Как навести и поддерживать порядок в офисе

Одним из немаловажных элементов самоменеджмента является поддержание чистоты на рабочем месте и порядка в документах. Именно этому посвящена данная статья, в которой я постарался собрать несложные, но, вместе с тем, эффективные правила, соблюдение которых может значительно повысить как продуктивность, так и условия работы. 

Сортируйте ваши бумаги
Часто, когда вы решаете, что делать с беспорядком, все заканчивается перемещением бумажек из одной кучи в другую. Хоть это и может показаться наведением порядка, это отнюдь не есть решение проблемы. 

Где же решение? Оно кроется в ОРГАНИЗАЦИИ! Для начала возьмите один лист бумаги и напишите пять общих категорий, которыми вы обычно оперируете в офисе. Постарайтесь ограничить список пятью темами. Возможно, первая категория будет называться «Личное», вторая «Финансы», третья «Креатив» и т.д. Затем начните разбирать свои бумаги, располагая однотипные в одну категорию, согласно списку. Купите пачку папок, назовите их соответствующим образом, после чего поместите бумаги в соответствующие папки, согласно вашим категориям. 

Удалите мусор
Возможно, уйдет определенное количество времени на разбор этих бесценных бумажек. Однако в процессе работы вы увидите, как много у вас скопилось повторяющихся, ненужных, устаревших бумаг и просто мусора. Без сожаления выбрасывайте бумаги, которые вам больше не нужны. Если бумаги содержат личную, финансовую или другую конфиденциальную информацию, обязательно отправьте их в уничтожитель бумаг. 

Расставьте приоритеты
Вероятно, теперь перед вами пять или шесть стопок бумаг. Некоторые из них вам будут нужны регулярно, другие время от времени. Определитесь с вашими приоритетами и поместите наиболее востребованные категории туда, где вам будет проще всего к ним обращаться. Используйте специальные подставки, чтобы папки могли стоять у вас на столе, а не просто лежать. Когда папка стоит, у нее проще рассмотреть название. 

Раскладывайте документы по папкам
Существует много вариантов для хранения важной информации. Посетите магазин канцелярских товаров. Представьте себе, как бы смотрелись различные шкафы и папки в вашем офисе.

Если вы склоняетесь в пользу шкафчика для папок, подберите к нему цветные папки. Цвет помогает правильно класть бумаги и уменьшает вероятность ошибки (например, зеленый – финансовые записи; синий – договора и т.д.). Шкафы для бумаг бывают разных размеров, типов и содержат разные виды папок. Существуют как традиционные шкафчики с металлическими выдвижными ящиками, так и более современные модели модных расцветок и форм, с гладкими выдвижными ящиками. Можно найти множество пластиковых коробочек, органайзеров для стола и ящиков. Кроме того, всегда можно использовать по-прежнему актуальную банковскую картотеку с множеством ящиков. 

Сделайте организованность привычкой
Легко разлениться, если ваш офис находится у вас дома. Не попадайтесь в эту ловушку. Относитесь к домашнему офису так же, как если бы вы были в здании банка в центре Москвы. Прежде чем закрывать дверь в конце дня, найдите 15 минут, чтобы очистить стол от всех бумаг. Когда вы начинаете новый день с чистого, организованного стола, вы можете начать как раз с того момента, на котором остановились вчера. И вам не нужно припоминать: «Куда это я это положил ту самую бумажку?». 

Наймите службу по уборке помещений
Иногда мы становимся настолько занятыми, что перестаем думать об опрятности. В результате офис становится все более захламленным и теряет презентабельный вид. Когда такое случается, можно нанять специальную службу по уборке помещений. Вы можете запросить одноразовую уборку, чтобы помочь вам организоваться. Или же можно заказать регулярный сервис, чтобы ваш офис всегда оставался организованным и чистым. 

Наверняка, вы захотите навести справки, прежде чем станете нанимать службу по очистке помещений. Хорошая идея – попросить рекомендации у других владельцев компаний, посмотреть рекламу в «желтых страницах» и поискать в Интернет. Даже если компанию очень рекомендуют ваши сотрудники, попросите рекомендации. 

Резюмируя можно сказать, что посвящая разбору документов всего 10 минут в день Вы сможете значительно повысить эффективность своей работы