Hi-Tech - Мобильный офис. Что купить и куда воткнуть

На модерации Отложенный Один мой знакомый, государственный служащий и деловой человек, собираясь в командировку, попросил порекомендовать ему ноутбук.

Как человек практичный, он в нескольких словах сформулировал свои пожелания: лёгкий, удобный, не очень дорогой, «с Интернетом» и «чтоб в игрушки поиграть можно было».

В общем, вспомнилась русская пословица про желание съесть рыбку… но, тем не менее, стремление к совершенству цель святая.

Шапка по Сеньке

На данный момент, не считая прототипы и гаджеты, рынок предлагает четыре класса пригодных для бизнес-пользователя устройств – мобильный телефон (неумный телефон), «смартфон» (умный телефон), коммуникатор (большой умный телефон) и ноутбук (включая подмножества вроде планшетных ноутбуков и т.п.). Я сознательно исключаю понятие КПК, т.к. на мой взгляд, вещица достаточно внушительных размеров и лишённая функциональности телефона – технологический рудимент вроде «электронных записных книжек», которые, кстати, до сих пор кто-то покупает.

Разумеется, говоря о «мобильном офисе», я не имею в виду то, что читатель располагает оруженосцем, штатом личных помощников и трёхпалубным лайнером в лучах личного спутника. Поэтому мы будем считать граммы, беречь деньги и экономить место в карманах.

Чтобы организовать свой мобильный офис, для начала без прикрас оцените ваше текущее состояние – род своей деятельности, объём свободных денег, частоту поездок, плотность своего графика и круг ваших регулярных контактов. Варианты вроде «куплю ноутбук – начну строчить документы» отбросьте сразу. Не начнёте. А лишние два-три килограмма в сумке будут досаждать и вскоре останутся дожидаться вас дома. Ноутбуки предпочитают личный транспорт.

Великое в малом

Простой мобильный телефон – отправная точка для вашего мобильного офиса. Наверняка, если найти от него коробочку, в ней найдётся диск. Главное, что на нём содержится – это программа синхронизации вашего телефона с ПК. С этой прекрасной процедурой ваш телефон научится обмениваться со «старшим братом» адресной книгой, заметками, напоминаниями и событиями в календаре Outlook, фотографиями и любыми другими файлами на которые ваш телефон способен. После чего ваш мобильник не позволит опоздать на встречу или забыть про день рожденья двоюродного дедушки, что очень удобно. Дедушка приятно удивится.

Для этого пока незамысловатого мероприятия вам может понадобиться некоторый апгрейд. Почти всегда в коробочке с телефоном присутствует USB-шнур – не самый удобный, но гарантированный способ синхронизироваться. Вставляем противоположные концы в телефон и ПК, запускаем диск из коробочки, соглашаемся со всеми капризами инсталлятора, выбираем в программе соединение через шнурок и вуаля. Минус один – шнурок вы скоро потеряете и, при обнаружении второго двоюродного дедушки, его вы поздравить уже забудете. Для забывчивых людей придумано два беспроводных способа синхронизации. Ваш телефон должен быть оборудован Bluetooth-передатчиком или инфракрасным портом (ИК-порт, по-буржуйски IrDA). Если таковые отсутствуют – поищите ещё раз, а потом купите новый телефон.

Если «старший брат» вашего телефона – ноутбук, то процедура отличается от операций со шнурком выбором в качестве способа связи Bluetooth или ИК-порта. Если же ваш компьютер стационарный – вам придётся купить для него Bluetooth или ИК-передатчик, воткнуть его в USB-порт и установить драйвер с прилагаемого диска.
Bluetooth в этом случае предпочтителен, т.к. при той же цене купить его проще, чем ИК, а радиус его действия 5-10 метров (в отличие от 2-5 инфракрасных сантиметров в зоне прямой видимости). Стоит Bluetooth-передатчик 15-20 долларов.

Минусы этой схемы в том, что создавать события в календаре, заполнять адресную книгу и т.п. вам неизбежно придётся через ПК, т.к. неудобство интерфейса обычного телефона (а иногда и заблокированные для редактирования с телефона данные, например, день рождения) и способ ввода текста нивелируют все преимущества синхронизации. Поэтому, если вам симпатична идея планирования в телефоне, нужна возможность более-менее комфортно работать с электронной почтой, открывать офисные документы, посмотреть план метро или карту пробок – то вам стоит обзавестись смартфоном.

Умный, ещё умнее

Граница между смартфонами и коммуникаторами практически стёрлась, но на данный момент принято отличать первые от вторых по нескольким параметрам. Считается, что у коммуникатора большой сенсорный экран, операционная система Windows или Symbian (на нашем рынке), иногда пародия на QWERTY-клавиатуру (каждая буква представлена отдельной маленькой кнопочкой) и неизменная палочка-стилус для попыток рукописного ввода.

Большой плюс смартфонов и коммуникаторов в том, что они дают владельцу бОльшую свободу в работе с информацией. Приемлемую работу с документами и электронной почтой (в случае с Windows Mobile – аналогичный «настольному» набор офисных программ Word, Excel, Power Point), похожий на «настоящий» браузер, расширенную работу с файлами (переносить-копировать и т.п.) И главное, они имеют экран бОльших, по сравнению с обычным телефоном, размеров и более высокого разрешения, что делает приемлемым чтение и ввод текста и как следствие расширяет границы делового применения устройства.
Конечно, за большой экран коммуникатора, вы заплатите больше денег и, что более печально, вес аппарата будет в пределах от 150 до 250 граммов (бывает и больше, но их, я думаю, покупают коллекционеры) и в кармане его носить будет затруднительно.

Выбирайте, основываясь на ваших реалиях – если вы проводите день в разъездах, но вам часто присылают документы, которые нужно не только прочитать, но и отредактировать, показать кому-то; если потребуется минимальная работа с изображениями, картами, чертежами – то выбирайте коммуникатор. Если вам будет достаточно удобного календаря-планировщика, e-mail клиента, и браузера для экстренных случаев – покупайте смартфон.

Не стоит преувеличивать достоинства стилуса. Увы, рукописный ввод для коммуникатора несовершенен и требует несоизмеримых усилий и наскучит вам в течение дня. А «каля-маля» в графическом редакторе, которыми полнятся флеш-карты счастливых обладателей коммуникаторов гораздо комфортнее создавать в обычном блокноте.

Отдельный восторг хочется посвятить «виртуальной клавиатуре», которая приспособлена для облегчения ввода текста в коммуникатор – вместо использования привычной смс-раскладки мобильного телефона вы получаете отличное развлечение – потыкать маленьким стилусом в крохотные нарисованные буковки. Хотя, не исключаю, что это может увлечь.

Разумеется, приобретая смартфон, не забудьте удостовериться о наличии в нём Bluetooth и сразу же после покупки проверьте на аппарате процедуру синхронизации.

Настройки Интернет для мобильного телефона или смартфона могут сильно отличаться, поэтому лучше всего их заказать на сайте вашего сотового оператора. Процедура применения настроек единожды спросит вашего согласия и является автоматической. После чего браузер вашего аппарата сможет посещать web-ресурсы без посторонней помощи.

Настройка и пользование электронной почты также зависит от модели, но несложна. Уточните данные вашей учётной записи электронной почты (логин, пароль, имя сервера) и введите эти знания в аппарат в соответствующем разделе меню.

Старший брат

Если ваша деятельность построена на работе с документами, графикой, постоянными обращениями к электронной почте или браузеру, то смартфон-коммуникатор будет выручать вас не всегда и вам просто необходимо обзавестись портативным компьютером «посерьёзнее».

Ноутбук это наиболее габаритный, относительно более дорогой, медленнее устаревающий аппарат, от характеристик которого будет зависеть ваш «большой мобильный офис» в целом.

Скажу сразу: не стоит покупать «самый навороченный» ноутбук из тех, которые предлагают продавцы. Увы, в нашем материальном мире любой «наворот» обойдётся вам в лишний вес либо в ограничение времени работы от батареи и, конечно же, в большую сумму, поэтому лучше откажитесь от вебкамеры, если видеоконференции вам не нужны и от встроенных колонок, если обычно вы будете пользоваться ноутбуком в дороге. От чего не стоит отказываться – это от «лишних» разъёмов (USB – чем больше, тем лучше, пригодятся вывод на монитор и телефонную линию), беспроводных средств связи (Bluetooth, Wi-fi, инфракрасный порт) и DVD-дисковода.

Внимательно смотрите на дисплей – это основной орган вашего общения с ноутбуком и его мелкие недостатки (контрастность, угол обзора и т.п.) могут перекрыть большое число прочих достоинств. Размер, конечно, имеет значение. Крайне не советую обращать внимание на ноутбук с диагональю меньше 14”, т.к. по комфортности работы с текстом он будет слабо отличаться от коммуникатора, но и большая диагональ пропорционально удорожит и утяжелит аппарат (что для «пешего» использования критично).

Сразу определитесь с весом, который не превратит ваш ноутбук в бесценный, но бесполезный фолиант. К тому же, ограничение по весу позволит сузить ассортимент и легче определиться с выбором модели. Разброс велик – от 1 до 7 кг, но в реальности выбирать стоит в диапазоне от 1 до 3, т.к. превышение веса неизбежно будет мешать вашей мобильности.
Чтобы понять «свой» вес, настоятельно рекомендую забавную процедуру – возьмите в руку предмет с известным весом килограмма в два и походите несколько минут – до появления ощущения «можно больше» или «нужно меньше», это спасёт в будущем ваше здоровье, нервы и снизит риск гибели будущего аппарата от падения на поверхность планеты.

Критерий «удобство», конечно же, личное дело каждого, но есть несколько важных деталей. Выбирайте ноутбук с минимумом дополнительных (т.е. не клавиатурных) кнопочек: кнопочки редко бывают размещены там, где они не нажимаются невпопад. В большинстве случаев они дублируют функции, реализованные в Windows, и до загрузки Windows не работают. Подумайте об уборке – на ноутбук будет активно садиться пыль и его поверхность должна быть удобна для протирки (откажитесь от лишних «орнаментов» вокруг клавиатуры, кнопочек, решеточек и т.п.).

Насколько привлекательны планшетные ноутбуки для делового применения – я для себя на данный момент определяю однозначно. Современные средства ввода-распознавания текста неразвиты и преимущества сенсорного экрана почувствовать сложно. Отсутствие клавиатуры или маленькая рудиментарная клавиатурка – создадут большое неудобство и при несущественной разнице в весе, такой ноутбук как реальный деловой инструмент пока не годится. Существуют складные, проецируемые клавиатуры и даже сворачиваемые в рулон, но пока их удел, увы, тот же – развлекать коллег и быть забытыми дома перед важной встречей.

Производительность ноутбука неизбежно отразится на его весе и времени жизни от батареи, поэтому не берите мощный процессор и видеокарту, если работа не связана с графикой. Офисные программы неприхотливы и главное на что стоит обратить внимание – это объём оперативной памяти, чем он больше, тем быстрее и комфортнее будет работа за ноутбуком и меньше риск «зависания» при одновременной работе с несколькими программами. Приемлемый объем для ОС Windows XP – 1 гигабайт и более.

Внимательно отнеситесь к времени разряда батареи. Минимальным приемлемым является 4 часа. Если продавец будет объяснять, что у ноутбука есть система энергосбережения, которая позволяет «растянуть» штатное время разряда (например 2 часа), указанное в описании, втрое – не доверяйте. Энергосбережение действительно может в разы увеличить время работы от батареи, но ценой погашенного экрана и снижением напряжения на процессоре, что сделает ноутбук пригодным практически только для прослушивания музыки.

Интернет без проводов

Вопрос коммуникаций и доступа в Интернет решается для ноутбука несколькими способами. Я не буду рассматривать доступ на рабочем месте, т.к. там всегда найдётся дружелюбный администратор сети и точка доступа.

Публичные платные Wi-Fi сети пока что не позволяют чувствовать себя свободно даже в Москве, поэтому, на них можно рассчитывать только в зонах уверенного приёма провайдера и, конечно, с оплаченным акаунтом. Радость бесплатного Интернета, при наличии Wi-Fi адаптера, будет с вами во множестве ресторанов и кафе в Москве, а также возле офисов с нерадивыми администраторами или домов наивных сограждан.

Конечно, в силу многих причин (плохое нестабильное покрытие, различие процедур подключения к разным сетям и т.п.) такую схему сложно назвать мобильной, поэтому для нашего чемодана потребуется ручка в виде модема, работающего в сотовых сетях, или мобильного телефона (смартфона, коммуникатора), который его заменит.

Плюсы использования модема в том, что стоимость интерет-трафика ниже, он имеет маленький вес и размер. Минусы – в том, что вы получаете сим-карту, аналогичную телефонной, вынуждены переживать за положительный баланс на счету, и сам модем является небольшим, но отдельным устройством, которое будет стараться сломаться или потеряться при первом удобном случае.

Настройка и установка модема после покупки, как правило, не вызывает сложностей. Вставляете подопытного в USB-разъём, запускаете программу установки с прилагаемого диска и следуете инструкции оператора. После чего в Windows появится небольшая программка, отвечающая за соединение, которую надо будет запускать перед выходом в сеть.

Модемы бывают различных размеров и форм, наиболее удачным, на мой взгляд, является форм-фактор PC-MCIA (тонкая карточка, заполняющая прорезь в боковой грани ноутбука), потерять такой модем сложно, и он «почти не торчит», смотрится органично и удобно.

Более утилитарным, на мой взгляд, является применение в качестве модема телефона или смартфона. Если уровень вашего просветления позволяет синхронизироваться по ранее описанным схемам, это значит, что ваш телефон вполне готов послужить делу доступа в Интернет.

Телефон как модем При первом обнаружении подключенного телефона, если не мешать, Windows поищет на вставленном диске необходимые драйвера и вам останется только настроить само подключение. Требуемые параметры подключения можно найти на сайте вашего сотового оператора. Если подключение настроено, то при запуске браузера вам будет предложено выбрать его из списка. Если это ваш единственный способ выхода в сеть, можно указать системе использовать его «по-умолчанию» и в следующий раз браузер сам установит соединение.

Остались деньги?

Для организации видео-общения, например, посредством программы Skype, ноутбук может быть оборудован вебкамерой. Увы, на многих ноутбуках качество штатной вебкамеры и микрофона оставляют желать лучшего, поэтому для комфортного общения на выезде вам почти наверняка понадобится дополнительный микрофон, а лучше микрофон-наушники.
К слову, Skype также позволяет, звонить на обычные телефоны ( за деньги, но международные разговоры обойдутся вам существенно дешевле), и, при наличии «гарнитуры», это будет даже весьма удобно.

Если минимальный набор собран и уже выполняет свои функции, но место в сумке ещё осталось, вы можете расширить возможности вашего «мобильного офиса», например, покупкой портативного принтера. Отдав 200-300 долларов за портативный принтер, вы получите возможность печатать в полевых условиях в отличном качестве и с приличной скоростью, а если принтер наделён кардридером или функцией Pict Bridge, то сможете сделать это даже без участия ноутбука. Правда, портативность принтера пока относительна – 1-2 кг.

Если ваш ноутбук будет подолгу оставаться один, настоятельно рекомендую приобрести для него «противоугонное устройство» - стальной тросик с замком, который вставляется в прорезь в боковой или задней стенке и борется с угонщиками до вашего возвращения. Стоит вещица порядка 20 долларов.

Для подзарядки в машине может пригодиться адаптер, который питается от прикуривателя.

Мой знакомый уже стал счастливым обладателем нового ноутбука и не так давно познал счастье синхронизации. По его словам, в сумке освободилось место, ранее занятое ежедневником, и он уже подумывает, чем его занять.