10 уроков тайм-менеджмента, или быль о найденном времени

Целый день вы крутитесь как белка в колесе, покидаете офис с последней уборщицей и все равно ничего не успеваете? Тогда, возможно, вам помогут уроки тайм-менеджмента.

УРОК 1. ПЛАНИРУЙТЕ СВОЙ РАБОЧИЙ ДЕНЬ. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить более часа рабочего времени. В то же время имейте в виду, что план — это не закон, а всего лишь желаемый путь развития событий, от которого возможны отступления: клиент иногда опаздывает, совещание — затягивается, цифры в отчете — не складываются… Чтобы потом не метаться между запланированным и авральным, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60% своего времени, а 40% — это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел. Если же такие дела не появятся, возьмитесь за решение задачи на перспективу или займитесь чем-либо для собственного развития.

УРОК 2. ГЛАВНОЕ ВНИМАНИЕ - ГЛАВНЫМ ВЕЩАМ! После того как список запланированных дел составлен, необходимо расставить приоритеты. Для этого научитесь делить свои ежедневные задачи на четыре категории: важные и срочные; важные и несрочные; неважные и срочные; неважные и несрочные. Начинать рабочий день, разумеется, нужно с выполнения задач важных и срочных. К ним, к примеру, могут относиться встречи с клиентами, составление отчета, подготовка к конференции и т. п. в зависимости от специфики деятельности. Даже если вы не сможете выполнить весь свой план на день, осознание того, что важнейшее сделано, придаст вам ощущение успеха.

С делами несрочными и неважными тоже все просто - их можно пока отложить на потом: как показывает практика, многие отложенные вопросы решаются сами собой, за счет функционирования системы. А вот между решением дел важных, но не срочных и срочных, но не важных нередко возникает дисбаланс. Большинство из нас привыкли ориентироваться на срочность, больше внимания уделять «горящим» вопросам. Из-за этого инвестиционные задачи все время переносятся - часто до того момента, пока не перерастут в раздел важных и срочных, и вот тогда мы хватаемся за их выполнение, но уже в авральном режиме. Поэтому лучше все-таки оба этих вида дел (неважные и срочные; важные и несрочные) по возможности чередовать.

УРОК 3. ФОРМИРУЙТЕ РАБОЧИЕ БЛОКИ, в которые вы будете включать схожие по характеру задачи. Например, в первой половине дня вы работаете с клиентами, после обеда - с документами и, наконец, вечером беретесь за блок «рутинных» дел, не требующих сверхконцентрации: телефонные обзвоны, ответы на письма респондентов и т. д. Ведь всякое переключение внимания с одной категории дел на другую требует затрат времени и усилий для очередного «разбега» и «погружения».

УРОК 4. ОРИЕНТИРУЙТЕСЬ НА ДОСТИЖЕНИЕ СОБСТВЕННЫХ ЦЕЛЕЙ.
Постановка жизненных целей - целая наука, об этом написаны тома. Но даже если вы еще не успели расписать предстоящую жизнь на этапы и задачи, то наверняка знаете, чего хотите от данной компании в ближайшие несколько лет. Так вот, выполняя те или иные дела (особенно затратные), задавайте себе вопрос: «Насколько это приближает меня к цели?» или «А зачем вообще это делать?». Такие самокритичные вопросы помогают выяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в «общих чертах».

Кстати, очень часто продвижение к цели сдерживается и нашим неумением говорить «нет». Речь идет в первую очередь о следующей ситуации: у начальства и ряда коллег может выработаться привычка обращаться к вам с просьбой выполнить те или иные дела, потому что вы никогда не отказываете. Конечно, считаться с интересами других людей очень важно. И все же нужно решить, каковы ваши приоритеты, и иметь мужество, чтобы учтиво и не оправдываясь сказать «нет» всему остальному. Сделать это можно, если внутри вас пламенеет большое «да». «Да» собственным интересам!

УРОК 5. УСТАНАВЛИВАЙТЕ РЕГЛАМЕНТ. Вместо того чтобы говорить себе (или своим подчиненным): «Надо закончить отчет как можно быстрее» или «Переговоры не должны затягиваться надолго» - более четко формулируйте задачи: «Отчет следует сдать в пятницу» или «Встреча должна длиться не более часа».

УРОК 6. МАКСИМАЛЬНО ПЕРЕКЛЮЧАЙТЕСЬ ВО ВРЕМЯ ОТДЫХА. Слишком долгое удержание внимания на одном деле утомляет, в результате КПД падает. Поэтому через каждый час устраивайте 5-7-минутную запланированную (!) передышку. Но учтите, отдыхать - это не значит «ползать» в Сети по нерабочим сайтам. Чтобы восстановить силы и энергию, необходимо максимально переключиться: выйти в коридор, на балкон, выполнить несколько простых упражнений, попить чайку-кофейку (но не за рабочим столом). В общем, как говорил Владимир Маяковский: «Товарищ, запомни правило простое: работаешь - сидя, отдыхай - стоя!»

УРОК 7. НЕ РАСПЫЛЯЙТЕСЬ ПО МЕЛОЧАМ. Начальник спешит поделиться свежими идеями, коллега просит совета, друг звонит поинтересоваться планами на вечер... Если сложить вместе все эти минуты и прибавить к ним внутренние отвлекающие моменты - посмотреть в Интернете новости, проверить почту, разложить пасьянс, - то окажется, что вместе они отнимают если не половину, то как минимум четверть рабочего времени. Попробуйте такую простую вещь, как хронометраж. Возьмите лист бумаги и каждые полчаса записывайте, чем занимались с точностью до пяти минут. В конце дня подсчитайте, сколько времени у вас уходит на продуктивную работу, а сколько разошлось по мелочам. Управлять собой на основе цифр и фактов всегда легче, поэтому не поленитесь вести дневник времени хотя бы несколько дней. Возможно, отследив, сколько часов или минут у вас улетает впустую, вы тут же начнете вести борьбу с пожирателями времени.

Как? Смотрите правило № 8.

УРОК 8. МИНИМИЗИРУЙТЕ ПЕРЕКЛЮЧЕНИЯ ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ. Как правило, почетное первое место в списке поглотителей времени занимают уведомления о получении электронных писем и сигнал ICQ. При том, что важных сообщений из всего объема - не более 10%! Чтобы то и дело не отвлекаться, отключите напоминание и проверяйте почту 2-3 раза в день, скажем утром, в обед и перед уходом.

Для борьбы с визитами коллег в стиле «есть минутка?» воспользуйтесь методом «красного флажка». Объясните сотрудникам, что, когда на вашем столе стоит красный флажок (открытка, рамочка), вас беспокоить нельзя. Это правило-игра отлично срабатывает, никого при этом не обижая. Если же вас останавливают поговорить, не принимайте предложения сесть: беседа точно затянется. Или носите с собой папку с документами - это будет сигналом того, что вы спешите по делу.

УРОК 9. КРУПНЫЕ И ЗАТРАТНЫЕ ДЕЛА ВЫПОЛНЯЙТЕ ПОРЦИЯМИ. Приступить к написанию диссертации, прочитать тяжело написанную профессиональную литературу, то есть заставить себя заниматься делами, результат которых отсрочен во времени, бывает довольно сложно. Подобные задачи называются «слонами» - они объемны, и их невозможно «съесть» в один присест. Что делать? «Разрезать слона на бифштексы», то есть разделить на порции и включать в план дня по одной. Например, если «слон» - тяжелая профессиональная литература, то «бифштекс» - прочитать всего две страницы в день. При таком подходе вы довольно скоро обнаружите, что ваш «слон» успешно «съедается» и от него остается все меньше и меньше. Если же речь идет о написании диссертации, дипломной работы или просто статьи, можно попробовать применить метод «швейцарского сыра»: выполняйте проект не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест «кусочки» попроще и поприятнее. То есть начинайте писать с того места, который лучше всего сформировался в голове. Достижение промежуточных результатов будет мотивировать выполнение оставшихся задач, и постепенно вы «сгрызете» весь кусок до конца.

УРОК 10. ПРИНИМАЙТЕ РЕШЕНИЯ И ВЫПОЛНЯЙТЕ ИХ. Принятие решения не должно превращаться в затяжной процесс. Необходимо сформулировать все возможные варианты, расписать их плюсы и минусы и выбрать наиболее приемлемый из имеющихся. Возможно, он и не самый хороший, но это лучше, чем бесконечно метаться в поисках идеала. В общем: если делать - то делать!

ВЗГЛЯД СО СТОРОНЫ

Татьяна Титова, психолог, консультант компании Fomin

Всем начинающим экономить свое время хочу дать совет: не садитесь в одночасье на жесткую ТМ-диету. Если вы хотите взять на вооружение некоторые приемы, то делайте это постепенно. И имейте в виду, что работать без выходных и праздников, пытаясь эффективно использовать каждую минуту, - это прямая дорога к нервному срыву. Постоянное стремление экономить время на так называемой «ерунде» - походам по магазинам, посиделках с друзьями - лишает нас свежих ощущений и впечатлений.

Анна Карташова, психолог, коуч, бизнес-консультант, руководитель психологического центра на Волхонке

Безусловно, методики тайм-менеджмента работают и помогают человеку успевать больше. Однако основной секрет эффективного использования времени вовсе не в ведении хронометража, планировании и прочих хитрых «штучках», а во внутренней мотивации, в заинтересованности работой. Если ее нет, то никакой тайм-менеджмент не поможет.

ВЗГЛЯД ИЗНУТРИ

Светлана, 34 года, юрист

Существует мнение, что тайм-менеджмент не подходит для России. Дескать, русскому характеру не свойственна жесткая самодисциплина, а задушевные разговоры с коллегами не вписать ни в какой регламент. Однако я убеждена, что самоорганизация нужна любому деловому человеку в любой стране. Другое дело, что не стоит доводить ее до абсурда. Когда я вижу, как некоторые из моих коллег мучительно ищут окно в расписании, чтобы встретиться с друзьями, или записывают в органайзер что-то вроде «В 13.00 выяснить отношения с девушкой», мне хочется смеяться и плакать одновременно. Ведь тайм-менеджмент - это не о том, как расписать всю жизнь по минутам, а о том, как выделить время на то, что для вас самое главное.

Иван, 37 лет, руководитель рекламного агентства

Так или иначе любой работающий человек управляет своим временем. Если он делает это по какой-то системе, наверное, это здорово. Я никакой системой не пользуюсь, считаю, что и так умею организовывать себя и свое время. Конечно, есть дела, которые я не успеваю делать. Ну и что? В конце концов, стресс возникает у людей не из-за того, что они действительно чего-то не успевают, а из-за того, что они слишком близко принимают это к сердцу. Больше здорового «пофигизма», не вешать на себя все дела и уметь расставлять приоритеты - вот три кита, на которых стоит карьера успешного менеджера.

Сергей, 24 года, страховой агент

Много лет назад один знакомый поделился со мной секретом того, как он успевает делать все вовремя и ничего не забывает. Секрет очень прост: берется лист бумаги, и на нем записываются все дела, которые необходимо сделать, в порядке поступления. По прошествии дня сделанные дела вычеркиваются, а несделанные или незаконченные переносятся в новый план. И так каждый день. Это, конечно, не проектный менеджмент, но такая форма планирования позволяет мне всегда держать под рукой список необходимых дел, ничего не упуская. Эффективно и без лишней формалистики.