Стоит ли придерживаться должностных инструкций?

«Правильные» должностные инструкции – хорошие помощники в работе. Главное уметь правильно их составить
Многие руководители расценивают должностные инструкции как документ, из-за нарушения условий которого сотрудника можно штрафовать или увольнять.

Сотрудники же воспринимают их как необходимость, с которой нужно смириться, и уметь использовать с выгодой для себя. На самом деле, если инструкция разработана правильно, она может помочь и шефу, и подчиненному избежать конфликтных ситуаций и даже повысить эффективность работы.

Много смысла, мало текста

Чаще всего встречаются инструкции, состоящие из 4-х основных разделов: общие сведения о должности, обязанности сотрудника, права и ответственность. Это – стандартный набор, часто предлагаемый в образцах. Индивидуальные же инструкции должны быть намного шире, при этом текст – четким, и чем короче, тем лучше. Один из важных моментов – наличие раздела «ожидаемые результаты». Именно здесь сотрудник может четко увидеть цель, к которой нужно стремиться. Должны быть оговорены и поощрительные моменты: какие бонусы получает сотрудник, если безупречно справляется со своими обязанностями и достигает желаемых результатов. Это – дополнительный стимул. Периодически должностные инструкции надо переписывать и дополнять, чтобы они соответствовали требованиям времени.

Инструкция – тот же судья

О преимуществах «правильных», то есть не типовых должностных инструкций, можно говорить долго. Они помогают в работе и руководителю, и сотруднику. Например, время экономить. Не нужно каждый раз объяснять новому сотруднику, что от него требуется. Все – на бумаге. Если, конечно, инструкция написана понятным и простым языком. Иначе, наоборот, придется потратить дополнительные минуты на разъяснения положений инструкции. Обычно в тех компаниях, где пользуются инструкциями, редко возникают споры между руководством и подчиненными. Уходит сотрудник в отпуск – не нужно бегать и искать себе замену. Кто исполняет обязанности работника в его отсутствие – тоже оговорено в инструкции.

Имея под рукой такой документ, можно смело заявлять: «Это не входит в мои обязанности». И документик имеется. Или отказаться от работы во внеурочное время, если это не предусмотрено в должностной инструкции.

Никаких «прочих поручений»

Когда вас знакомят с инструкцией, нужно не лениться ее прочитать, особенно если текст очень длинный. В нем наверняка может найтись какой-то подвох. Например, часто в перечень обязанностей вставляют фразу – «выполнять прочие поручения». И если дело дойдет до выяснения отношений – никак не отвертишься, что то или иное задание в обязанности не входит. Такая формулировка дает руководителю дополнительные преимущества. То же касается и фраз, которые можно интерпретировать по-разному. Например, «решать круг вопросов, исходя из обязанностей»… В таких случаях нужно сразу уточнять, что имеется в виду. А иногда даже и требовать, чтобы толкование было внесено в инструкцию и закреплено подписью. Конечно, иногда сотрудник может использовать размытые формулировки и в свою пользу. Но все-таки не стоит забывать негласное правило: «начальник всегда прав».

Нет закона – нет порядка

Должностные инструкции не являются обязательными. Даже в основном документе, которым пользуются все работники – КЗоТе – такого понятия не существует. Хотя многие неверно приравнивают должностную инструкцию к коллективныому договору, которому в КЗоТе посвящена целая статья. Единственный документ, где о них упоминается – «Справочник квалификационных характеристик профессий работников», который утвердило Министерство труда всего 4 года назад. Да и там инструкциям уделено не много внимания. А это позволяет руководителям разрабатывать эти документы по своему усмотрению. Часто бывает, образцы инструкций скачиваются из интернета. А это никак не делает их полезными и нужными. Каждая должна быть единственной и неповторимой. Но, так как этот документ необязательный, каждая компания сама для себя решает – иметь его или не иметь.