«Надо работать так, чтобы „бумажной“ нагрузки на ученых не возникало»

   09.03.2016
   Сергей Матвеев: «Надо работать так, чтобы „бумажной“ нагрузки на ученых не возникало»
   Вопросы заместителю директора Департамента науки и технологий Минобрнауки Сергею Матвееву задает Михаил Гельфанд.
   — Все академические институты составляют много отчетов о научной деятельности для ФАНО, РАН, Минобрнауки. Как каждая из организаций мотивирует важность своих отчетов? Какие из отчетов должны составляться в обязательном порядке, а какие можно игнорировать?
   — Это простой вопрос. Всё, что касается требований государства, сформулировано в двух постановлениях Правительства — «О единой государственной системе учета результатов НИОКР» (Постановление № 327 от 12 апреля 2013 года) и «Об оценке и мониторинге результативности деятельности научных организаций» (Постановление № 312 от 8 апреля 2009 года). Только эти нормативно-правовые документы определяют обязательные требования по предоставлению информации о научной деятельности от научных и образовательных организаций.
   В единой системе учета в электронной форме должна быть размещена информация о начинаемых и выполненных научных работах вне зависимости от того, выполнена ли эта работа в рамках государственного задания, за счет гранта, предоставленного фондами, или в рамках исполнения государственного контракта. Через сайт заполняется информационная карта НИОКР и итоговая карта со сведениями о полученных результатах. В этой же системе размещается минимальная информация о полученных охраноспособных результатах, ее перечень установлен приказом Министерства образования и науки.
   Вторая часть обязательной отчетности определена постановлением № 312. Это сведения о результативности научных организаций, то есть наукометрия. Раз в год организация обязана предоставить сведения о количественных результатах работы в базу Рособрнадзора.
   Больше никаких требований к научным организациям по предоставлению отчетности о научных результатах Правительством не установлено.
   — Это требования Правительства, а отчеты в РАН?
   — Представление информации в РАН связано с выполнением Академией экспертных функций. Действительно, в соответствии с требованиями Федерального закона № 253-ФЗ научные организации обязаны предоставлять информацию о выполненных за счет бюджетных средств НИОКР в Российскую академию наук. Но в Постановлении Правительства Российской Федерации, устанавливающем порядок предоставления такой информации (Постановление № 1195 от 14 ноября 2014 года), предусмотрено, что информация размещается в Единой государственной системе учета, а Академия, соответственно, получает доступ к этой единой базе.
   Таким образом, все задачи решаются с использованием общей цифровой инфраструктуры.
   Все информационные карты о НИОКТР, отчетные материалы доступны для экспертов Российской академии наук — сегодня доступ к Единой государственной системе учета имеют около 700 экспертов. В феврале, например, система фиксирует, что ежедневно экспертами просматривается от 1,5 до 3,5 тыс. страниц полнотекстовой информации.
   — Куда попадают наукометрические данные, предоставляемые ежегодно Рособрнадзору?
   — Доступ к этим сведениям имеют и Минобрнауки (для обеспечения работы Межведомственной комиссии по оценке результативности), и учредители организаций (например, ФАНО России имеет доступ ко всем данным, введенным подведомственными организациями). Когда организации, подведомственные Минсель-хозу, Минздраву, ФАНО России, другим органам власти, размещают сведения о результативности, учредитель обязан подтвердить эти сведения. В системе есть личные кабинеты всех федеральных органов власти, и они имеют доступ и к наукометрии, контролируют и подтверждают их. Российская академия наук также имеет доступ к этим данным — это позволяет Академии осуществлять функции, связанные с оценкой результатов научных организаций. Таким образом, Правительство установило лишь две электронные системы для сбора данных о наукометрии и о результатах научных проектов, при этом органов государственной власти, использующих эту информацию, — десятки.
   — В таком случае, что должен делать руководитель организации, если к нему пришел запрос на, скажем, сведения о публикациях сотрудников организации, например, от ФАНО?
   — Если запрашиваемая информация уже размещена в системе, можно дать ссылки на нее, больше никаких дополнительных действий не требуется. Наша общая задача — пользоваться общими источниками информации.
   — А если требуется либо эта же информация, но в каком-нибудь другом формате, либо совсем другие сведения?
   — Безусловно, какая-то дополнительная информация может потребоваться учредителю, но к этому нужно подходить, основываясь на принципе разумности такого взаимодействия. Учредитель не должен требовать лишнего, но может делать разовые запросы по необходимой ему информации, естественно, в случаях, когда такая информация не собиралась ранее.
   Вообще, я полагаю, что всем, кто связан с управлением научными организациями, и учредителям стоит посмотреть внимательно на нормативно-правовые акты, и многие вопросы снимутся.
   — Кто решает, какие запросы разумны, какие — нет?
   — Решить это на уровне закона или нормативного акта невозможно. Если потребуются какие-то сведения, которых нет в системах, то учредитель, безусловно, имеет право спросить у любой подведомственной организации о текущей деятельности, о полученных результатах. Но, как я сказал, объем информации, которая уже есть в Единой системе учета и в Системе мониторинга, вполне достаточен для решения большинства управленческих задач в сфере науки, и я не вижу ситуаций, когда необходимы дополнительные запросы. Сведения, которые собираются в государственных информационных системах, вполне достаточны для того, чтобы анализировать и понимать, что происходит в научных организациях. Есть определенная ведомственная специфика, например, у Минздрава, у ФАНО России. Эти ведомства установили дополнительные показатели в своих приказах об оценке, но они собираются в рамках общей процедуры мониторинга и вводятся организациями в единой системе.
   — Вы рассказали, как может и должен действовать орган исполнительной власти. А какими должны быть формальные действия научного секретаря института, на которого свалились запросы из нескольких мест? Причем у запросов разные форматы и они частично дублируют друг друга. Что делать в этом случае? «По пунктам 3, 5, 7 смотрите уже доступное, а по пунктам 4 и 6 вот вам дополнительные сведения»?
   — Скорее всего, так. Это оправдано не только соображениями сокращения бюрократической нагрузки на институты, но и задачей обеспечения корректности и непротиворечивости данных. Если организация предоставила в Рособрнадзор (соответственно, и в Министерство и учредителю) одни данные в ходе мониторинга, а заполняя многообразные формы, она укажет другие цифры, не по какому-то злому умыслу, а из-за технических ошибок, мы просто получим недостоверные данные. В этом никто не заинтересован.
   — Да, но кто-то собирает данные за год, кто-то — за три года, кто-то — на три года вперед…
— Про три года вперед это, наверное, из области научной фантастики. А данные за три года в большинстве случаев получаются как результат суммирования. С учетом того, что с 2014 года введена процедура ежегодного мониторинга и система учета результатов НИОКТР, о которых я говорил раньше, к концу текущего года базы будут содержать как минимум трехлетнюю ретроспективу. Соответственно, можно воспользоваться этими данными и не создавать лишней нагрузки на подведомственные организации.
   — Вы исходите из презумпции разумности, а я исхожу из существующих реалий…
   — Я считаю, что это вопрос профессионализма тех сотрудников, которые решают управленческие задачи. Принцип работы управленцев должен быть очень простым: в первую очередь используй доступные данные, государственные информационные системы и в последнюю — как крайний вариант — спрашивай у организации или, тем более, у ученого.
   — Тем не менее аккурат в декабре у меня был день или два на то, чтобы собрать все свои публикации за пять лет, посчитать их и написать одну цифру. Насколько мне известно, это пошло как раз в ФАНО.
   — А это уже вопрос к качеству менеджмента в самих научных организациях, вопрос к их руководителям и ко всем административным службам — кадровым, бухгалтерским. Они должны работать так, чтобы нагрузки на ученых не возникало. Сведения, о которых Вы говорите, просто должны быть у административных служб организации. Организация должна знать, отслеживать публикации своих сотрудников, вообще научные результаты.

Такие сведения нужны постоянно и для самых разных целей — от самооценки динамики развития организации до аттестации сотрудников, реализации «эффективного контракта».
   Если результаты прикладные — здесь вообще стоит вопрос об управлении правами на них — правовой охране, лицензировании. На мой взгляд, как минимум странно, если административные службы научной организации при возникновении какого-то вопроса или внешнего запроса обращаются за информацией к ученым.
   — На заседании Общественного совета Минобрнауки я предлагал помечать на каждой бумаге, кто ее запрашивает и сколько времени требуется на ее заполнение, но меня как-то не поддержали руководители Министерства…
   — Здесь стоит вспомнить одну международную практику, которая сейчас внедрена и в России, — совсем недавно Минэкономразвития России разработало «калькулятор трудозатрат на заполнение бумаг». Вышло и соответствующее постановление Правительства, которое устанавливает, что любое ведомство, вводящее новую форму отчетности, должно посчитать с помощью калькулятора объемы затрат, связанных с предоставлением этой информации, и, соответственно, предусмотреть компенсацию для организаций.
   — То есть каждый приходящий запрос должен сопровождаться комментариями вроде «по нашей оценке, на выполнение этого запроса требуется 47 с половиной минут»?
   — Даже не в минутах, это может измеряться в денежном выражении, в рублях. Более того, если запрос касается большого количества организаций, то трудозатраты увеличиваются пропорционально числу опрашиваемых организаций. Это время, которое тратится не на получение научного результата, не на управление правами на результат, а на административный процесс. Если ведение баз, о которых мы говорили, будет организовано разумно, мы избавимся от многотомных отчетов, научимся представлять результаты лаконично (а эту культуру мы за последние годы утратили), вся информация будет под рукой. Тогда запросов практически не должно возникать.
   — «Жаль только — жить в эту пору прекрасную…»
   — Я не так считаю. Я считаю, что как раз именно «в эту пору прекрасную» нам жить-то и надо, потому что, если мы сейчас не избавимся от вала бумаг, ничего хорошего нас не ожидает — тратить время на процесс, а не на результат недопустимо.
   — Проводило ли Министерство такой эксперимент: попросить несколько институтов делать копии всех запросов, которые к ним приходят, и складывать в отдельную папку, а в конце года все проанализировать?
   — Да, действительно, в 2014 году мы попросили заняться этим несколько институтов, сейчас ждем результатов. В принципе, я считаю, что каждый институт или Общество научных работников могут заняться этой работой. Понятно, что запросы связаны с решением самых разных задач, от определения тематик научных проектов до создания центров коллективного пользования научным оборудованием, а разные задачи требуют разной информации. Но если эта информация уже есть в публичных федеральных системах, то ее не нужно запрашивать. Нам ревизия запросов нужна в первую очередь для того, чтобы определить направления развития государственных информационных систем.
   Есть еще один важный момент, который я хотел бы отметить, — это излишне большой объем отчетов о научных проектах. Когда в конце года получаешь 300–500-страничный документ это как минимум удивляет. В Министерстве ни разу не попросили отчет такого объема. И я прекрасно понимаю, сколько времени и сил было потрачено на его написание, надеюсь, и ученые понимают, что прочтение такого документа весьма затратно по времени.
   — В Министерстве, может быть, ни разу не просили этого за время Вашей работы, но, в принципе, отчеты по, скажем, госконтрактам еще несколько лет назад оценивали примерно по весу.
   — По весу, а какой смысл?
   — Смысла нет, но так было, поэтому все к этому привыкли.
   — Мне кажется, это не просто привычка. Огромный отчет возникает, когда нет научного результата, это имитация науки, и ответственность за такую привычку несут прежде всего сами ученые.
   Сейчас мы по согласованию с Российской академией наук планируем установить новые формы карт регистрации НИОКР, чтобы Академия могла экспертировать результаты, полученные в ходе научных работ, на основании тех данных, которые есть в электронной системе, без непосредственного обращения к тексту самого научного отчета. В новых формах указывается только основной результат (краткая аннотация) и перечень публикаций, где этот результат обнародован, или перечень патентных заявок, сформированных на основе научного результата. Может быть, тогда многотомные отчеты начнут уходить в прошлое и наконец сформируется культура современного представления результатов.
   Мне кажется очень важным то, чтобы тенденцию к написанию больших отчетов — порочный круг, который образовали наши учредители, с одной стороны, и ученые, с другой, — разрывали тоже с двух сторон. Если ученые будут настаивать на том, чтобы краткие аннотации, размещенные в системе, в достаточной степени отражали результаты работы, это тоже будет поводом принимать решения и перевести систему коммуникации между наукой и финансирующими организациями в нормальное, я бы сказал, профессиональное и современное состояние.
   В последние три года у нас произошла существенная трансформация системы управления, она стала технологичной. ЕГИСУ НИОКР и постановление о мониторинге результативности пока воспринимаются как непривычные новеллы, но это инструменты формирования новой культуры…
   — Ведется ли какой-то контроль качества заполнения? Ведь туда может попасть откровенная туфта. Еще довольно часто глупости возникают оттого, что вопрос плохо сформулирован, и организации просто не понимают, чего от них хотят.
   — Контроль качества информации в государственных информационных системах ведется, но нужно понимать, что это технический, а не содержательный контроль. Цель — избежать технических ошибок, в частности ошибок в указании финансовых показателей (например, рубли вместо тысяч рублей), в результате которых в базе получается какая-то невероятная цифра. Нужно понимать, что ответственность за качество информации несут сами организации. По постановлению Правительства вся информация открыта (за исключением непосредственно научных отчетов, которые находятся в системе в «закрытом контуре»). Открыта информация о финансах, заказчиках, об основных результатах, аннотациях, публикациях, выполненных в рамках работ. На наш взгляд, этого вполне достаточно. Качество информации должно определяться авторами — поскольку всё открыто и доступно, от этого качества зависит их репутация.
   — Институтам и научным сотрудникам полезно понимать, как эти системы функционируют, чтобы представлять, что в них закладывается. Ведь у нас стандартное отношение к запросу: «нужно просто что-то написать» (если просят на один абзац — то написать на один абзац, если на 200 страниц — то на 200 страниц) и тут же забыть об этом.
   — Целеполагание при электронном учете в государственных информационных системах другое. То, что ЕГИСУ НИОКТР публична, означает, что любая компания, любой предприниматель, которые хотят получить какой-то научный результат или найти компетентных в той или иной сфере людей (у нас страна большая — очень трудно найти нужную компетенцию, более того, она может оказаться в любой географической точке), может воспользоваться этой системой как поисковой. К этому мы и стимулируем компании, чтобы они могли легко найти людей или готовые результаты. И такие компании есть — это и Росатом, и Рос тех, это институты развития. Соответственно, от качества информации зависит будущее взаимодействие между научными организациями и потенциальными потребителями научных результатов. Если информация будет некачественной, то никто не будет ею пользоваться и работать с такой организацией. Как Вы сказали, «просто что-то написать» в публичную систему рискованно.
   — Интересно, все ли осознают, что эта система публична?
   На мой взгляд, публичность, мониторинг обращений, доступность, использование результатов не просто формируют новую культуру отчетности, ориентируя науку на предоставление только качественной и лаконичной информации, но и позволяют ученым коммуни-цировать с внешним миром — с бизнесом, государством, наконец, со всем обществом. Тем более что сейчас Министерство обеспечило доступность данных Единой государственной системы учета в формате открытых данных.
   08 марта 2016 года. ТрВ № 199, c. 5, "Бытие науки"
   Сергей Матвеев; Михаил Гельфанд