Как избежать информационной перегрузки при возвращении из отпуска?

Конечно же, многим знакома эта ситуация. Вы возвращаетесь из недельного отпуска, чувствуете себя отдохнувшими и помолодевшим лет эдак на 10. И тут вы открываете почтовый ящик, в котором за время вашего отсутствия накопилась гора писем. И все они важные, и на все надо срочно ответить. За что хвататься, с чего начинать?..

Информационная перегруженность на рабочем месте может иметь самые серьезные последствия. Во-первых, она мешает должным образом выполнять работу, что, как результат, выливается в отсутствие карьерного роста или даже потерю работы. Во-вторых, что намного серьезнее, информационная перенагрузка вызывает стресс, а это уже может привести к психическим заболеваниям.

Учитесь выбрасывать лишнее из головы

Информационная перегрузка - это вещь заразная. Так считает Тина Констант, эксперт в области борьбы с этим "недугом". Если вы ощутили ее на работе, то непременно почувствуете ее "тлетворное" влияние дома, и наоборот. Более того, нельзя забывать, что все проблемы вы придумываете себе сами. Ведь не сами листы бумаги, лежащие у вас на столе, заставляют вас чувствовать себя перегруженными, а именно вы, осознание вами их важности.

Научитесь "выбраковывать" неважное. Пробегите свои электронные сообщения глазами вместо того, чтобы внимательно их прочитывать. И научитесь распознавать, чему необходимо посвящать время, а что можно отбросить, как ненужное. Разбирайтесь со своей почтой отдельными порциями. Выделите время для работы с корреспонденцией - возможно, два раза в день по полчаса - и придерживайтесь данного графика.

Учитесь говорить "нет"

Подумайте, так ли важно совещание, на которое вы собираетесь идти. Нужно ли всем перебираться в дальнюю комнату для проведения совещаний, когда все может решить одним звонком? Так ли необходимо всем присутствовать на этом собрании, или же на него может пойти кто-то один, а затем разослать по почте остальным краткое резюме?

Если вам действительно необходимо на чем-нибудь сконцентрироваться, переведите все телефонные звонки на голосовую почту, а затем просто выделите время и разберитесь со всеми сообщениями разом.

Управляйте потоком информации

Если вы предпочитаете голосовой почте электронную, убедитесь, что на вашем голосовом автоответчике об этом говорится, и не волнуйтесь, что вы кого-то этим обидите. У каждого бывают периоды повышенной занятости.

Что делать, если ситуация выходит из-под контроля

Боритесь с непреодолимым желанием выкинуть все бумаги в мусорную корзину. Это все равно не поможет. Лучше возьмите с собой бумаги, найдите пустой кабинет, где вы сможете сконцентрироваться на них.

В качестве альтернативы, можно просто пойти в ближайшее кафе, чтобы продумать, как справиться с бумажным "завалом".

В долгосрочной перспективе

Ознакомьте окружающих с вашим новым режимом работы. Если вас зовут на совещания, на которых вам необязательно присутствовать, скажите, что вас заменит коллега. Помните, что время, которым вы управляете, - это ваше собственное время. Давайте решительный отпор всем, кто на него посягает. И еще - время от времени выключайте свой наладонник.

По мнение Тины Констант, обстоятельства, заставляющие людей испытывать стресс от информационной загруженности, настолько разные, как и сами люди, его испытывающие. Кто-то может годами жить в "творческом беспорядке" и никогда не испытывать перенагрузки. Другие же могут чувствовать себя подавленными, если у них на столе с вчерашнего дня накопилось много непрочитанных писем.

Мысленный переключатель, который выводит людей из спокойного состояния и приводит к волнению, тем не менее, срабатывает одинаково для всех: мгновение назад все было под контролем, а сейчас - уже нет. Сигналом к запуску может послужить все, что угодно. Обычно это какое-то одно событие, которому вы мысленно придаете огромное значение.

Как только вы понимаете, что ситуации вышла из-под контроля, включается ваше воображение, которое начинает рисовать вам ужасающие картины. Вы чувствуете себя подавленными, одинокими, словно попавшими в ловушку. Ваше воображение подкидывает вам все более ужасающие картины... и вскоре все, действительно, выходит из-под контроля.

Так что же делать? Поскольку все дела переделать сразу невозможно, вы не делаете ничего. И тогда верх берет проволочка. Уже несколько недель на вашем рабочем столе лежит документ, который вы все время откладываете, поскольку уверены, что сделать это невозможно, а потом, когда у вас не остается выбора и вы, наконец-то, смотрите его, то обнаруживаете, что из 200 страниц вам надо изучить всего лишь 20. Знакомая ситуация, не правда ли? Вывод можно сделать следующий: зачастую в реальности все не так плохо, как рисует ваше воображение.

Поэтому не уклоняйтесь от выполнения заданий. Иначе, дело закончится тем, что вы будете думать о том, что вам следует сделать, вместо того, чтобы взять и сделать это.

Итак, вот что советует делать эксперт Тина Констант:

• Сначала выполняйте самые сложные задания;
• Никогда не откладывайте дела. Очистите свой ящик для входящей корреспонденции и делайте то, что вы собирались делать по плану, каждый день;
• За раз делайте что-то одно. Сначала разберитесь с одной частью информации, потом беритесь за другую.