МЧД: Преимущества создания и применения машиночитаемой доверенности

Скоро для электронного документооборота сотрудникам предприятий будет необходима машиночитаемая доверенность (МЧД). А именно, с 1 января 2023 года законодательство обязывает все компании перейти на эти электронные аналоги бумажных документов. Поэтому желательно заранее подготовить предприятия для дальнейшей комфортной работы с цифровыми бумагами. Об особенностях работы с МЧД, ее необходимости – рассказали эксперты Удостоверяющего центра Контура.

Что такое машиночитаемая доверенность?

МЧД представляет собой электронный документ, который подписан сертификатом электронной подписи руководителя юр. лица или ИП. Фактически, это аналог бумажной версии доверенности, выданной для подписания различных документов. В нем указаны сведения о доверителе, должностном лице, перечень доверяемых полномочий.

Наличие МЧД позволяет подтвердить право сотрудника на подписание электронных бумаг в качестве представителя компании.

Применять доверенность в машиночитаемом формате стало возможным с 30.08.2021 г.

Для чего нужна МЧД?

Машиночитаемая доверенность обеспечивает безопасность документооборота компании. Также это позволяет руководителю делегировать своим сотрудникам обязанности по подписанию многочисленных финансовых и бухгалтерских бумаг. Без МЧД директору понадобится ставить свою электронную подпись (ЭП) собственноручно на каждом таком документе. Особенности применения МЧД состоят в том, что:

1. Работники организации используют свои ЭП, а не дубликаты подписи руководителя. Это упрощает процесс контроля документооборота, и вводит персональную ответственность.
2. Полномочия сотрудников регулируются своевременно. Директор наделяет полномочиями ответственных лиц, и отзывает доверенности тех, кто уволился из компании.

Насколько эффективна МЧД?

Машиночитаемая доверенность снижает риск незаконных действий персонала: подачи некорректной отчётности или подписания договора от имени директора.

Она прикладывается к формируемому документу в виде файла, либо ссылки не него. Требования к этому отражены в ФЗ №476.

В процессе создания универсального передаточного документа, продавец выбирает экземпляр МЧД и помещает его регистрационный номер в специальное поле в файле XML. После этого, документ просто подписывается ЭП лица, на которое выдана доверенность.

МЧД уже применяется для предоставления отчетов в ФСС и ФНС. Также она используется для электронного документооборота с поставщиками, подрядчиками и другими организациями. В дальнейшем планируется использовать МЧД в ЕГАИС Алкоголь, Честный знак и Росстат. Эксперты положительно оценили результаты экспериментальных периодов.

Переходный этап после 2022 года завершается, и в течение всего года допускается применение сертификатов ЭП работников без формирования цифровой доверенности. Однако с начала 2023 года МЧД станет обязательным условием для проведения электронного документооборота.

Как сделать МЧД?

Создать МЧД можно с помощью веб-сайта реестра машиночитаемых доверенностей, в сервисах Контур.Диадок, Экстрен и Доверенность. Она формируется на основе сертификатов генерального директора, которые с 1 января оформляются только в удостоверяющих центрах ЦБ и ФНС.