Как справиться с лавиной документов

Объем электронной текстовой информации в офисах удваивается каждые 3 года.

Чем бы ни занималась компания, ее сотрудникам всегда приходится работать с документами. При этом каждый из них нужно где-то хранить. С появлением электронных систем хранения решать эту задачу стало проще, но запросы к документообороту постоянно растут: руководителю зачастую важно знать не только, где находится документ, но и кто его автор и каково содержание. Попытки решения этих вопросов привели к тому, что появился новый класс информационных систем — системы электронного документооборота (СЭД).

Казалось бы, наладить такую систему несложно — главное, чтобы сотрудники не забывали называть файлы стандартными именами. Но как показывает практика, даже на небольших предприятиях удается это крайне редко — не говоря уже о компаниях с десятками и сотнями сотрудников. «В нашей практике был случай, когда сотрудники одного из банков с сотней отделений получили инструкцию сохранять файлы со стандартизированными названиями, — рассказывает Михаил Бейрак, руководитель отдела корпоративных проектов. — Но, несмотря на все усилия руководства, обязать всех выполнять эту инструкцию так и не удалось». В итоге в банке внедрили систему, которая при сканировании просто правильно называла документ — в зависимости от его типа — и сохраняла в нужное место.

Что выбрать

«По моему мнению, ответ на этот вопрос зависит от двух факторов: требований к функциональности и количества пользователей, — объясняет Михаил Бейрак. — При этом количество пользователей скорее влияет на архитектуру системы, а вот с функциональностью все сложнее».

По словам Бейрака, теоретически считается, что система управления должна реализовывать шесть наборов функциональности: управление корреспонденцией, управление маршрутами движения документов, управление документами в проектных командах, управление информацией на порталах и сайтах, управление архивами документов, управление бумажными документами. Все эти наборы функциональности реализованы в системах мировых лидеров — Oracle, IBM, Microsoft, Documentum, — но и стоимость этих систем соответствующая.

На украинском рынке также присутствуют партнеры российских разработчиков систем электронного документооборота и системы украинских разработчиков. Дальше начинается поиск компромисса между тем, что хочется, и бюджетом. И тут — сколько организаций, столько и решений.

И всегда есть альтернатива, напоминает Бейрак, — хранить распознанные и единообразно названные документы на файловом сервере.

Для поиска можно использовать как систему папок, так и стандартный полнотекстовый поиск MS Windows. Но такое решение применимо либо для узких специализированных задач, либо в небольших организациях.

В промышленности

Промышленные предприятия автоматизируют, в первую очередь, архивы конструкторской и эксплуатационной документации. Кроме того, с необходимостью автоматизации сталкиваются финансовые отделы предприятий с территориально удаленными подразделениями. Бухгалтерия каждого филиала учитывает все первичные документы, и если собственную документацию еще как-то можно привести в порядок, то с документами поставщиков или клиентов возникают проблемы. Вплоть до того, что иногда зафиксированного в бухгалтерской проводке документа на самом деле не существует. Поэтому такие компании ищут решения, позволяющие бухгалтеру каждого структурного подразделения видеть в своей системе изображение документа в привязке к конкретной транзакции, да еще чтобы автоматически определялось, стоит ли на нем печать заказчика.

«До приобретения и внедрения СЭД перед нашими IТ-сотрудниками ставилась очень скромная задача — внедрить систему по контролю за исполнением документов», — признается заместитель генерального директора завода «Маяк» Алексей Муштай. В итоге на «Маяке» внедрили систему управления предприятием «Мотив». По словам Муштая, это значительно сократило время прохождения документов по цепочке исполнения и согласования, сэкономило время сотрудников, а следовательно, и средства компании. Кроме того, руководитель видит, на каком сотруднике «застрял» документ, и может вовремя «подтолкнуть» его.

В финансовом секторе

Финансовые организации — основные потребители информационных систем. Они наиболее активно работают с документами. Михаил Бейрак считает, что в производстве документации финансовый сектор уступает лишь государственным учреждениям, для которых это основной «бизнес-процесс».

В банковском секторе, по словам Бейрака, в последнее время наиболее востребована обработка кредитных дел. Как правило, юридические лица предоставляют в банковские учреждения около 100 разнообразных документов для получения кредита: справки, договоры, отчеты, схемы, чертежи и т.д. Общий объем документов в среднем составляет около 500 листов различного формата.