Invoice Genie — простой, удобный и бесплатный способ выписать счет

На модерации Отложенный В России, как и за рубежом, представители самых разных профессий всё чаще выбирают внештатную работу. Становясь “свободными художниками”, они помимо большей свободы получают и ответственность, а также дополнительный груз в виде организационной волокиты. Одной из неотъемлемых задач для фрилансера является выписка счетов клиенту за выполненную работу. Помочь в этом деле может сервис Invoice Genie.

В рамках “денежных штучек” мы уже рассказывали о нескольких сервисах для выставления счетов (см., например, обзор Blinksale). Invoice Genie среди конкурентов выделяют бесплатность (не предусмотрено никаких тарифных планов) и защита персональных данных (у сервиса имеется действующий сертификат Thawte, вся работа происходит в защищенном https-соединении).

У Invoice Genie простой и удобный интерфейс, никаких AJAX-фишек нет, но зато работать комфортно можно во всех браузерах. Интерфейс гибко настраивается — в настройках допускается убрать неиспользуемые элементы из вида. Достаточно странно, но в Invoice Genie совсем нет поиска. Поэтому в случае богатой истории выписанных счетов придется повозиться, пока найдешь нужный.

Создание нового счета в целом выглядит аналогичным образом, что и у конкурентов. Существенная особенность — за один раз в счет можно включить сразу несколько позиций (товаров и услуг). По умолчанию, список состоит из 5 линий, но его можно увеличить на следующие 5. Причем для каждого элемента из списка вы можете указать свою стоимость, количество шт. (если речь идет о товаре), облагается или нет налогами (самому прописать налог не разрешено, можно указать только общий процент в настройках сервиса). Invoice Genie в разделе выписки нового счета позволяет даже указать скидку для покупателя товара или услуги.

Для того, чтобы сэкономить время, можно в специальном разделе New Service/Product прописать оказываемые вами услуги и продаваемые товары.

Но есть и недостатки — срок оплаты нельзя указать явно, в виде даты. Пользователь может установить лишь промежуток (например, 15, 30, 45, 60 дней).

Другое, на что обращаешь внимание — небольшой список поддерживаемых денежных единиц. Расчеты можно производить в американских долларах, британских фунтах и евро. Причем требуется определиться, с чем будете работать. Использовать для расчетов с одним клиентом фунты, а с другим — евро, нельзя. Упомянуты ранее Blinksale знает о существовании рублей, гривен и позволяет выбрать денежную единицу для каждого счета отдельно.

Поддержка русского языка находится в целом на достаточно приемлемом уровне. Слова, содержащие кириллицу, не заменяются на знаки вопроса и отображаются корректно. Однако длинные надписи сокращаются. Как выглядит выписанный счет и как сокращаются слова с кириллицей, можно увидеть на этой иллюстрации:

Выписанный счет можно распечатать, отправить в виде HTML- или PDF-файла. Отправка обычной почтой пока не предусмотрена.

Invoice Genie можно использовать для отслеживания расходов (в том числе и регулярных). При прописывании новой траты, допускается указать категорию издержек.

В зависимости от выбранной категории, сервис предложит ввести дополнительные данные (например, если речь идет о топливе — предложат сообщить размер трат и количество галлонов приобретенного топлива). Список категорий насчитывает более десятка позиций, но свои добавлять нельзя.

В Invoice Genie имеются базовые возможности для работы с контактами и сотрудниками. При добавления нового работника заполняются привычные поля — имя, фамилия, контактная информация и т.п. Однако есть пара нюансов. Во-первых, вы сразу же можете сформировать ему логин и пароль для доступа к Invoice Genie. Во-вторых, сотрудника можно наделить привилегиями Basic, Account или сразу Admin.

Нельзя не отметить пару неудобств в работе с контактами. Во-первых, пока нет интеграции с Basecamp, сервисом, которым пользуются многие фрилансеры. Кроме того, список контактов нельзя импортировать из CSV-файла.

В админке Invoice Genie допускается создание коротких заметок (например, поручений), которые будут видны остальным сотрудникам (однако при желании доступ к ним можно закрыть). Думаю, этот инструмент будет полезным при совместном выполнении заданий.

Работа с деловыми контактами построена аналогичным образом, разница состоит лишь в том, что у контакта может быть свой статус — Индивидуальный, Бизнес или продавец (Vendor).

Поскольку в процессе выполнения задания необходимо периодически встречаться с заказчиком, чтобы уточнить детали проекта, в Invoice Genie предусмотрели возможность указать дату встреч, время (когда начнется, когда завершится) и др. Была бы уместной возможность прямо из Invoice Genie отправить приглашение о встрече, но этого пока нет.

Несколько удивило, что в Invoice Genie нельзя экспортировать данные в Excel и XML-формате, а также нет возможности подписаться на обновления. Все счета показываются вместе, теги для удобства их хранения использовать нельзя.

Во многих сервисах выписки счетов разработчиками предусмотрены шаблоны для благодарственных писем, для самих счетов и т.п. Здесь этого нет, можно только загрузить картинку с логотипом компании.

Несмотря на то, что Invoice Genie ориентирован на предпринимателей и небольшие фирмы, здесь нет никаких инструментов приема платежей. Freshbooks, к примеру, позволяет не только выписывать счета, но и принимать оплату по кредитным картам Visa, MasterCard, Eurocard, Discover и посредством электронных платежных систем Paypal, 2Checkout, ElectraCash и др.

Резюмирую, получился очень неплохой сервис, а учитывая то, что он еще и полностью бесплатен, — трудно найти альтернативу. Если вы серьезно работаете с иностранными заказчиками, тогда, вероятно, Freshbooks более удобным инструментом, но и Invoice Genie не стоит сбрасывать со светов — уверен, найдет своих пользователей в России. Недавно на одном форуме shareware-программистов обсуждался вопрос, как правильно и грамотно выписать счет иностранному заказчику. Вот в таких случаях Invoice Genie будет полезен.