Системность – общее свойство материи

Развитие системного анализа очень распространено на специальности математические методы в экономики. В словаре-справочнике [21] дается следующее определение: «Системный анализ:

1) применяется в тех случаях, когда задача (проблема) не может быть сразу представлена и решена с помощью формальных, математических методов, т. е. имеет место большая начальная неопределенность проблемной ситуации и многокритериальность задачи;

2) уделяет внимание процессу постановки задачи и использует не только формальные методы, но и методы качественного анализа» [21, стр. 442].

При определении системного анализа были ссылки на философию, на коллективное принятие решений, на объединение различных методов, и другие определения системного анализа. Нам ближе следующее определение: «Системный анализ – методология исследования трудно наблюдаемых и трудно понимаемых свойств и отношений в объектах с помощью представления систем и изучения свойств этих систем и взаимоотношений между целями и средствами их реализации» [23, стр. 4].

Рассмотрение системного анализа происходит в экономическом аспекте, поэтому основным учебником является книга Дрогобыцкого И.Н [12]. Определение основных понятий дается по указанной книге: «Кибернетика изучает системы с так называемой отрицательной связью» [12, стр. 22].

Первым в явной форме для управления сложными системами описал М.А. Ампер [19, стр.21]. При построении классификации всевозможных наук («Опыт о философии наук, или аналитическое изложение классификации всех человеческих знаний», ч. I – 1834 г., ч. II – 1843 г.) Ампер М.А. выделил специальную науку об управлении государством и назвал ее кибернетикой.

Кибернетика (применяется от греческого слова кормчий) – это наука управления сложными системами с обратной связью. Она возникает на стыке математики, техники и экономике, и ее интересовал целый класс систем, в которых существовал механизм обратной связи. Оригинальность этой науки заключается в том, что она изучает не вещественный состав систем и не их структуру (строение), а результат работы данного класса систем. В кибернетики впервые было сформировано понятие «черного ящика», как устройства, которое выполняет определенную операцию над настоящим  и прошлым входного потенциала, но для которого мы не обязательно располагаем информацией о структуре, обеспечивающей выполнение этой операции.

«Система – множество, на котором реализуется заранее данное отношение R с фиксированными свойствами P» [16, стр. 495]. В классической кибернетике данное определение служит базой. Но существует множество других определений, например, М. Месарович предлагает определение абстрактной системы, описанной в некотором языке [17, стр. 91].

Первый принцип системного подхода – это требование рассматривать совокупность элементов системы как одно целое или, более жестко, запрет на рассмотрение системы как простого объединения элементов. Второй принцип заключается в признании того, что свойства системы не просто сумма свойств ее элементов. Тем самым постулируется возможность того, что система обладает особыми свойствами, которых может и не быть у отдельных элементов. Весьма важным атрибутом системы является ее эффективность. Теоретически доказано, что всегда существует функция ценности системы – в виде зависимости ее эффективности (почти всегда это экономический показатель) от условий построения и функционирования. Кроме того, эта функция ограничена, а значит можно и нужно искать ее максимум. Максимум эффективности системы может считаться третьим ее основным принципом. Четвертый принцип запрещает рассматривать данную систему в отрыве от окружающей ее среды – как автономную, обособленную. Это означает обязанность учета внешних связей или требование рассматривать анализируемую систему как часть (подсистему) некоторой более общей системы.

Системы изучаются в кибернетике по их реакциям на внешние воздействия, другими словами, по тем функциям, которые они выполняют. Она рассматривает способы связи и модели управления, и в этом исследовании ей понадобилось еще одно понятие, которое было давно известным, но получило фундаментальный статус – понятие «информации». Информация – мера организованности системы в противоположность понятию энтропия как меры неорганизованности.

Последовательность формирования системы при классическом и системном подходах. При классическом (индуктивном) подходе из m целей функционирования отдельной i-ой подсистемы формируется m осуществляемых потоков размером in, в результате формируется i-тая подсистема, формирующая результирующую систему. При системном подходе – 1-й этап: совокупность целей организации (m штук), i-тое требование предъявляется к системе в целом, m подсистем, система.

Последовательность формирования системы при системном подходе также включает в себя несколько этапов. Первый этап. Определяются и формулируются цели функционирования системы. Второй этап. На основании анализа доли функционирования системы и ограничений внешней среды определяются требованиями, которым должны удовлетворять система. Третий этап. На базе этих требований формируются, ориентировочно, некоторые подсистемы. Четвертый этап. Наиболее сложный этап синтеза системы: выбор различных вариантов и выбор подсистем, организация их в единую систему. При этом используются критерии выбора.

Система – перечень элементов, взаимосвязанных между собой и имеющих единую цель. Существует теория, которая утверждает, что нет определения понятия система. В литературе указываются разные определения системы, например, в работе [23, стр. 9-10] дано следующее определение: «Система есть способ решения проблемы – совокупность всех необходимых знаний, сведений, материальных средств и способов их использовании, методов организации деятельности людей, направленных на решение проблемы». То есть определение, как набор знаний.

При этом в работе [12] давались следующие определения системы. «Система – это совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях между собой и образующих определенное единство» [12, стр. 43]. «Система есть особая организация специализированных элементов, объединенных для решения конкретной задачи» [+12, стр. 44]. И окончательное определение системы: «Система – это сущность, которая в результате взаимодействия ее частей может поддерживать свое существование и функционировать как единое целое» [12, стр. 44].

Поэтому дадим следующее определение системы. Система – это многоуровневая конструкция из взаимодействующих элементов, объединяемых в подсистемы нескольких уровней для достижения единой цели функционирования (целевой функции).

Созданная система полностью отвечала поставленным целям. Система есть средство достижения цели, средство решение проблемы. Опишем свойства, отношения, цели, средства их реализации. «Цель – 1) внутренний побудительный мотив воздействия; 2) идеальный, мысленно сконструированный образ будущего результата действий; 3) наиболее предпочтительное состояние системы в будущем» [14, стр.258].

Исходный пункт управления – постановка цели. Цели – это конкретное состояние отдельных характеристик организации, достижение которых является для нее желательным и на достижение которых направлена ее деятельность. Невозможно переоценить значимость целей для организации. Они являются исходной точкой планирования; цели лежат в основе построения организационных отношений; на целях базируется система мотивирования, используемая в организации; цели являются точкой отсчета в процессе контроля и оценки результатов труда отдельных работников, подразделений и организации в целом.

В зависимости от специфики отрасли, особенностей состояния среды, характера и содержания миссии в каждой организации устанавливаются свои собственные цели, особенные как по набору параметров организации, желательное состояние которых выступает в виде общих целей организации, так и по количественной оценке этих параметров [13, стр. 104-110]. По установившемуся мнению, существует два типа целей с той точки зрения, какой период времени требуется для их достижения. Это долгосрочные и краткосрочные цели. В принципе, в основе разделения целей на эти два типа лежит временной период, связанный с продолжительностью производственного цикла. Цели, достижение которых предполагается к концу производственного цикла, - долгосрочные цели. Отсюда следует, что в различных отраслях должны быть различные временные промежутки для краткосрочных и долгосрочных целей. Однако на практике обычно краткосрочными считаются цели, которые достигаются в течение одного года, и соответственно долгосрочные цели достигаются через два-три года.

Разделение на долгосрочные и краткосрочные цели имеет принципиальное значение, так как эти цели существенно различаются по содержанию. Для краткосрочных целей характерна большая конкретизация и детализация, чем для долгосрочных, в таких вопросах: как, кто, что и когда должен выполнять. Если возникает необходимость, между долгосрочными и краткосрочными целями устанавливаются еще и промежуточные цели, которые называются среднесрочными.

В зависимости от специфики отрасли, особенностей состояния среды, характера и содержания миссии в каждой организации устанавливаются свои собственные цели, особенные как по набору параметров организации (желательное состояние которых выступает в виде общих целей организации), так и по количественной оценке этих параметров. Однако, несмотря на ситуационность в выборе целей, выделяется четыре сферы, применительно к которым в организации устанавливаются цели. Этими сферами являются:

- доходы организации;

- работа с клиентами;

- потребность и благосостояние сотрудников;

- социальная ответственность.

 Как видно, эти четыре сферы касаются также интересов всех влияющих на деятельность организации субъектов, о которых говорилось ранее при обсуждении вопросов миссии организации. Наиболее распространенными направлениями, по которым в деловых организациях устанавливаются цели, являются следующие:

- прибыльность, отражаемая в показателях типа величина прибыли, рентабельность, доход на акцию и т.п.;

- положение на рынке, описываемое такими показателями, как доля рынка, объем продаж, относительная по отношению к конкуренту доля рынка, доля отдельных продуктов в общем объеме продаж и т.п.;

- производительность, выражающаяся в издержках на единицу продукции, материалоемкости, отдаче с единицы производственных мощностей, объеме производимой в единицу времени продукции и т.п.;

- финансовые ресурсы, описываемые показателями, характеризующими структуру капитала, движение денег в организации, величину оборотного капитала и т.п.;

- мощности организации, выражаемые в целевых показателях, касающихся размера занимаемых площадей, количества единиц техники и т.п.;

- разработка, производство продукта и обновление технологии, описываемые в таких показателях, как величина затрат на выполнение проектов в области НИР, сроки введения в действие нового оборудования, сроки и объемы производства продукта, сроки введения нового продукта, качество продукта и т.п.;

- изменения в организации и управлении, отражаемые в показателях, устанавливающих задания по срокам организационных изменений и т.п.;

- человеческие ресурсы, описываемые с помощью показателей, отражающих количество прогулов, текучесть кадров, повышение квалификации работников и т.п.;

- работа с покупателями, выражаемая в таких показателях, как скорость обслуживания клиентов, число жалоб со стороны покупателей и т.п.;

- оказание помощи обществу, описываемое такими показателями, как объем благотворительности, сроки проведения благотворительных акций и т.п.

В любой крупной организации, имеющей несколько различных структурных подразделений и несколько уровней управления, складывается иерархия целей, представляющая собой декомпозицию целей более высокого уровня в цели более низкого уровня.

Особенность иерархического построения целей в организации состоит в том, что, во-первых, цели более высокого уровня всегда носят более широкий характер и имеют более долгосрочный временной интервал достижения. Во-вторых, цели более низкого уровня выступают своего рода средствами для достижения целей более высокого уровня. Иерархия целей в организации играет очень важную роль, так как она устанавливает структуру организации и обеспечивает ориентацию деятельности всех подразделений организации на достижение целей верхнего уровня. Если иерархия целей построена правильно, то каждое подразделение, достигая своих целей, вносит необходимый вклад в деятельность организации по достижению ею целей организации в целом.

Цели образуют систему, она называется дерево целей. Дерево целей – это структурированная, построенная по иерархическому принципу (распределенная по уровням, ранжированная) совокупность целей экономической системы, программы, плана, в которой выделены генеральная цель («вершина дерева»); подчиненные ей подцели первого, второго и последующего уровней («ветви дерева»). Методы определения целей:

Авторитарный метод принятия решений. Руководитель устанавливает цели единолично. При этом он может запросить необходимую информацию или выслушать мнения различных специалистов предприятия, но цели будет устанавливать сам.

Экспертные методы – это группа методов основана на определении среднего мнения группы руководителей и специалистов предприятия.

Аналитические методы – методы, основанные на анализе существующего положения предприятия, потребителей, конкурентов, рыночной конъюнктуры в целом и прогнозировании будущих ситуаций – анализ временных рядов, корреляционный анализ

Методы структурно-логических моделей основываются на моделировании процессов среды деятельности фирмы и рыночных процессов. Необходимо – вычислительная техника, информационный массив и модель.

Одними из самых важных целей для стратегического управления являются цели роста организации. Данные цели отражают соотношение темпа изменения объема продаж и прибыли организации, темпа изменения объема продаж и прибыли по отрасли в целом. В зависимости от того, каково это соотношение, темп роста организации может быть быстрым, стабильным или может наблюдаться сокращение. Соответственно этим темпам роста могут устанавливаться цель быстрого роста, цель стабильного роста и цель сокращения.

Цель быстрого роста является очень привлекательной и очень сложной для достижения. Организации, если у нее для достижения данной цели есть все необходимые предпосылки, следует отдавать предпочтение именно этой цели роста. Чтобы справиться с быстрым ростом, руководство организации должно обладать такими качествами, как глубокое понимание рынка, умение выбрать наиболее подходящую часть рынка и сконцентрировать свои усилия на этой части рынка, умение хорошо использовать имеющиеся у организации ресурсы, умение чутко ощущать ход времени и хорошо контролировать во времени протекающие в организации процессы. В случае быстрого роста организации, необходимо иметь опытных менеджеров, умеющих рисковать. Стратегия организации должна быть сформулирована очень ясно.

Цель стабильного роста предполагает, что при ее достижении организация развивается примерно таким же темпом, как и отрасль в целом. Данная цель организации означает, что организация стремится сохранить неизменной свою долю рынка.

Цель сокращения ставится организацией тогда, когда по целому ряду причин она вынуждена развиваться более медленными темпами, чем отрасль в целом, либо даже в абсолютном выражении сокращать свое присутствие на рынке. Постановка такой цели отнюдь автоматически не означает, что у организации протекают кризисные явления. Например, после периода быстрого роста может возникнуть необходимость сокращения. Здесь проявляется одна из интересных особенностей трех данных целей роста. Являясь совершенно разными по своей направленности, они могут спокойно, последовательно совмещаться во времени, сменяя одна другую.

Правильно поставленная стратегическая цель и выбранные средства ее достижения позволяют:

1) в целом в длительном периоде времени снижать издержки;

2) рационализация производства;

3) добиваться высокой производительности труда;

4) делать понятной и осознанной деятельность персонала, мотивируя ее в долгосрочном периоде времени;

5) мобилизовать достоинства бюрократической структуры организации;

6) эффективно использовать основной капитал;

7) грамотно применять новейшие достижения научно-технического прогресса, “плюсы” от использования которых возрастают в более протяженном периоде времени и др.

Рис. 1. Связь системности

Данная схема (рис. 1.) показывает наращение системности знаний, описана в работе [19, стр. 30]. Осознание системности нашего познания – это высокий уровень системности знаний. Описание не означает бесцельное и хаотичное блуждание, является процессом поиска истины.

 «Отношение – это то, с помощью чего система объединяется в одно целое» [20, стр. 51]. В любой системе необходимо наличие отношений между его объектами и между их свойствами. Наличие двух или более типов связи – важнейший признак, характеристика и условие существования системы. Поэтому выбор отношений влияет на определение целей.

В работе [19, стр. 81] для определения отношения необходимо не менее двух объектов, а свойством мы называем некий атрибут одного объекта. Пусть E – множество. Любое свойство, которым обладает элемент xÎE, задает в E подмножество AÍE всех элементов, обладающих этим свойством. Пусть задано некоторое отношение R, в котором могут находиться элементы x и y множества E, записанные в указанном порядке. Если они находятся в заданном отношении, то используется запись xRy, если нет – запись x y. Множество всех упорядоченных пар (x, y) (то есть (x, y) и (y, x) – разные пары при x¹y) называется произведением E´E. Рассмотрим подмножество RÍE´E всех пар, для которых xRy. Задание этого подмножества является заданием отношения.

Свойства (качества, основные характеристики) систем определяют следующие параметры:

- целостность (сумма плюс взаимообусловленность);

- совместимость или несовместимость с другими системами;

- стабильность (устойчивость обратной связи);

- адаптация (приспособление к окружающей среде, реакция на окружающую среду и ее воздействие);

- обучение, способность к самосовершенствованию.

Рассмотрим единство и обособленность анализа и синтеза системного подхода, что описано в большинстве работ по декомпозиции и агрегированию [3, 5, 8, 12, 16, 18, 21, 22, 23]. Аналитический метод сформировался как самостоятельный способ познания в XVII в. «Его сущность очень точно сформулировал Декарт: «Расчлените каждую задачу на столько частей, сколько потребуется, чтобы их было легко решить». Значение аналитического метода состоит не только (и не столько) в том, что сложное целое расчленяется на все менее сложные и в конечном итоге простые части, а в том, что эти части, будучи соединены надлежащих образом, вновь образует единое целое» [12, стр. 133]. Тем самым определяется анализ и синтез систем.

Анализ организации имеет несколько этапов:

- постановка задачи – определение объекта исследования, постановка целей, задание критериев для изучения объекта и управление объектом;

- выделение системы, подлежащей изучению, и ее структуризация;

- составление математической модели изучаемой система.

Определение шкал ценностей существует в системном анализе. Для построения шкалы ценностей необходимо выделить существенные и несущественные параметры. Определим шкалу потребностей в данном параграфе.

Пользуясь данной иерархией потребности, студентам можно давать следующие задания. Пусть мы имеем следующие потребности: необходимость в здоровье, необходимость в благосостоянии, необходимость в уважении. Необходимость в уважении зависит от внешней среды. Построить иерархию потребностей, включая в совокупности тридцати наименований, при этом все должно описываться как система. Потому что голодный художник, испытывая физиологическую потребность низшего уровня, не перестанет рисовать картины, удовлетворяя потребность высшего уровня. Только индивид, не имея фантазии, становится поэтом, хотя мог быть математиком.

При рассмотрении единства анализа и синтеза [22, стр. 36] определим принцип, лежащий в основе изучения процесса познания экономической системы. Принцип подразумевает неразрывность анализа и синтеза в процессе исследовательской деятельности. Анализ формирует исходные данные при изучении системы, где каждый объект распадается на составные части, которые исследователь изучает отдельно. Синтез – это понятие, противоположное анализу, но неразрывно с анализом связанное. Синтез показывает соединение, взаимосвязь отдельных частей, в системном анализе элементов, то есть объединение всех сторон системы в единое целое, объединение элементов в систему.

В развитии теории управления большое значение определяется фундаментальными знаниями по философии и экономике, кибернетики и общей теории систем. Главный вклад школы классической теории организации и управлении характеризуется определением общих принципов. Главный вклад данной школы заключается в разработке:

- принципом и законом научной организации труда, именуемым термином научный менеджмент;

- принципов и методов административной деятельности;

- аксиом и подходов построения организации идеального типа или идеальной бюрократии.

К эвристическим методам исследований относится понятие анализа и синтеза. Анализ (синоним терминов разложение, расчленение) – это процедура мысленного и реального разделения объекта, обычно называемой системой, явления на составные части, каждая из которых исследуется отдельно. Анализ входит органической частью во все научные исследования. Понятие анализа основывается на таких терминах, как выделение ведущего звена для постановки цели, создания ситуации, определения стратегии. При проведении анализа необходимо обеспечить сопоставимость вариантов анализа, оперативность и своевременность, количественную определенность.

Синтез (синоним терминов соединение, сочетание) – это объединение различных элементов системы, сторон предметов в единое целое. Объединение осуществляется как в практической деятельности, например, при синтезе рекомендуемой системы управления, так и в процессе изучения. Синтез противоположен анализу, неразрывно связан с ним. Как познавательная операция синтез имеет множество различных форм. Например, эмпирические данные, полученные в результате эксперимента, синтезируются при их теоретическом обобщении. Для современной науки управления характерны вопросы синтеза как внутри организации, так и между организациями, например, создание сетевых структур.

При рассмотрении анализа и синтеза необходимо не применять термин компоненты, потому что объединение компонентов – это соединение несвязанных единой целью объектов. Группа сидит на занятии как единая система, объединенная целью получения знаний. Уходя с занятий, данная группа идет как неорганизованная толпа, набор не взаимосвязанных компонент.

Авторами предлагаются математические модели иерархических систем управления, что описано в работах [1, 2, 4, 5, 6, 7, 9, 10, 17]. Используется формальный язык общей теории систем, основанный в свою очередь на теоретико-множественных концепциях. Введенная формализация дает возможность достигнуть необходимой точности описания, применять математические методы оптимизации и проводить структурные исследования. Например, в работе [17] даны описания сталелитейной, нефтехимической и энергетической отраслей промышленности.

Построение модели системы – это процесс формализации, которая достигается за счет изучения системы и в некоторой степени за счет упрощения ее реальных структур, связей и отношений. Остановимся на методах, позволяющих проводить исследования систем для дальнейшего построения их моделей. В качестве таких методов первостепенное значение имеют анализ и синтез.

Основной операцией анализа является представление целого в виде частей. При решении задач системных исследований объектами анализа являются системы и цели, для достижения которых они проводятся. В результате анализа решаемые системой задачи разбиваются на подзадачи, системы – на подсистемы, цели – на подцели. Этот процесс разбиения продолжается до тех пор, пока не удастся представить соответствующий объект анализа в виде совокупности элементарных частей. Операция разложения целого на части называется декомпозицией. Обычно объект системного анализа сложен, слабо структурирован, плохо формализован, поэтому операция декомпозиции представляет собой также плохо формализованный процесс. Обычно декомпозицию проводят высококвалифицированные эксперты, имеющие богатый опыт работы в данной области.

Структура управления – представляется в виде системы рационального распределения [11, 15]. Вопрос, в чем рациональное распределение. Между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом. Напишем пример дисфункции.

Директор, он же владелец предприятия, следит за деятельностью Общества посредством администратора. Данный администратор предоставляет отчет о функционировании ООО «МАН» еженедельно. В связи с этим нарушается официальная структура управления предприятием. Где, по какому документу, нарушается официальная структура управления?

Рассмотрим анализ официальной и фактической структуры управления на предприятия на примере ООО «МАН». Решение о выборе структуры организации в целом всегда принимается руководством высшего звена. Руководители более низких рангов лишь помогают им в этом, обеспечивая их необходимой информацией и давая одновременно свои предложения по поводу структуры отдельных подразделений. Задача руководства организации в этом случае заключается в том, чтобы использовать ту структуру, которая наиболее соответствует целям и задачам организации, которая наилучшим образом позволяет взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом удовлетворять потребность клиентов и достигать своих целей наиболее эффективно.

Структура аппарата управления организацией (подразделением, фирмой) характеризует состав и взаимосвязь его подразделений (отделов, участков) и отдельных должностных лиц, следовательно, структура аппарата управления организацией дает представление о его подразделениях, службах и отдельных должностных лицах, их специализации, соподчиненности и взаимосвязи (по вертикали и горизонтали).

К звеньям управления относятся структурные подразделения, а также отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления либо часть их. К звеньям управления следует относить и менеджеров осуществляющих регулирование и координацию деятельности нескольких структурных подразделений.

Ступени управления характеризуют последовательность подчинения одних звеньев управления другим снизу доверху. На основе поступающей информации менеджерами на каждой ступени управления принимаются решения, которые конкретизируются и доводятся до нижестоящих звеньев.

Основные признаки структуризации организации:

-                   функциональное назначение;

-                   «обслуживаемый» продукт;

-                   обслуживаемая группа потребителей;

-                   обслуживаемый регион;

-                   интервал рабочего времени;

-                   количество подчиненных;

-                   обслуживаемый процесс.

Структура управления – упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. Организационная структура управления определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей.

Структура управления – представляется в виде системы рационального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми. Элементы организационной структуры управления – отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), службы либо органы аппарата управления.

Два направления специализации элементов организационной структуры управления:

а) в зависимости от состава структурных подразделений организации вычленяются звенья структуры управления, осуществляющие маркетинг, менеджмент производства, научно-технического прогресса и т.п.;

б) исходя из характера общих функций, выполняемых в процессе управления, формируются органы, занимающиеся планированием, организующие производство, труд и управление, контролирующие все процессы в организации.

Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные связи. Вертикальные связи – это связи руководства и подчинения, например связь между директором предприятия и начальником цеха. Необходимость в них возникает при иерархичности построения системы управления, то есть при наличии различных уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели. Горизонтальные связи – это связи коопераций равноправных элементов, например связи между начальниками цехов. Носят характер согласования и являются одноуровневыми.

Организационная структура управления должна, прежде всего, отражать цели и задачи организации. Следует предусматривать рациональное разделение труда между органами управления и отдельными работниками, обеспечивающее творческий характер работы и нормальную нагрузку, а также надлежащую специализацию.

Формирование структуры управления надлежит связывать с определением полномочий и ответственности каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.

Между функциями и обязанностями, с одной стороны, и полномочиями и ответственностью с другой, необходимо поддерживать соответствие, нарушение которого приводит к дисфункции системы управления в целом.

Организационная структура управления призвана быть адекватной социально-культурной среде организации, оказывающей существенное влияние на решения относительно уровня централизации и детализации.

Одним из типов структуры является иерархия, описывающая отношения подчинения или вложенности, и представляется в виде графа – дерева. Среди всех систем представляет интерес иерархические системы, которые характеризуются выполнением двух принципов:

- система может распадаться на подсистемы, каждая из которых в свою очередь является системой;

- система является, как правило, подсистемой суперсистемы, где суперсистема есть система более высокого порядка, уровня.

В теории управления иерархичную систему можно считать системой с конечным числом уровней (бесконечные системы могут рассматриваться в философии), и тогда, во-первых, на нижнем уровне система распадается на условно неделимые элементы, во-вторых, существует система высшего нулевого уровня.

Концептуальной моделью или абстрактной системой управления общественным производством является организационная система. Организационная система может быть представлена сложной иерархической системой, на верхнем уровне которой расположено управление всем народным хозяйством, а на нижнем – управление производственными участками и бригадами. Организационная система задается описанием управления общественным производством, не всегда формализованным, но обязательно логически непротиворечивым.

Организационную систему рассматривают как кибернетическую систему, последняя характеризуется выделением управляемого объекта и присоединенного к нему управляющего устройства (управляемая и управляющая подсистемы). Одним из способов анализа систем является прием стратификации – выделение в системе различных стратов (уровней) рассмотрения. Распространено описание трех стратов управляющей подсистемы организационной системы – функциональная системы, информационная система и организация управления. Страт системы в свою очередь является системой, для описания страта системы характерно фиксирование элементов, его составляющих.

Для анализа организационной структуры управления предлагается в качестве элементов системы должностные позиции руководителей подразделений. Выделяются производственные – в соответствии с уровнем анализа производственной организации; технические – на уровне технических служб; экономические – на уровне финансовых и экономических отделов, бухгалтерия; прочие подразделения – на уровне классификации функциональной системы. Использование термина «должностные позиции» вместо привычных «должности» и «должностные лица» вызвано тем, что при анализе организационной системы оказывается возможным и целесообразным агрегированное представление нескольких должностей, например, начальника отдела и его заместителей, в качестве одного структурного элемента системы – «обобщенного» руководителя подразделения.

Должностная позиция в матрице деловых связей – это либо отдельный руководитель, представляющий руководимое структурное подразделение или функциональное направление в нем, либо группа руководителей, в совокупности представляющих подразделение или функциональное направление. В дальнейшем должностная позиция как элемент выступает во всех моделях, отражающих систему организации управления.

Количественная оценка связи между любой парой должностных позиций в матрице деловых связей учитывает следующие виды контактов:

- выдача и получение заданий;

- отчетность о результатах работы;

- согласование управленческих решений;

- проведение совещаний;

- контакты по телефонным переговорам, интернет – линиям;

- вербальные взаимоотношения менеджеров системы управления;

- технологически связанные подразделения;

- руководство и подчинение в системе.

Несовпадение официальной регламентации и фактического подчинения вызывает необходимость внесения в опрос руководителя вопроса о фактической подчиненности, ответ на который также принимается во внимание при определении элементов матрицы деловых связей.

Наиболее очевидная возможность получения общей матрицы деловых связей состоит в переходе на суммарную числовую оценку каждой пары связей между двумя должностными позициями. Для этого каждому типу контакта с учетом его периодичности ставится в соответствие условная количественная оценка. Оценка отражает относительную тесноту и постоянство данной связи по сравнению с другими типами связей. В данном случае важны не абсолютные значения оценок, а лишь их соотношение.

Таким образом, информация об общих деловых связях руководителей фирмы представляется в виде квадратной матрицы: D=||dij||N, где N – число рассматриваемых должностных позиций, а dij – числовая характеристика силы связей позиции i с позицией j. Рассматриваемый подход позволяет получить достаточно полную картину связей между элементами системы, а не только ту ограниченную часть, которая регламентирована внутрифирменным документооборотом, схемой административной подчиненности должностных лиц, положениями о подразделениях и должностными инструкциями.

При создании больших матриц описания структур управления авторами применяются  различные формальные методы. Задача классификации взаимодействующих объектов формулируется как задача поиска такого разбиения  R={R1,…,Rm} на заданное число классов m и такого описания взаимодействия между ними B=||bkl||mk,l=1, при котором максимизируется функционал:

F(R,B)=  

Для того, чтобы эквивалентно минимизировать потери информации при агрегированном описании исходной структуры ‹N,D› макроструктурой ‹R,B›, можно применять методы классификации действующих структур. Данный метод классификации применим к любым матрицам взаимодействий. Следовательно, он может быть использован экспертом при анализе как предлагаемой нами структуры,  так и при совместном рассмотрении административной и функционально-управленческой структур, задаваемых различными матрицами. Во многих случаях анализ административно-управленческой структуры, проведенный высококвалифицированным экспертом, позволяет достаточно точно определить, выявить распределение функциональных обязанностей между должностными позициями и принятый стиль руководства на данном предприятии.

Рекомендации по совершенствованию управления предприятием направлены, прежде всего, на упорядочивание связей в аппарате управления. Построение матрицы деловых связей на ряде фирм показали, что административные системы плохо организованы и имеют сложную структуру. Организация взаимосвязей руководителей снижает затраты на взаимные контакты руководителей, тем самым позволяет снизить затраты управленческого труда. В основе мероприятий по совершенствованию управления лежат приемы целевой структуризации.

Функции управления – вид управленческой деятельности, составной элемент управления, при этом управление есть процесс выполнения всех его функций. Данное определение является общеупотребительным [11, стр. 73]. Функция управления характеризуется рядом атрибутов управления: поле ответственности, права и обязанности, полномочия, ресурсные возможности и цель. Так как функции управления суть управленческая деятельность, то с любой функцией управления связано управленческое воздействие и управленческое решение, что определяется совокупностью значений атрибутов управления. Значение атрибутов управления как количественные, так и качественные, являются взаимозависимыми и в комплексе определяют конкретную функцию управления. Причем, определяющим является цель – желаемое достижимое состояние объекта управления и его отдельных параметров.

Функции управления выполняются руководителем, который является носителем управления, субъектом управленческого труда. Руководитель должен обладать определенным для своей должности уровнем компетентности, то есть необходимыми для работы знаниями и навыками. От компетентности следует отличать категорию компетенции, которая есть права и обязанность действовать в пределах очерченных законом функций органа управления. В юридическом плане полномочия управляющего органа должны соответствовать российскому законодательству, а руководитель, обладая комплексом властных правомочий, является должностным лицом.

Руководители в процессе управления общественным производством управляют коллективами работников, в совокупности руководитель и непосредственно подчиненный ему коллектив работников образует структурное подразделение. Деятельность рядовых сотрудников определяет функции управления руководителя данного подразделения, так как являются объектом управления для управляющего воздействия руководителя. Структурные подразделения условно можно разделить на производственные, инженерно-технические и управленческие. Результатом деятельности производственного подразделения является продукция или производственные услуги, результатом инженерно-технических подразделений – технические решения и услуги по их разработке, а управленческие подразделения – управленческие решения и информационные услуги по их разработке.

Покажем конструктивность применения кибернетико-системного подхода в теории управления на примере построения функциональной системы и ее использования для формирования организации управления, так как именно состав функций должен служить исходной базой при разработке и совершенствовании структуры управления, поскольку одним из важных принципов построения аппарата управления является первичность функций и вторичность органа управления. Построение функциональной системы показывает внутренний механизм формирования организации управления и сущность управленческих процессов.

Как в управляющей подсистеме организационной системы выделяется страт функциональная система, так и организационной системе можно выделить функционально-производственную систему, включающую описание видов деятельности – функций управления, информационной переработки и видов производственной деятельности. Функционально-производственная система является абстракцией, так как представляет функционирование хозяйственного объекта изолированно от материальных носителей труда – работников, то есть в функционально-производственной системе созидательная деятельность выступает самостоятельно. Привлечение функционально-производственной системы для формирования элементов функциональной системы вызвано тем, что именно объект управления определяет управляющую подсистему, также и исполнительная деятельность определяет необходимость существования функций управления.

На примере организации работы студентов выделим следующую классификацию функций управления. На этапе диагностика высшего учебного учреждения необходимо выделить ключевые, конкретные функции управления:

1. Приобретение знаний – использование и приспособление для нужд организации;

2. Усвоение знаний – создание возможностей для обучения;

3. Передача знаний – использование информационных технологий.

Данные функции управления используются для основных процессов управления. Поэтому приведем используемую классификацию конкретных функций управления. Классификация конкретных функций управления:

1.     Организация процесса получения знаний.

            Приобретение знаний, использование имеющихся в мире знаний.

            Приспособление знаний для нужд организации.

            Создание возможностей для обучения.

            Развитие системы образования.

            Психологическая подготовка учеников к общению на занятиях.

            Определение причин выявленных пробелов в знаниях.

            Обеспечение восприятия правил и построенных алгоритмов.

2.     Маркетинг.

            Управление рыночной ситуацией.

            Сравнительная оценка конкурентоспособности продукции.

            Перечень и профили конкурентов.

            Основные и альтернативные поставщики обучающихся учеников.

            Управление снабжением сырья и материалов.

            Возможности и угрозы реализации основных видов знаний.

            Управление сбытом.

            Анализ использования инструментов маркетинга.

3.     Экономические вопросы.

            Организационная структура и процессы управления.

            Анализ организации информационных потоков.

            Анализ документооборота.

            Формирование функций управления.

            Составление штатного расписания.

            Формирование положения о подразделениях.

            Создание должностных инструкций.

            Разработка регламентов управления.

4.     Управление внешнеэкономической деятельностью.

            Выявление зарубежных партнеров.

            Организация совместных проектов и мероприятий.

            Формирование валютно-финансовых отношений.

            Заключение международных договоров.

            Оформление поездок за границу учеников.

            Оформление командировок для заключения договора учителей.

            Участие в принятии международных стандартов качества.

            Участие в международных грандах.

5.     Управление социальным развитием.

            Формирование кадровой политики.

            Прием на работу персонала.

            Увольнения с работы персонала.

            Оценка и аттестация работников.

            Расстановка кадрового состава.

            Обучение и подготовка персонала.

            Составление плана социального развития.

            Формирование коллективного договора.

            Построение социальных благ.

            Формирование и предоставление социальных гарантий.

6.     Управление капитальным строительством и ремонтом оборудования.

            Формирования «портфеля заказов».

            Работы по проектированию строительства.

            Осуществление строительных работ.

Другие конкретные функции управления удобнее ставить при анкетировании или интервьюировании в каждый раздел классификации конкретных функций управления. Выделение элементов функциональной системы или классификацию конкретных функций управления предполагается производить методом функциональной декомпозиции. Другие известные методы классификации конкретных функций управления не позволяют количественно определить влияние функциональной специализации на взаимосвязи в аппарате управления и разделить деловые контакты руководителей на функционально обусловленные контакты.

Литература

1.     Акофф Р. Искусство решения проблем: Пер. с англ. – М.: 1982. – 224 с.

2.     Ансофф И. Новая корпоративная стратегия. – СПб.: 1999. – 416 с.

3.     Антонов А.В. Системный анализ.  – М.: 2004. – 454 с.

4.     Афанасьев М.Ю., Суворов Б.П. Исследование операций в экономиче: модели, задачи, решения. – М.: 2003. – 444 с.

5.     Баканов М.И., Мельник М.В., Шеремет А.Д. Теория экономического анализа. - М.: 2004. – 536 с.

6.     Бережная Е.В., Бережной В.И. Математические методы моделирования экономических систем. – М.: 2003. – 368 с.

7.     Вентцель Е.С. Исследование операций. – М.: 2006. – 206 с.

8.     Волкова В.Н. Теория систем. – М.: 2006. – 511 с.

9.     Высоцкий Л.Л., Гаврюшенко А.Ф., Дащук Т.Г. Индивидуальные задания и упражнения по моделированию в менеджменте. – Новосибирск: 2002. – 140 с.

10.                        Высшая математика для экономистов./Под ред. проф. Н.Ш.Кремера. – М.: 2004. – 471 с.

11.                        Гренбэк Г.В. От социалистического предприятия к фирме. Новосибирск, 1999. – 173 с.

12.                        Дрогобыцкий И.Н. Системный анализ в экономике. – М.: 2009. – 512 с.

13.                        Дятлов А.Н. Общий менеджмент: Концепции и комментарии. - М.: 2007. – 400 с.

14.                        Иванова Т.Ю., Приходько В.И. Теория организации. – СПб.: 2004. – 269 с.

15.                        Марков В.Ю. Формирование системы управления учебными заведениями с помощью деловых игр / В.Ю. Марков// Формирование системы управления учебными заведениями с помощью деловых игр: Педагогический профессионализм в современном образовании: материалы Международной научно-правтической конференции, часть 1. – Новосибирск: 2009. – 356-366 с.

16.                        Математика и кибернетика в экономике. Словарь – справочник. – М.: 1975. – 700с.

17.                        Месарович М., Мако Д., Такахара И. Теория иерархических многоуровневых систем: пер. с англ. М.: 1973. – 344 с.

18.                        Моисеев Н.Н. Математические задачи системного анализа. - М.: 1981. – 488 с.

19.                        Перегудов Ф.И., Тарасенко Ф.П. Введение в системный анализ. – М.: 1989. – 367 с.

20.                        Симонов В.П. Педагогический менеджмент: 50 НОУ-ХАУ в управлении педагогическими системами. – М.: 1999. – 430 с.

21.                        Системный анализ и принятие решений. Словарь-справочник – М.: 2004. – 616 с.

22.                        Фрейдина Е.Н. Исследование систем управления. – М.: 2008. – 367 с.

23.  Черняк Ю.И. Системный анализ в управлении экономикой. М.: 1975. – 192 с.