Какие привычки и пристрастия съедают много рабочего времени

Посмотрим, что отвлекает нас от дела, какие привычки и пристрастия съедают много рабочего времени, что тормозит нашу активность и желание работать. Словом, разберемся, как мы сами мешаем себе. Первая и самая вредная привычка - откладывать дела в долгий ящик.

Не откладывайте на потом трудные дела

Привычка “волокитить” решение того или иного вопроса съедает наше время двояко: откладывается решение и тем самым оттягивается и начало самой работы по этой проблеме. Время уходит, а ничего не делается. Представим себе такую ситуацию. Вы руководите группой людей, и один из специалистов работает из рук вон плохо. Существует три решения этой проблемы: первое - смириться с таким положением вещей; второе - постараться убедить человека изменить свое отношение к работе; третье - уволить этого работника.

Вначале постараемся выяснить, почему специалист работает плохо. Вполне возможно, все потому же: дело трудное, и он его постоянно откладывает на потом. Впрочем, и нам самим непросто заставить себя взяться за эту проверку. Так время и идет, и ничего не меняется. Наконец вы собрались с духом и решили, что единственный выход в данной ситуации - уволить нерадивого работника. Процедура сама по себе весьма болезненная: всегда трудно объявить человеку, что в его услугах больше не нуждаются. И вы снова ловите себя на мысли, что хотите повременить с окончательным расставанием. А вдруг все образуется, наладится само собой?

Скажите честно, сколько раз и по каким поводам вам на ум приходила эта спасительная мысль? Часто, ответите вы, а мы добавим, что, пожалуй, самое печальное в нашей жизни то, что ничего не решается само собой, и трудные проблемы не становятся легче оттого, что их откладывают на потом. Наоборот, то, что было просто сложным, со временем обрастает такими трудностями, что кажется уже неподъемным, и мы не только не хотим, а уже страшимся браться за это дело.

Подумайте над только что приведенным примером. Человек работает плохо, а мы терпим. Во что это обходится фирме, коллективу, делу? Все это можно и оценить, и проверить. Скажем, специалист, о котором шла речь, - продавец. Плохой продавец - значит, ухудшается реализация товаров, уменьшается число покупателей, а это уже ведет и к долгосрочным потерям.

Отсюда вывод: не откладывайте решение трудных проблем, какими бы трудными они ни были. Конечно, прежде чем браться за любое сложное дело, все следует тщательно взвесить, оценить, продумать. Но, если решили, уже не отступайте. Начинайте действовать. Боритесь нещадно с желанием отложить, поволынить, пустить все на самотек, довериться “авось” и обстоятельствам. Расставшись с ион вредной привычкой, вы сбережете не только время, но и нервы.

Не тяните с нелюбимой работой

Есть принципиальное различие между вещами, которые кажутся вам трудными, и теми, которые вы просто не любите. Но на работе это отношение сказывается одинаково: она откладывается, хотя и по разным причинам. Не стану повторять пример с плохим работником. Мотивация вашего нежелания окончательно разобраться с ним в данном случае будет уже иная.

Причин, по которым мы не любим делать то или иное, тьма. Например, вам не нравится выезжать в региональные филиалы, ибо такие поездки, помимо сопряженных с ними неудобств, отнимают еще и очень много времени. А может быть, ваша нелюбовь имеет и более глубокие причины, ссылка же на время - это всего лишь предлог. Просто вам не нравится тамошнее руководство, и вы всячески стараетесь избегать лишних контактов с ним.

В решении таких проблем помощи ждать неоткуда. Только самодисциплина и самоконтроль. Это должно быть сделано, потому что должно быть сделано. Именно сегодня, сейчас, и ни минутой позже. Если вам поможет такой психологический прием, то подчеркните в своем плане этот нелюбимый пункт красным карандашом, запишите его на отдельный листок бумаги. Словом, делайте все, чтобы заставить себя начать работать.

Недооценка таких моментов может повлечь за собой большие неприятности, не говоря уже о потерях времени. И опять же, вам это может показаться банальностью, а на самом деле все гораздо сложнее и ответственнее.

Любимые дела

Всячески избегайте двух вещей: откладывать нелюбимое дело до бесконечности и с утра до вечера заниматься только тем, что вам нравится. Естественно, человек всегда будет охотно заниматься тем, что ему по душе. Более того, такое дело спорится, работа приносит удовлетворение, результаты превосходные, птички поют и все прекрасно. Конечно, удовлетворение в работе - это дело хорошее, но опасность кроется в другом: как бы вы не перестарались и не перегнули палку уже в другую сторону. Понятно ваше стремление довести любимое дело до высот совершенства, и в результате вы тратите вдвое больше времени на шлифовку всех мелочей.

Впрочем, такую увлеченность можно объяснить и другими причинами:

• любимое занятие - просто веский предлог, чтобы оттянуть решение остальных вопросов, возможно, слишком сложных или неприятных для вас. Вот почему вы уверяете и себя, и остальных, что пока слишком заняты, что у вас сейчас нет времени и прочее;

• вы боитесь передоверить дело кому-то другому, а потому продолжаете биться над ним сами, хотя и без видимых результатов;

• вам нравятся условия работы или далее сам ее процесс. Например, работа не требует большой ответственности или сопряжена с поездками в какой-то интересный город или в те места, где вы еще ни разу не были;

• вам просто нравится работать с чем-то, например, с компьютерами, и вы готовы часами просиживать у монитора, рисуя никому не нужные графики и схемы;

• вы не умеете делать ничего другого, а потому беретесь только за те дела, которые вам знакомы и привычны, а остальные либо “спихиваете” на других, либо откладываете на потом.

Любая из этих причин может породить множество других проблем. Тем более, что каждый из нас не станет отрицать, что и сам не раз использовал тот или иной предлог для оправдания своих действий. Поэтому еще раз посмотрим критическим взглядом на список наших дел и постараемся беспристрастно оценить их с точки зрения сложности, важности, первоочередности. И снова важнейшим аргументом становится ваш рабочий план: в нем все расписано, там нет места любви или неприязни.

Дело важное, и, следовательно, хочешь - не хочешь, а его надо выполнять незамедлительно. И не будьте слепы в своих пристрастиях: помните, любимые дела съедают не меньше рабочего времени, чем те, которые вам кажутся трудными или неприятными. Ведь так просто убедить себя словами типа: “Я не хочу этого делать” или “Но я не смогу это сделать”. Уравняйте в правах дела любимые и нелюбимые, и времени у вас сразу же прибавится. Тогда, вполне возможно, уже завтра у вас появятся новые любимые дела из числа тех, которые казались вам скучными, трудными и недоступными.

Резюмируя вышесказанное, берусь утверждать: никто не мешает нам так, как мы сами. Так вот, прежде чем бороться с внешними пожирателями времени, победите этого дракона в себе самом. Тогда проще станет бороться и с внешним неприятелем.

Как бороться с теми, кто мешает работать

Любое дело осуществляется людьми. И бывает жаль, что у руководителя остается мало времени именно на людей, на общение с ними. Но, с другой стороны, все мы хотим иметь больше времени для продуктивной работы. Конечно, вы не можете запереться в кабинете на ключ или запретить ходить к вам, но постарайтесь как-то контролировать поток посетителей. Найдите способ превратить его в тонкий ручеек. Вот картина, типичная для любой конторы. Приоткрывается дверь кабинета, в щель просовывается голова, и ее обладатель извиняющимся голосом спрашивает: “У вас найдется одна минутка?”

Первое, что вы должны помнить всегда и везде: одной минуткой такие вторжения, как правило, никогда не ограничиваются, а превращаются как минимум в “десятиминутки”. А если таких вторжений будет тоже десять на дню? И после каждого из них еще уйдет минут пять, чтобы сконцентрироваться на прерванной работе. Вот и судите сами, во что обходится ваша излишняя мягкотелость и слабохарактерность. Расчеты показывают, что на такие этапы восстановления порой уходят до 25 % полезного рабочего времени.

Безусловно, с пустыми проблемами приходят не все визитеры. Некоторые из них даже очень кстати. А порой человек высказывает очень интересную свежую идею. Впрочем, это уже хуже: ведь идею грех не обсудить, и, естественно, прямо сейчас. Снова мы откладываем в сторону то дело, которым занимались только что. Так как же нам бороться со всем этим?

Есть четыре основных способа:

1. Отказывать всем подряд, просто говорить “нет” и отправлять визитера восвояси. Такое проще проделывать со своими подчиненными, труднее - с коллегами и практически невозможно, когда на пороге стоит ваш шеф. Впрочем, и здесь можно попытаться побороться за принцип уважения чужого времени. Одним словом, говорить “нет” - и просто, и очень сложно одновременно. Особенно трудно сказать “нет” в первый раз, когда еще нет прецедента и у людей не выработался новый стереотип контактов с вами.

2. Попросить подождать. Сказать, что вы не можете принять человека прямо сейчас, но готовы ему назначить другое время, если у него есть что обсудить по существу. Удивительно, до чего чудодействен этот последний аргумент. Очень многие из ваших визитеров поспешат ретироваться со словами: “Да так, ничего серьезного”. И самое поразительное, что некоторые из них уже никогда не станут вам надоедать.

3. Свести разговор к минимуму, предупредив с самого начала: “У меня не более десяти минут для разговора с вами”. Самое главное в этом случае - строго придерживаться означенного времени, и по истечении десяти минут дать понять, что разговор окончен. Ваши сотрудники и подчиненные поймут, что они действительно имеют дело с человеком, умеющим ценить время. Поверьте, их уважение к вам от этого только возрастет.

4. Предотвращать попытки проникнуть к вам, то есть построить свой рабочий день таким образом, чтобы у вас был гарантированный от вторжений промежуток времени, когда никто из посетителей не имеет права входить к вам. Если у вас есть секретарь, то это ее прямая обязанность стоять на страже вашего кабинета, отсекая поток желающих проникнуть к вам. Но даже обычная табличка с надписью “ПРОСЬБА НЕ БЕСПОКОИТЬ” может оказаться очень действенным средством, отпугивая непрошеных посетителей своим официальным тоном. Впрочем, не перестарайтесь. Слишком недоступный шеф - это тоже плохо. Если вы станете чересчур неуловимым для своих подчиненных и сослуживцев, то рискуете стать и ненужным им. Многое на фирме начнет происходить, минуя вас, и потом не удивляйтесь, когда обнаружите, что в делах наметился спад.

Есть еще один прием, дающий возможность спокойно поработать, без опасения, что вам помешают. Можно уйти в другое место, пересесть в другой кабинет или что-нибудь в этом роде. Например, вам надо срочно подготовить доклад - вот и задержитесь дома на пару часов и поработайте над ним в тишине и спокойствии. Если у вас есть возможность уединиться в библиотеке, воспользуйтесь ею. Словом, кто ищет, тот всегда находит. Согласитесь, что есть сотни мест, где нам никто не помешает работать.