Правильно работаем с электронной почтой!

Электронная почта давно вытеснила обычную, бумажную. Но тем не менее находятся люди, не совсем освоившие интернет-грамотность. Например, одна моя знакомая Гугл называет Гаглом (!), а коллега на работе на днях попросил помочь ему прикрепить файл к письму, несмотря на то, что давно и успешно освоил пользование Одноклассниками)) Ну и отдельная история, правда достаточно давняя, – как женщина повалила весь интернет во всём офисе на пару часов, пытаясь отправить по рабочему е-мейлу фильм! :)

Ну да ладно, это как говорится лирика, а теперь рассмотрим проблему более-менее серьёзно. Факт, что многие по-прежнему с трудом пользуются свои электронным ящиком. Не видят новых писем во входящих, не знают, как переслать письмо, не говоря о более сложных вещах. Так, одна моя приятельница все никак не могла получить мое письмо, даже после нескольких отправок. После очередной попытки мы вместе открыли ее почтовый ящик, и я увидела там около 2000 писем, ранжированных по отправителю! Естественно, она ничего не смогла там найти.

Что можно порекомендовать в таких случаях? Думаю, лучше всего содержать свой электронный ящик в порядке: удалять ненужное, сортировать письма, не оставлять прочтение важных рассылок на потом – то есть работать с почтой, а не оставлять лежать корреспонденцию мертвым грузом, придавая ей тем самым формальное значение. Если на почту приходят ненужные письма, например уже неактуальные или неинтересные нам рассылки, лучше сразу отписаться от них, а не копить мусор, тем более если ящик рабочий.

В любом почтовом клиенте или веб-интерфейсе есть сортировщики писем, которые распределяют всю входящую корреспонденцию по папкам. В этом случае можно настроить ящик так, чтобы письма от наиболее значимых и важных клиентов, партнёров и прочих лиц попадали сразу в отдельную папку. Так можно сразу на них отреагировать и исключить неприятные казусы с потерей или оставлением без внимания подобных писем.

Таким же образом можно сортировать разные рассылки и уведомления, которые не требуют незамедлительной реакции и могут быть оставлены на потом для прочтения на досуге или в любое свободное от работы время.

Ручная обработка остальных поступающих писем может сводиться к несложным правилам:

- если письмо просто информативного характера – его лучше прочесть и сразу удалить, а если требует ответа – сразу ответить и удалить;

- если к письму надо будет вернуться, то можно пометить его специальным образом (для этого есть различные опции, например в почтовом клиенте это красный флажок):

- если это письмо особой важности – можно переместить его в особую папку для долгосрочного хранения.

Таким образом можно предупредить захламление почтового ящика и держать его практически пустым, что обязательно благоприятно скажется на нашей рабочей мобильности! :)