – всё хорошо, если это помогает тебе вернуть спокойствие. А оно тебе понадобится: когда тебя завалят срочной работой, придут сразу три курьера, телефон будет разрываться, а шеф закажет кофе с пряником. На тебя иногда будут орать, а ты должна деморализующее улыбаться. Можешь при этом мысленно посыпать орущего розочками, или придумать себе шторочку на мозг, чтоб закрываться в трудный момент. Всё помогает. Это не значит, что тебе надо все терпеть без нервов. Ты можешь и расстроиться и даже поплакать, но только после работы.

А вообще, секретарем быть хорошо. Эта сотрудница обычно всеобщая любимица коллектива, она знает всех и всё, и нет такого человека, который к ней зачем-нибудь не обращался. Труд это адский, и его надо делать с улыбкой: самая женская профессия. Коллеги считают тебя легкой (в хорошем смысле), ты быстроногая, скорая на руку, успеваешь творить несколько дел сразу, и со всеми имеешь общий язык. Ты можешь раздобыть любую информацию, ты знаешь все контакты сотрудников, а, если не знаешь, то знаешь, у кого узнать. Тебе можно пользоваться благами положения, а именно: вниманием мужчин, бесплатным телефоном и Интернетом. Если бы не Интернет на моем рабочем секретарском месте тогда, в 2006-ом, я бы сейчас не писала бы эту статью.