Как сделать совещания продуктивными

Всякий кто работает в достаточно большой компании знает, что на всевозможные встречи может уходить чересчур много драгоценного времени. Поэтому стоит задуматься о том, как сделать встречи продуктивными, когда это от нас зависит.

Повестка должна быть ясной

Что вы будете обсуждать? Нужны ли вам новые идеи или вы хотите обсудить старые? Подготовьте повестку заранее и следуйте ей.

Приглашайте только действительно необходимых участников

Этим вы устраните кучу задержек и белого шума.

Объявите цели совещания

С чем вы хотите выйти из переговорной? Я уверен, что чаще вовсе не с удовлетворением от хорошей дискуссии. Нужен результат.

Подготовьте участников заранее

Если тема достаточно сложна для короткой встречи, заранее распространите материалы к ней. Если выступать будут участники - тем более они должны прийти подготовленными.

Сделайте совещание коротким

Сделать это можно разными давно известными способами: регламент, time-boxing, ведущий…

Записывайте ключевые замечания и решения

Каким образом записывать - неважно, это может быть как листок с кривым почерком, так и диктофон. Важно, чтобы информация не потерялась, вы её использовали, а решения были донесены до всех заинтересованных.

Создайте список заданий и назначьте их

Каждое совещание должно заканчиваться списком задач, которые нужно выполнить, иначе зачем всё это было нужно?

Отслеживайте выполнение и сообщайте о его ходе

Это уже не относится непосредственно к совещаниям, но регулярное отслеживание хода выполнения заданий побудит участников серьёзнее подходить к будущим встречам и не тратить попусту ни своё ни ваше время.