10 способов улучшить свой бизнес за счет IT-технологий в 2008 году

На модерации Отложенный Как заставить IT-систему своей компании работать для сотрудников и руководства, а не против них? Подводя итоги 2007 г., журнал Business Week приводит 10 простых, но не самых очевидных идей, воплощение которых в 2008 г. поможет снизить издержки управления и повысить эффективность бизнес процесса. Не все предложения можно реализовать в России, но большинство советов актуально и для нашей страны.

Автор этих советов сам является поставщиком компьютерных услуг для бизнеса, поэтому приведенная информация отражает точку зрения технических специалистов, знакомых с нуждами корпоративных потребителей. Конечно, мнение IT-шника по этому вопросу изначально субъективно, но зато позволяет увидеть проблему информационного обеспечения бизнес-процессов с другой стороны и узнать некоторые IT "секреты Полишинеля".

Добейтесь скорости

Скорость передачи данных в сети вашей компании кажется не самым важным фактором, однако на самом деле, чем быстрее вы сможете получать и передавать необходимую вам информацию, тем больше времени у вас и ваших сотрудников будет оставаться на принятие важных решений.

Самое интересное, что увеличение скорости сети не обязательно потребует больших затрат. Для начала можно поставить такую задачу техническому специалисту, обслуживающему сеть. Зачастую после проведения небольшого анализа сети и выявления "узких" мест становится ясно, что для повышения скорости достаточно немного обновить оборудование. Результат вы почувствуете немедленно - экономия на времени и нервах даст о себе знать.

Получите удаленный доступ

Это удивительно, но некоторые сотрудники так любят свою работу, что готовы решать деловые вопросы из дома, в командировках, на выходных. Пресекать такие трудовые порывы глупо, поэтому совершенно необходимой вещью в современной компании является система удаленного доступа, с помощью которой сотрудник может получить доступ к внутренним компьютерным службам компании из любой точки, где есть интернет. Стоит построение такой системы совсем недорого, а эффект от ее внедрения может быть значительным. При желании особо трудолюбивым сотрудникам можно выдать дешевые служебные ноутбуки с Wi-Fi доступом.

Составьте правильные отчеты

Любая бизнес-программа, по сути, должна упрощать процесс работы с информацией, однако любой руководитель знает, что быстро получить нужную информацию из бухгалтерской или финансовой систем, программы управления заказами бывает непросто. На получение нужной информации в нужном виде требуется время. Выход есть.

Достаточно определить два-три типа отчетов, которые необходимы регулярно для принятия решений. И заказать эти отчеты либо стороннему консультанту, либо штатному сотруднику. Потратив деньги на эти отчеты, руководитель будет избавлен от необходимости высчитывать нужные показатели самостоятельно. Как вариант можно попробовать заказать разработку системы автоматизированных отчетов у своего поставщика программ.

Узнайте, что такое CRM

Если вы до сих пор не знаете, что такое CRM-программы, то вы серьезно отстали от жизни. Customer Relationship Management (управление связями с заказчиками) системы - это мощный информационный инструмент, который позволяет вашим сотрудникам эффективно собирать, структурировать и анализировать информацию о взаимоотношениях с каждым отдельным партнером. С помощью хорошо работающей CRM-системы можно "одним кликом" получить полную информационную картину и историю каждому заказчику или поставщику, понять текущее состояние дел по отдельному контракту, сообща с коллегами решать общие задачи, координировать свои действия и, как результат, повышать уровень обслуживания клиентов. Это действительно облегчает работу, и сейчас это недорого.

Только не Vista!

Новые программы - это всегда замечательно, но есть один хороший совет, который позволит вам сэкономить много денег и нервов: "приложите все усилия, чтобы избежать установки новой операционной системы Windows Vista". Имейте в виду, что после 1 января 2008 г. купить старую добрую Windows XP будет все сложнее, так что, если вы в ближайшее время планируете закупку новых компьютеров, постарайтесь успеть до нового года. Иначе вашей компании придется потратить уйму времени и средств на борьбу с несовместимыми с Vista программами и оборудованием. Пока же лучше XP и ждать, когда Microsoft выпустит несколько модифицированных и улучшенных версий Vista, а все компьютеры в компании обновятся и точно "потянут" новую операционную систему.

Купите служебные смартфоны

Бесплатные служебные смартфоны для самых важных сотрудников компании станут троянским конем для ваших подчиненных. С одной стороны, ни один менеджер не сможет устоять перед возможностью получить красивый дорогой телефон. С другой - после того, как он его получит, сотрудник никогда не сможет улизнуть от выполнения своих обязанностей. Содержимое его рабочего компьютера, календарь, все необходимые контакты постоянно будут с ним, и отвечать на электронные письма клиентов придется отовсюду.

Избавьтесь от телефонов

Переведите все, что связано с кол-центрами, телефонными службами, голосовой почтой, автоответчиками и автосекретарями, на аутсорсинг. Так вы избавитесь от головной боли и лишних сотрудников. Конечно, выведение телефонной службы за рамки организации таит в себе некоторые риски, но в большинстве случаев они с лихвой окупаются за счет преимуществ.

Заведите интранет

Одного интернета недостаточно. Чтобы ваши сотрудники могли эффективно взаимодействовать друг с другом и клиентами, не помешает и система внутреннего интернета - интранет. Не стоит забывать, что к единой сети, закрытой от внешнего мира, можно подключить не только ваших сотрудников, но и ваших клиентов. Получив доступ в клиентскую часть интранета, ваш заказчик сможет отслеживать ход выполнения своего заказа, оперативно размещать новые заявки и общаться с сотрудниками компании.

Установите систему оповещений

Автоматизированные оповещения о важных событиях отлично помогают не пропустить ключевой момент и избежать неприятных "неожиданностей". Просрочка платежа от клиента больше 15 дней - оповещение, поставка выполнена - оповещение, количество отгулов у подчиненного за месяц превысило пять дней - оповещение, продажи упали ниже критического уровня - оповещение. Очень многие современные бизнес-программы позволяют выстроить гибкую систему оповещений. И да - стоит это недорого.

Надавите на своего техпоставщика

Как показывает практика, в большинстве случаев возможности вашего бизнес программного обеспечения не задействованы полностью. Вы можете долго упрашивать своего поставщика воплотить новые возможности в жизнь, а можете один раз ему пригрозить. Делается это так: в начале года приглашаете представителя компании, которая отвечает за IT-решения в вашей компании, и сообщаете ему, что намерены отказаться от его услуг по целому ряду причин.

Вероятнее всего, это так напугает вашего поставщика, что он совершенно бесплатно даст вам массу полезных советов, как можно усовершенствовать и модернизировать уже существующую систему, а также, вероятно, бесплатно предложит на пробу новые инструменты и модели. Проделывать эту процедуру рекомендуется не чаще, чем раз в год.