Можно ли прожить без Microsoft Office?

При определенных обстоятельствах программное обеспечение с открытым кодом и альтернатива в виде cloud computing сегодня вполне могут послужить заменой пакету Microsoft Office.

Если в мире и существует приложение, которое есть у всех и в котором испытывает потребность каждый, то это Microsoft Office. Однако реакция на последнюю версию пакета достаточно противоречива. С одной стороны, радикальный пересмотр пользовательского интерфейса порождает определенные опасения. С другой - усиление интеграции с технологиями взаимодействия Microsoft у многих представителей ИТ-отрасли вызывает неподдельный интерес. Не стоит забывать и о том, что пакет оптимизирован для среды Vista, популярность которой растет пока не слишком высокими темпами.

Кроме того, многие отдают предпочтение компьютерам Apple, а новейшая поставка Office для этой платформы представляет собой лишь некое подмножество своей полной версии. Сообщество поклонников Linux надеется, что растущее число сверхдешевых ПК и портативных компьютеров придаст новый импульс развитию соответствующих технологий и породит потребность в офисном программном обеспечении на базе Linux. Таким образом, сейчас самое время проверить, сможете ли вы прожить без Microsoft Office.

Теория и практика

В период зарождения эпохи ПК у программного обеспечения Microsoft Office имелся целый ряд серьезных конкурентов, но до сегодняшних дней в качестве коммерческого продукта "дожил" только текстовый процессор WordPerfect, да и у него едва ли что-то осталось от былого величия. Пользователи компьютеров Macintosh могут обратиться к пакету Apple iWork, который хорошо подходит для решения простых задач. Однако он в большей степени ориентирован на подготовку визуальных документов, нежели на управление потоками работ крупного предприятия.

Новое поколение конкурентов - Google Docs, IBM Lotus Symphony, OpenOffice.org и Zoho - выросло в результате развития двух различных направлений: услуг cloud computing и программного обеспечения с открытым кодом. Хотя представители бизнеса достаточно охотно используют программное обеспечение, предоставляемое в качестве услуги (Software as a Service, SaaS) при построении различных корпоративных приложений, начиная от систем CRM и заканчивая средствами обеспечения безопасности, а программы с открытым кодом занимают довольно обширную нишу в сегменте серверных операционных систем и встроенных инфраструктурных компонентов, перевод программного обеспечения для настольных компьютеров в сферу cloud computing или программ с открытым кодом встречает весьма серьезное сопротивление. Тем не менее, функциональный набор и пользовательский интерфейс конкурирующих продуктов достигли уже такого уровня, на котором они могут всерьез рассматриваться в качестве кандидатов на роль механизмов для повышения индивидуальной производительности труда.

Таким образом, переключение на какую-то альтернативу Office становится все более реальным. Но как этот переход осуществить на практике? Здесь следует учитывать множество факторов, поскольку технология - далеко не единственный момент, подлежащий рассмотрению при принятии решения о переходе от лидера рынка к менее популярному его конкуренту. И каждый из таких вопросов имеет свою стоимость.

Цена вопроса

Рассматривая альтернативы Office, представители бизнеса, конечно, должны понимать, что перемены повлекут за собой довольно существенные расходы. Одним из основных преимуществ Microsoft Office является то, что огромное количество людей уже умеют работать с приложениями данного пакета. Переключаясь на альтернативный вариант, необходимо серьезно продумать вопросы обучения. Особенно это касается опытных пользователей Excel, которые успели глубоко изучить обширный, а иногда и весьма сложный по своей сути функционал продукта Microsoft. Не забудьте добавить сюда стоимость переписывания всех макросов Excel, с помощью которых в компании ежемесячно формируются отчеты для руководства.

Новый пользовательский интерфейс Office 2007 стал дополнительным поводом для изучения новых приложений, поскольку "лента", появившаяся в последней версии пакета, по внешнему виду радикально отличается от предыдущих версий Office. Пакет прикладных программ типа OpenOffice.org, в котором использован интерфейс, аналогичный интерфейсу Office 2003, может потребовать даже меньше времени на освоение по сравнению с новым вариантом Microsoft Office. Вместе с тем, различные методики обучения продуктам Microsoft Office предлагаются множеством независимых компаний. Что касается альтернативных продуктов, предназначенных для повышения индивидуальной производительности труда, то здесь выбор оказывается значительно уже. Проведение обучения особенностям приложений внутри компании - весьма дорогостоящее мероприятие, но вместе с тем в занятиях подобного рода можно учитывать специфику организации, используя принятые в ней шаблоны и стандарты.

Во многих компаниях не считают обязательным обучать каждого сотрудника работе с приложениями Microsoft Word и Excel, потому что многие и так обладают достаточными знаниями данного программного обеспечения. А вот про другие пакеты этого сказать нельзя, если не принимать во внимание ряд небольших исключений. Например, в юридической области пакет WordPerfect по-прежнему имеет широкое распространение, и работодатели вправе ожидать, что принимаемые на работу сотрудники уже знакомы с ним.

Впрочем, все что касается обучения, можно решить, однако остаются и другие вопросы. Немаловажно, например, какое программное обеспечение используют ваши партнеры, клиенты и поставщики.

В чем хранить?

Сегодня стандартные форматы файлов на рынке определяются отраслевыми комитетами, и наиболее распространенным форматом представления документов по-прежнему остаются файлы Microsoft Word DOC. Да, существуют и общие форматы файлов, не привязанные к конкретным пакетам (например, RTF), а многие альтернативы продуктам Microsoft позволяют открывать и сохранять файлы в формате Office.

Однако применение этих форматов для обмена информацией с пользователями Office во многих случаях оказывается неэффективным, порождая многочисленные осложнения, обусловленные неполной совместимостью.

В деловом мире, построенном на организации взаимодействия, нестыковка форматов файлов может превратиться в серьезное препятствие.

Ситуация усугубляется по мере того, как от текстовых процессоров мы переходим к электронным таблицам. Во многих корпоративных системах ERP и приложениях бизнес-анализа Excel выполняет роль интерфейса с конечными пользователями и механизма сбора данных. Весьма заметная роль в этих системах отводится файлам в формате Excel и программированию на языке VBA. Пакет Zoho, например, позволяет импортировать электронные таблицы Excel и разрабатывать макросы в формате VBA, но пользовательский интерфейс его приложений существенно отличается от интерфейса Microsoft Office, а возможности импорта серьезно ограничены. Все это приводит к тому, что Zoho становится хотя и "уже готовой", но слишком несовершенной заменой Microsoft Excel на корпоративном уровне.

Почем поддержка?

Поддержка всегда являлась традиционным барьером для тех, кто пытался использовать альтернативы наиболее распространенным приложением, и при существующем положении дел в определенной степени продолжает таковым оставаться. Компании Zoho и IBM предлагают партнерские программы, формируя каналы поддержки своих продуктов, а для приложений OpenOffice.org и Google Docs созданы пользовательские форумы, где коллеги помогают получить ответы на интересующие вас вопросы. Ни один из указанных пакетов не обладает тем уровнем технической поддержки, на который корпоративные клиенты вправе рассчитывать при покупке Microsoft Office, но тем не менее тот или иной механизм поддержки у каждого из них имеется.

Вопросы поддержки приобретают еще более важное значение, когда руководство организации стремится предоставить пользователям определенную гибкость при выборе программного обеспечения, предназначенного для повышения индивидуальной производительности труда. В этом случае ИТ-служба должна организовать обучение и поддержку как основного пакета (как правило, это Microsoft Office), так и всех остальных используемых средств. Для многих руководителей ИТ-служб подобный сценарий превращается в ночной кошмар. Достаточно представить себе, что их подчиненные постоянно вынуждены изучать все новые и новые приложения, с тем чтобы организовать поддержку отдельных пользователей. Для таких руководителей высокая стоимость поддержки и обеспечения совместимости сразу делает неприемлемым переход к любому другому пакету, представляющему собой альтернативу Microsoft Office.

Оценить альтернативу

Из четырех основных имеющихся альтернатив Microsoft Office три вполне могли бы претендовать на роль механизма повышения индивидуальной производительности труда в арсенале корпоративных программных средств. (Более полное представление об этих альтернативах вы можете получить, ознакомившись с обзором Центра тестирования InfoWorld.) Из четырех претендентов только компоненты Google Docs пока не готовы примерить на себя наряд приложений делового назначения. Они прекрасно подходят для реализации отдельных проектов или решения специальных задач, но их функциональные возможности чересчур ограничены, для того чтобы претендовать на звание серьезного конкурента Microsoft в корпоративной сфере. Команда программистов Google (и большая когорта независимых разработчиков) сумела создать довольно впечатляющий набор инструментальных средств для размещения в Web данных в формате Google Docs, но тем не менее, эти инструменты не поддерживают целый ряд основных функций как текстового процессора, так и электронных таблиц.

Приложения OpenOffice.org и Zoho для многих организаций вполне подходят на роль решения, позволяющего повысить индивидуальную производительность труда. Компоненты OpenOffice.org уже давно установлены на многих рабочих станциях, в то время как распространение приложений Zoho стало результатом роста популярности направления cloud computing, особенно в среде малого бизнеса. Хотя ни один из этих пакетов не обладает совершенными средствами конвертации данных в форматы Microsoft Office и не располагает таким количеством поддерживаемых функций в отдельных приложениях, их преимущества, обусловленные независимостью от конкретной платформы и бесплатным лицензированием, безусловно, заслуживают внимания.

Пакет Lotus Symphony представляет собой объединение нескольких отдельно взятых приложений. В его состав входят три добротные программы, но пакет в целом не обладает такими возможностями, как OpenOffice или Zoho, потому что в нем нет системы управления базами данных, а также средств связи и организации взаимодействия. Что же касается остальных компонентов, здесь Symphony отличается развитыми функциями, помогающими повысить индивидуальную производительность труда. Его текстовый процессор, электронные таблицы и приложение подготовки презентаций заслуживают всяческих похвал. Сильные стороны Symphony Write особенно хорошо проявляются при создании и организации сложных документов. И если бы его разработчики уделяли более серьезное внимание технической поддержке, данный пакет вполне мог бы превратиться в серьезного конкурента на рынке офисных приложений.

Таким образом, у отдельно взятых пользователей и небольших организаций, выбирающих для себя пакет, предназначенный для повышения индивидуальной производительности труда, сегодня имеется несколько заслуживающих внимания вариантов. Пакеты OpenOffice.org и Zoho включают в себя набор вполне конкурентоспособных на этом рынке приложений. Что касается крупных организаций, присущая им инерционность и огромная база уже установленных копий Microsoft Office затрудняет переход к использованию других средств. Послужат ли изменения в последней версии программного обеспечения Microsoft толчком к преодолению этой инерции, зависит от того, как будет развиваться каждый из альтернативных вариантов и сколько пользователей захотят изучить возможности альтернативных приложений в свете произошедших перемен.