Мой дом — мой офис

На модерации Отложенный В России уже появились компании, руководители которых рискнули поместить своих сотрудников в виртуальную среду вместо того, чтобы мариновать их в душных офисах. Но таких смельчаков пока не много. Число вакансий, предполагающих удаленную работу, растет. И удельный вес таких предложений работодателей остается весьма скромным.

Вот уже несколько лет руководитель пресс-службы российского офиса Cisco Systems Александр Палладин предпочитает работать за городом, в уютном и добротном доме, расположенном на территории подмосковного поселка довоенной постройки. До МКАД отсюда 25 километров. По хорошей пустой трассе — четверть часа пути. Только где они у нас — хорошие да пустые? По утрам автострады, ведущие в столицу, представляют собой один большой и беспросветный затор. Поневоле призадумаешься: стоит ли терять столько сил и времени в наш-то век телекоммуникаций?

— Езжу в город лишь в случае крайней необходимости, — признается Палладин. — Так что проблемы из-за трафика возникают только при таких поездках. Вот недавно возвращался домой из Центра международной торговли и провел за баранкой почти три часа. Маялся от безделья, проклинал автомобильные пробки, а потом вынужден был компенсировать впустую потраченное время работой за полночь. Зато на следующий день с семи утра сидел у себя дома и общался по Интернету с коллегами из штаб-квартиры Cisco Systems в Калифорнии (у них был еще вечер), не испытывая ни малейших проблем со связью, позволяющей мне регулярно смотреть в прямом эфире различные мероприятия, организуемые в головном заокеанском офисе».

Для сотрудника ведущего мирового производителя телекоммуникационных решений подобный способ работы выглядит совершенно естественным. Но судя по тем же самым автомобильным пробкам, «офлайновые» офисные работники и вообще «офлайн» как образ жизни у нас пока доминируют.

По данным независимых экспертов, да и нашего Минэкономразвития, по уровню производительности труда Россия все еще существенно отстает от США и Западной Европы. Руководство страны проявляет естественную озабоченность этим обстоятельством: по планам, до 2020 года разрыв с развитыми государствами должен сократиться в несколько раз. Но Александр Палладин уверен, что существенного прогресса можно достичь намного раньше. Тем более что один из путей решения этой проблемы лежит на поверхности. «Почему-то мало кому приходит в голову, — объясняет он, — взяться за массовое внедрение методов удаленной работы, позволяющих и производительность труда заметно поднять, и создать работникам гораздо более комфортные условия труда, и значительно снизить интенсивность автомобильного движения, что, в свою очередь, помогло бы в прямом смысле этого слова очистить атмосферу в мегаполисах, и прежде всего в Москве».

Мой дом — мой офис.

Удаленная работа, виртуальный офис, телеворкинг, телекомьютинг. Терминов — море. Суть — одна: частичная или полная занятость вне офиса, когда сотрудник имеет возможность выполнять свои обязанности, не присутствуя на рабочем месте в конторе.

Идею эту новой не назовешь. Но одно дело — вывести «на удаленку» телефонных барышень, и совсем другое — отправить «за скобки» действительно значительную часть линейных сотрудников и менеджмента.

Особенно популярными разговоры о преимуществах такой формы организации труда стали после того, как грянул кризис. Работодатели всерьез задумались о сокращении издержек, в том числе расходов на аренду офисов. Казалось бы, вот она — реальная экономия, лежащая на поверхности. Достаточно отправить сотрудников по домам — и пусть работают так же, как работали прежде. Только «по проводам». И в курилке будут проводить меньше времени, и простужаться на улице перестанут. Да и опоздания из-за дорожных пробок прекратятся. Начало рабочего дня в девять утра? Значит, изволь подключиться и быть в онлайне.

Строго говоря, тема расширения практики удаленной работы всерьез обсуждается и в развитых странах. Причем актуальность она обрела задолго до кризиса. Вот только последние вести с полей. Конгресс США одобрил и отправил на доработку законопроект, согласно которому госслужащие имеют право трудиться дома определенное количество дней в неделю. А согласно данным исследовательской компании IDC, к концу 2010 года в мире будет насчитываться уже миллиард человек, работающих (в дополнение к обычному, офисному варианту) удаленно! А это почти треть от всех занятых на планете. Первенство же по распространенности такой формы организации труда пока держат США и Япония.

Но вернемся к России. Если следовать вышеизложенной логике, то в стремлении снизить производственные издержки наши работодатели должны были с наступлением кризиса в спешном и массовом порядке начать выводить сотрудников из офисов, предлагая им работать дома. Каков же итог? По данным портала HeadHunter, число вакансий, предполагающих удаленную работу, увеличивается не просто быстро, а молниеносно. Так, согласно базе hh.ru, подобных предложений от работодателей за первое полугодие 2010 года стало в 7,6 раза больше, чем за тот же прошлогодний период. Похожей (на первый взгляд) статистикой с «Бизнес-журналом» поделились и в SuperJob.Ru. Однако президент рекрутингового портала Алексей Захаров делает существенную оговорку: «Хотя число вакансий, предполагающих удаленную работу, на самом деле растет, удельный вес таких предложений работодателей в общем объеме всей базы вакансий портала остается практически неизменным». Действительно, по состоянию на август 2010 года объем таких вакансий в портфеле SuperJob.Ru составлял лишь 0,53% от всех предложений работодателей. Не густо. И уж точно рано говорить о «революции» в сегменте телеработы.

В чем дело? Эксперты единодушны: российские работодатели по традиции решали вызванные глобальными экономическими неурядицами проблемы экстенсивным путем. «В большинстве организаций во время кризиса даже не думали о «виртуальном офисе», — отмечает представитель компании Parallels в России Юлия Ясиновская. — В России такого перехода не наблюдалось. Даже руководители среднего и малого бизнеса отдают себе отчет в том, что работать удаленно могут только определенные категории сотрудников. Поэтому, когда начался кризис, компании просто уволили критическую для их прибыльности долю сотрудников, а не занимались переводом штата на удаленный режим. К тому же аренда офисов уже спустя полгода после начала кризиса существенно подешевела. А люди, оказавшиеся под риском увольнения, готовы были ударными темпами работать в офисе с утра до ночи даже за гораздо меньшие деньги».

Есть, впрочем, и другое (не менее правдоподобное) объяснение причин, по которым российский бизнес до сих пор не считает перевод хотя бы части сотрудников на режим телеработы выгодным и удобным. И дело вовсе не в отсутствии ИТ-решений, необходимых для поддержания подобной модели утилизации человеческого капитала. Без соответствующей «айтишной» обвязки здесь и правда не обойтись, однако на рынке представлено уже достаточное количество требуемых решений. В том числе и вполне доступных по цене. Но «сам по себе» технологический инструментарий работать не может. Нужна еще и соответствующая перестройка бизнес-процессов. И вот с этим — беда.

Технологии и реальные бизнес-процессы на подавляющем большинстве российских предприятий до сих пор существуют в параллельных мирах, площадь пересечения которых все еще критически мала. И дело не только в том, что финансовые модули корпоративных систем не понимают таких категорий, как «откат» или «взятка». Даже элементарные процедуры, автоматизация которых, на первый взгляд, не должна вызвать никаких проблем, удивительным образом продолжают совершаться «сами по себе». Хотя и компьютеры, и необходимое программное обеспечение, и услуги поставщиков ИТ-решений — вполне доступны.

Перевод сотрудников на удаленную работу и формирование виртуального офиса на базе современных технологий — это прежде всего полноценный проект, требующий четкого целеполагания и умелого планирования, разработки метрик эффективности и введения контрольных индикаторов, изменения сложившихся практик работы и внедрения новых процедур.

Между тем в начале кризиса технология телекомьютинга вульгарно подавалась (в том числе и в профессиональных СМИ) в качестве этакой волшебной палочки-выручалочки. Дескать, достаточно сделать пару взмахов и произнести фразу «С завтрашнего дня работаем удаленно» — и результат будет в кармане. Но так не получается. Да и не получится.

О вечном

«В некоторых организациях, — утверждает инженер бизнес-направления аппаратно-программных комплексов компании «Микротест» Дмитрий Попков, — внедрение ИТ позволяет расширить горизонты бизнеса просто благодаря росту «технологичности». Но иногда требования бизнеса, не желающего остаться у разбитого корыта, заставляют менять ИТ-инфраструктуру, причем порой весьма кардинальным образом».

Внедрение новых технологий «сверху», их наложение на имеющуюся структуру управленческих процессов действительно приносит порой неплохой результат хотя бы потому, что появляются столь необходимые порядок и учет. Еще лучше, если применяемые ИТ-решения способны поддержать развитие бизнес-процессов «с запасом». Но в любом случае бизнес — первичен. А значит, и переход на «виртуальный офис» — процесс, которым должны управлять вовсе не компьютерщики, а топ-менеджмент. В противном случае выдающихся результатов ждать не приходится.

Другой ограничитель также носит системный характер, а отчасти задается «национальной спецификой». Работа на дому требует от сотрудников не только способности к самоорганизации (а это далеко не самая сильная сторона кадров в России), но и применения иных методов менеджмента. Ведь ежечасный контроль в таком случае отсутствует. Да и неожиданную проверку в духе «Так, ну-ка рассказывайте, чем мы тут занимаемся?» уже не провести. Как следствие, перевод даже части персонала на работу «по проводам» превращается в целый управленческий проект.

— Мы считаем, что для разовой или непродолжительной удаленной работы достаточно точной формулировки задачи и определения сроков предоставления результатов, — говорит руководитель отдела организационного развития и HR компании i-Free Фаина Лернер. — Продолжительная же работа сотрудников на дому требует не только более четких процессов, но и более высокого уровня личной ответственности и организованности. Большинству людей организовать свое время гораздо проще в офисе, чем вне его. Так что для долгосрочной удаленной работы отлаженные бизнес-процессы являются таким же необходимым условием, как и ИТ-инфраструктура».

Сам по себе технологический инструментарий работать не будет. Нужна еще и соответствующая перестройка бизнес-процессов.

Удаленная работа и организация виртуального офиса подразумевают не просто переработку или «подгонку» существующих бизнес-процессов компании, но и принципиально иное отношение к планированию времени — ресурса, о котором в российских компаниях почему-то вспоминают в последнюю очередь. В этом смысле технологии телекомьютинга оказываются куда ближе к сфере тайм-менеджмента, чем к ИТ — компьютерам, каналам связи и прочим техническим деталям.

— Фиксация договоренностей, определяющих режим удаленной работы на уровне некоего корпоративного стандарта, играет существенную роль, — подтверждает бизнес-консультант и тренер компании «Организация времени» Варвара Радченко. — Во-первых, необходимо предоставить сотруднику именно право работать удаленно, определив границы ответственности, чтобы результатом не стал хаос: «когда захотел, тогда и поработал». Во-вторых, следует четко описать инструментарий и средства контроля. Что является основным средством оперативной связи с сотрудником — Skype, другие близкие по функционалу решения, интернет-мессенджер или телефон и обычная электронная почта? Должен ли удаленный сотрудник предоставлять промежуточную отчетность в течение рабочего дня, чтобы руководитель имел возможность оценить текущую загрузку и планы своего подчиненного? Вопросов много. И на них нужно заранее дать исчерпывающие ответы.

При этом Варвара Радченко уверена: никакие технические инструменты и регламенты не помогут, если сам сотрудник, работающий в удаленном режиме, не способен принять на себя ответственность за качество и эффективность своей деятельности. Вот почему вводимый в некоторых компаниях режим удаленной работы — это в том числе отражение уровня доверия к персоналу.

«Если человек систематически не выполняет задания к концу рабочего дня, — поясняет Радченко, — можно сделать объективный вывод о неэффективности удаленной работы. Проконтролировать, пьет ли человек вместо выполнения служебных обязанностей чай или смотрит телевизор, трудно. Но оценить конкретные результаты можно всегда». Согласен с такой оценкой и директор компании «2White: Институт Фотографии» Алексей Пашков: «Проблемы могут возникнуть с любым сотрудником. Даже с тем, кто работает за соседними столами в офисе. Тут все зависит не от того, насколько далеко он находится от тебя, а насколько правильно поставлена ему задача и в какой степени тот или иной человек соответствует своей должности. А вот из-за самой по себе «удаленности» работников, выполняющих свои функции дистанционно, лично у меня проблем не возникало. Это вопрос не ИТ, а управления и психологии».

Дело техники

Итак, причины большинства неудачных экспериментов по выведению сотрудников на домашний режим работы кроются прежде всего в управленческих просчетах. Однако виновата и «лоскутная» автоматизация, не имеющая четкой стратегии, когда информационные технологии не только не помогают в решении бизнес-задач, но порой и мешают. В таком случае сотрудники либо сами предпочитают находиться в офисе, либо всячески саботируют инициативы руководства, связанные с внедрением телекомьютинга.

Для того чтобы трезво оценить проблемы и опасности, полезно исследовать как раз успешные примеры. И они есть. В том числе в нашей стране. На кондитерской фабрике «СладКо» нет сотрудников, на постоянной основе работающих вне офиса. Зато мобильных работников (а это, по сути, разновидность телеворкинга), постоянно находящихся в разъездах, — хоть отбавляй. Руководитель ИТ-службы компании Ярослав Шадырь говорит, что ежедневно более 50 сотрудников в «СладКо» используют возможности мобильного офиса, позволяющего получать доступ к корпоративным ИТ-ресурсам практически из любой точки и в любое время. «Сейчас среди таких пользователей уже не только сотрудники региональных офисов и менеджмент, находящийся в командировках, — подчеркивает Шадырь, — но и те, кто по той или иной причине отсутствует на рабочих местах. Некоторое время назад один из ответственных менеджеров компании, находясь более месяца на больничном дома, выполнял свои функции практически в полном объеме с помощью возможностей виртуального офиса. С тех пор как сотрудники компании получили возможность удаленной работы, ни о каком «саботаже» такой формы выполнения служебных обязанностей и речи не шло. Скорее, наоборот. В редких случаях технических сбоев ИТ-департамент тут же получал шквал обращений от пользователей с требованием немедленного восстановления работы мобильного офиса».

Что такое виртуальный офис с технологической точки зрения? Менеджер по продвижению технологий Cisco Павел Теплов напоминает, что сегодня бытует сразу несколько схем организации удаленного доступа сотрудников к корпоративным информационным ресурсам. Первый подход базируется на предложениях операторов связи, которые чаще всего основаны на принципах хостинга. Проще говоря, компания-заказчик получает от оператора не только каналы доступа (Интернет и телефония), но и виртуальную телефонную станцию, виртуальный центр хранения данных, а также возможности доступа к необходимым программным приложениям — электронной почте, офисным системам и средствам внутрикорпоративных коммуникаций.

«Преимущества такого подхода очевидны, — уверен Теплов. — Это и контроль операционных расходов («платим только за то, что реально используем»), и возможность практически мгновенного переезда офиса без потери связи с клиентами. И, что важнее всего, имеется возможность создания рабочего места сотрудника в любой точке земного шара, где есть подключение к Интернету. В том числе в пансионате, на даче, в отпуске».

Дистанционная работа подразумевает не только смену логики управления, но и принципиально иное отношение к планированию времени.

Другой, более традиционный подход — использование предприятием собственного современного оборудования, способного обеспечить унифицированные коммуникации (видеоконференции, удаленную совместную работу с документами, мобильность рабочего места), и других коммуникационных сервисов. По словам Павла Теплова, этот подход используется преимущественно компаниями с распределенной инфраструктурой.

Наконец, последним (но не менее привлекательным) является подход, в рамках которого преимущества первой и второй модели объединяются. Частью коммуникационных решений управляет собственный ИТ-персонал компании, а часть «арендуется» в составе услуг оператора связи. На взгляд Теплова, это наиболее «зрелая» логика с точки зрения оптимизации операционных процессов и затрат.

Не вдаваясь в технические детали, можно утверждать: в хорошем виртуальном офисе все прикладные сервисы должны быть доступны по каналам Интернета, а отдельные рабочие места — предоставлять возможность виртуализации. Руководитель управления систем обработки и хранения данных компании «АйТи» Владимир Ливинский уверен, что выполнение этих требований позволит работникам оценить преимущества удаленной работы и интеграции в рамках единого информационного поля (например, все рабочие документы могут храниться и обрабатываться на централизованной площадке — благодаря «облачному» сервису или в корпоративном центре обработки данных).

«ИТ-инфраструктура — это «гигиенический» фактор: без нее о полноценной работе можно говорить только в случае абсолютно автономных задач, не требующих ни информационных, ни человеческих ресурсов компании, — утверждает Фаина Лернер (i-Free). — В любой другой ситуации нужна возможность легко и быстро обеспечить сотруднику доступ ко всем необходимым ресурсам — как с ноутбука, так и со смартфона».

Собственно, именно этого и следует требовать от исполнителей технической части проекта по построению виртуального офиса.

Облако-рай

Есть все основания полагать, что виртуальный офис, пока не прижившийся на российской почве, со временем все-таки превратится в один из привычных и эффективных инструментов. Теперь вся надежда на «облачные» технологии, обеспечивающие возможность работать как с привычными офисными программами, так и с более серьезными корпоративными информационными системами, имея в распоряжении только компьютер, подключенный к Интернету.

«Малый и средний бизнес уже начал обращать внимание на SaaS-предложения сервис-провайдеров, — констатирует Юлия Ясиновская (Parallels). — Почта, хранение данных, коллективная работа и документооборот, бухгалтерия и веб-инструменты — все эти ИТ-сервисы становятся все более доступными. Возьмем в качестве примера электронную почту для предприятий СМБ. Сегодня это уже не просто зарегистрированный бесплатный почтовый ящик, а обширные возможности корпоративного уровня с синхронизацией календаря, адресной книгой

и т. п.». А ведь это еще и возможность сэкономить.

Поскольку «облачные» сервисы не привязаны к конкретному компьютеру, работать с ними действительно можно откуда угодно — был бы доступ в Сеть. Эту особенность уже оценили многие организации. Показателен отзыв исполнительного продюсера компании «Триумф-TV» Дмитрия Богданова. В компании используют «облачный» сервис одного из российских разработчиков, предназначенный для управления бизнесом. «Это решение удобно тем, что с ним можно работать, где бы ты ни находился, — объясняет Богданов. — Вот у нас, например, съемки за границей бывают. Ничего страшного! Из любого места, где есть доступ в Интернет, мы заходим в систему. Смотрим, что происходит. Назначаем новые задачи, корректируем прежние. Не нужно лишних усилий, все видно и понятно. Был у меня как-то случай: я свой телефон оставил дома, а у меня там куча каких-то важных, нужных контактов была. И я находился вне офиса. Тут-то и потребовалось решить срочный вопрос. И что же? Я быстро нашел возможность доступа в Сеть, зашел в систему, обнаружил все, что мне было нужно, и дал задание сотрудникам».

В России уже появляются компании, полностью перешедшие на технологии удаленной работы.

— У нас все — «удаленные сотрудники», — признается технический директор компании IT-Centrum Владимир Фисейский. — Пару раз в неделю встречаемся друг с другом. В остальное время работа проходит в дистанционном режиме. Мы маленькая компания, но при этом обслуживаем большое количество офисов по всей Москве. И практика показывает, что в «виртуальном офисе» мы проводим больше времени, чем прежде — в традиционном. Так что дело даже не в экономии средств, а в удобстве и эффективности.

Автор: Денис Волков.