Правила бизнес-переписки
Как и любая другая форма общения, электронные письма не место для фамильярности и вульгарности, сленговых словечек, жаргонизмов и просто глупости. Но здесь они встречаются чаще всего.
Подумайте, прежде чем нажимать кнопку "Отправить". Сейчас стало слишком просто заваливать окружающих вас людей неиссякаемым потоком ваших мыслей по электронной почте. Офисный ли вы новичок или просто заразились дурной привычкой, пора приручить свой электронный ящик. Вот несколько советов, как выдержать правильный тон и стать профессионалом электронной коммуникации.
1. Милостивый государь. Витиеватые приветствия ни к чему. Но удостоверьтесь, что вы правильно написали имя адресата. Не стоит основываться только на своих предположениях, когда вы переписываетесь с незнакомым человеком. Чаще всего путают пол собеседника или переставляют части имен китайцев.
2. Установите контакт. Всегда приветствуйте собеседника, а если вы отвечаете на письмо, обязательно цитируйте то, на которое отвечаете.
Чаще всего обмен электронными письмами происходит очень быстро, так что не экономьте на создании хорошего впечатления, особенно, если не знакомы с собеседником лично.
3. Пользуйтесь телефоном. Задайтесь вопросом, не лучше ли позвонить клиенту и представиться ему лично? Не бойтесь разговаривать с кем-то по телефону, даже если ваш собеседник сидит четырьмя этажами ниже, живое общение может быть более теплым, чем электронное.
4. Всем пользователям. Одно дело — случайно разослать письмо всем, когда оно предназначалось только одному адресату, совсем другое — послать намеренно письмо всей организации вплоть до генерального директора с просьбой одолжить зарядку для телефона. Таких расточителей рабочего времени очень скоро настигнут санкции за антисоциальное поведение.
5. НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ. Всегда страшно, когда люди кричат.
читать полностью
Комментарии