Искусство постоянного совершенствования

Вы когда-нибудь слышали о философии кайдзен? Если нет, не торопитесь заглядывать в Википедию. Кайдзен – это практика постоянного совершенствования всех процессов производства и управления. Ее создали и применили японцы, которым нужно было выбраться из послевоенного тупика.
Тайити Оно, председатель совета директоров компании Toyota, разработавший систему управления затратами «канбан», бережливое производство (метод «Lean») и метод «точно в срок», верил, что успех построенной им производственной системы был «следствием глубокого отчаяния, через которое нужно было пройти бизнесу, чтобы преисполниться решимости действовать».

 

О том, как подобные методы внедряются в России, хорошо написано в книге «Слон на танцполе. Как Герман Греф и его команда учат Сбербанк танцевать», которую я сейчас читаю.

Где Тойота и Сбербанк, а где мы? Не так и далеко, если подумать.
Суть философии кайдзен – в малых, но постоянных изменениях к лучшему.
Отремонтировать всю квартиру в один день невозможно. Но разобрать в ящиках стола и организовать себе удобное рабочее место – реально.

Иногда потрясающий результат может дать просто перестановка принтера на столе, книг на полке или кастрюлек с одной полки на другую на кухне.
Оглянитесь вокруг. Что вы можете исправить в своей жизни прямо сейчас?
Обычное возражение – «У меня нет времени, мне некогда, работы по горло».

Самое интересное, что стоит только действительно остановиться, свежим взглядом посмотреть на себя со стороны, и станет ясно, что ситуацию надо менять. Если вы загнаны, устали до невозможности – значит вы делаете много лишнего и близки к положению компании Тойота перед рывком наверх.

Что реально вы можете сделать? Во-первых, рассортировать входящую информацию. Отписаться от лишних рассылок, посмотреть, какие письма вы не читаете, и настроить спам-фильтры.


Рассортировать входящую электронную почту по папкам «работа», «рассылки», «личное» и т.п. Сейчас все письма по работе попадают у меня в соответствующие папки, и я не трачу время на их поиски в общем потоке.

Создать папку для текущей работы и рассортировать информацию в ней. К примеру, я работаю с издательством. Значит у меня есть папка «Издательство», а в ней вложенные папки «Обложки», «Макеты», «Реклама» и т.д.

Нумеруйте папки с фотографиями по принципу даты. Год_месяц_число_тема. Если даже вы забудете проставить тему, вы найдете фото по приблизительной дате.

Поиск информации, авторучек, забытого документа – самые большие пожиратели времени. Вспомните, что и как вы искали последний раз?  Можно ли этого избежать в дальнейшем?

Составьте список ежедневных рутинных операций, которые вы совершаете дома и на работе. Внимательно изучите его. Посмотрите, какие процессы можно сгруппировать, а какие – просто выкинуть?

Ищите, кому можно делегировать свои обязанности. К примеру, фрилансер расшифрует вашу лекцию или выступление быстрее и дешевле. Сколько стоит ваше время? Сравните затраты.

Думайте, как вы можете сэкономить время и деньги. Стоят ли у вас счетчики для воды и многотарифный счетчик на электричество? Научились ли вы оплачивать квитанции при помощи интернет-банка или все еще стоите в очередях с квитанциями? Очень часто мы живем «на автомате», потому что «так заведено».

Не страдайте от неудобств. К примеру, у меня есть целая коллекция дисконтных карт разных компаний, но взамен они присылали мне смс с уведомлениями о начале сезона скидок и т.п. Чтобы сэкономить время, я обзвонила эти компании и отказалась от рассылок.

Думайте, думайте, думайте! Это ваша жизнь. Она должна становиться лучше.