Как формировать отчетность перед руководством?

Какую бы должность в компании вы ни занимали, вам приходится отчитываться о проделанной работе перед руководством. А что хочет видеть от вас ваш руководитель? Как правило, вы либо знаете точно, какие показатели его интересуют, либо же он осуществляет выборочную проверку.

Эксперты предлагают вам упорядочить контроль и отчетность перед руководителем, что позволит вам:

- избежать дублирования и двойного контроля (таковой еще часто встречается);
- сократить время на отчетность;
- избежать контроля и отчетности в иное время;
- создать свою отчетную форму и в том числе самостоятельно контролировать выполненный объем работ.

Итак, любой отчет о проделанной вами работе можно свести к некой универсальной форме, содержащей основные параметры, отражающие вашу деятельность. Вы, в зависимости от специфики, можете доработать представленную форму, внести в нее новые показатели.

Переходим к пунктам отчета и данным, которые должны быть в них представлены:

1. Основные достижения периода

(Кратко указываются основные значимые для достижения целей, стоящих перед отделом или конкретным сотрудником, события, мероприятия, документы и пр. направления деятельности за отчетный период).

2. Комментарии и рекомендации (Дается оценка проделанной за отчетный период работе, указываются причины невыполнения поставленных задач, формулируются предложения и рекомендации по дальнейшей работе).

3. Внутренний менеджмент

(Решенные организационные вопросы, связанные с персоналом организации: укомплектован ли штат, незакрытые вакансии, планируемые на будущие периоды, отпуска, взыскания и штрафы, премирование и благодарности).

4. Финансы

- процессы формирования доходов (прогнозируются ли большие сделки, возможны ли снижения оборота или повышение и почему, какие действия предприняты);
- процессы формирования расходов (план, факт, что урезано и пр.);
- процессы учета (вносятся ли в отчетные формы новые колонки, что необходимо изменить в форме отчетности).

5. Клиенты

(Кто является клиентом? Какую ценность они получат? Отчет по работе с клиентами.)
- процессы развития и поддержания взаимоотношений с клиентами (как работают с клиентами, сложности, конфликты, проблемы);

- количество рекламаций и их краткое описание с указанием предпринятых действий;
- процессы привлечения клиентов (что делается, чтобы найти новых клиентов).

6. Внутренние процессы

(Что сделано внутри компании, чтобы повысить ее ценность для клиента?)
- процессы развития и поддержания отношений с поставщиками (с кем есть проблемы, какие новые появились, общая информация);

- инновационные процессы (что новое внедрено в отделе);
- количество тендеров, в которых участвовали;
- количество тендеров, которые проиграли с указанием причин;
- количество тендеров, в которых участвуем (описание компаний и предмета тендера).

6. Обучение и развитие

(Что сделано, чтобы повысить квалификацию своих сотрудников?)
- по человеческому капиталу (обучение персонала);
-по информационному капиталу (новые программы, которые внедрены, технологии и программы, которые нужно внедрить);
-по организационному капиталу (какие нововведения предприняты в построении взаимодействия между подразделениями).

В конце отчета обязательно ставится ФИО, должность и дата формирования отчета. Такой отчет можно передавать руководителю в распечатанном или электронном виде, его можно обсуждать на отчетных встречах и итоговых собраниях.

Отчетность, в каком бы виде она ни существовала в вашей компании, присутствует в любом случае. Упорядоченная отчетность создает прозрачность, позволяет видеть результаты. Если у вас отчет не упорядочен, сформируйте его хотя бы на основе представленных показателей и предоставьте своему руководителю. Уверяю вас, это предоставит вам множество дополнительных возможностей!