Начинающим: учимся структурировать информацию и документы

Начинающим: учимся структурировать информацию и документы
 
В последнее время ко мне поступает множество обращений от сограждан с просьбой помочь в том или ином вопросе. При этом направляются копии документов и информации, которая отправителем не структурируется и не сортируется, что в дальнейшем очень затрудняет поиск нужной информации и документов. Более того, это создает трудности и приводит к достаточно большим затратам времени при дальнейшем общении и взаимодействии с контрагентами по поводу обсуждения той или иной информации в документах.
Поэтому предлагаю изучить несколько организационных приемов, которые Вам и Вашему контрагенту смогут в дальнейшем сократить время на поиск документов и соответственно увеличат время на изучение документов, анализ содержащейся в документах информации, обмен мнениями по теме обсуждения и принятию того или иного решения.
Итак:
  1. у каждого документа имеется ДАТА его выпуска (изготовления). Дату (выпуска) изготовления берем за основу и формируем дату таким образом, чтобы в дальнейшем можно было быстро и без напряжения найти в папке этот документ при помощи сортировки. Для этого применяем следующий формат записи даты: год, месяц, число. Например: документ изготовлен 01.01.2014 г. В нашем случае мы отформатируем дату и получим такой ПОРЯДКОВЫЙ номер документа: 20140101 (либо короче 140101). Если документ изготовлен 21 января 2014 года, то применяя прием форматирования мы получим 20140121 (либо короче 140121). В дальнейшем мы сможем быстро находить документ в папках, двигаясь по хронометражу. Кроме того, при подготовке заявлений в различные органы мы сможем указывать (ссылаться на) информацию в хронологическом порядке.
  2. у каждого документа имеется автор – человек или организация, которые выпустили (изготовили) документ. Автора необходимо тоже «отформатировать». Например: госжилинспекция – гжи, прокуратура – пркртр (либо короче – прк), ООО «Рога и Копыта» - риг и т.д. Если автором выступает человек, то его можно «отформатировать» по начальным буквам фамилии, имени, отчеству. Например: Иванов Петр Николаевич – ипн.
  3. и наконец следует отформатировать третий элемент, который характеризует тот или иной документ – это определить тип документа: обращение (обр) или ответ на это обращение (отв).
Таким образом, затратив минимум усилий мы сможем однообразно формировать информацию и документы и при общении с контрагентом пользоваться однозначно понимаемыми шифрами.
 
Например: 24 мая 2013 года Иванов Петр Николаевич изготовил и направил обращение в государственную жилищную инспекцию.
19 июня 2013 года государственная жилищная инспекция радостно «спорола чушь» и направила её Иванову Петру Николаевичу.
 
«Шифры» обращения и ответа будут выглядеть так: 
130524 ипн обр гжи
130619 гжи отв ипн
 
Такие приемы используются при формировании баз данных (СУБД). Они помогают быстро находить требуемую информацию любому обратившемуся к базе данных.
 
Удачи ВСЕМ, терпения и здоровья.
Если есть вопросы – пишите.