5 шагов из офиса

Я не могу больше видеть лица сослуживцев и пойду работать туда, где мне будет удобно это делать.

Надо лишь собрать свой мобильный офис и написать заявление о переходе на телеработу.

Само понятие мобильного офиса на сегодняшний день включает в себя нескольких определений, однако все они сводятся к совокупности программных и аппаратных платформ, которые позволяют работнику выполнять служебные обязанности вне офиса. В чем преимущества подобной концепции мобильного офиса, думаю, не стоит объяснять.Начиная от возможности влиять на рабочий процесс удаленно (в командировке ли, дома – кто ж откажется трудиться, вальяжно раскинувшись в любимом кресле с ноутбуком на коленях?) и заканчивая банальной экономией на офисных помещениях (что тем более актуально, чем ближе арендуемые компанией помещения к центру города).

Правда, не стоит думать, что перевод сотрудников в категорию телеработников – сиюминутная задача. Мало обеспечить людей аппаратными средствами и установить на них нужное ПО. Необходимо так наладить процесс, чтобы виртуальное рабочее место было комфортно для сотрудника и в то же время эффективно для компании. Поиском оптимального сочетания мы сейчас и займемся.

Шаг 1. Аппаратная платформа
В самом общем случае под аппаратной платформой подразумевается связка «терминал – приемопередающее устройство». Наиболее распространенный тип терминала сегодня – ноутбук, в меру мобильный и производительный для выполнения поставленных задач.

Понятно, что гонять на UMPC «тяжелые» приложения никто не станет. С другой стороны, уже за рамками 15,4” решений понятия мобильности расплываются. Золотая середина – 12-14” ноутбуки, компактные и комфортные для работы. Не менее важны вопросы производительности и энергопотребления. Однако основным для работы мобильного офиса является вопрос коммуникаций.
В качестве приемопередающего устройства, обеспечивающего доступ в сеть, чаще всего выступает мобильный телефон с поддержкой GPRS или EDGE, что является сейчас наиболее оптимальным решением. EDGE-доступ обеспечивают все операторы «большой тройки», зоны покрытия постоянно расширяются, стоимость трафика совпадает с расценками на GPRS-интернет.

Высокие скорости «СкайЛинка» (если вспомнить про EV-DO) неактуальны для региональных подразделений компаний, ну а сети 3G/HSDPA только начинают пробивать дорогу в России.
Помимо телефонов, можно использовать другие устройства, обеспечивающие беспроводной доступ в мобильный интернет. Речь о специальных PCMCIA-картах.Более того, такие устройства предлагают пользователю поддержку EDGE, UMTS и даже Wireless LAN, если ноутбук не имеет Wi-Fi. Причем обеспечивается автовыбор технологии и диапазона.Такова линейка PCMCIA-карт от Sony Ericsson. Модель GC89 позволяет работать в сетях EDGE, а также с Wi-Fi, GC95 – уже в UMTS/EDGE сетях, наиболее функциональная GC99 – UMTS/EDGE/WLAN.

Шаг 2. Программные средства
Здесь возможны самые различные варианты программного обеспечения, в зависимости от рода деятельности пользователя и его компании. Для кого-то с избытком хватит возможностей Microsoft Office, в более «тяжелых» случаях необходима работа с правовыми, бухгалтерскими программами, CAD-приложениями, постоянная синхронизация баз данных и проч.

Приоритетным для компании является ПО, устанавливаемое даже не на терминалах удаленных работников, а на центральных серверах. Причем эти серверы могут располагаться также вне офиса – используются арендуемые виртуальные выделенные серверы VPS. В зависимости от платформы, будет разным набор программного обеспечения. Однако стоящие перед ним задачи примерно одинаковы – организация документооборота внутри разбитой на множество мобильных офисов системы, синхронизация различных файлов, доступ к корпоративной базе данных, общение служащих между собой для обмена информацией (почта, службы мгновенных сообщений и проч.).

Поэтому, если ПО для непосредственной работы диктуется характером деятельности компании, то грамотный выбор пользователем приложений для обмена информацией позволит сделать мобильный офис эффективнее, а работу – комфортнее.

Шаг 3. Коммуникации
Начать стоит, разумеется, с электронной почты. E-mail давно уже стали стандартом для обмена информацией внутри компаний, особенно среди представителей различных филиалов или подразделений, в том числе удаленных территориально. При этом мобильный офис обладает своей спецификой, учитываемой при выборе почтовых клиентов. Доступ в сеть посредством EDGE или GPRS накладывает ограничения на скорость соединения, а также стоимость трафика. Поэтому к программам предъявляются определенные требования для оптимизации работы.

Прежде чем говорить о почтовых клиентах, стоит упомянуть о еще одной категории программ. Это почтовые спам-фильтры, которые сортируют входящую корреспонденцию. Недостатком таких решений является необходимость загрузки всех писем, что при использовании мобильного Интернета накладно. Куда более выгодно, если сами почтовые клиенты имеют возможность просмотра писем на сервере перед загрузкой. Это позволит избежать закачки мегабайтов спама, особенно через медленный GPRS.

Не менее остро стоит вопрос обеспечения безопасности электронной переписки. Необходимо учитывать и общую функциональность почтовых клиентов – чем больше они предоставляют возможностей, тем эффективнее будет рабочий процесс.

Конечно, многие мобильные менеджеры могут ограничиться теми компонентами, которые предлагает Microsoft. Однако существует ряд сторонних почтовых клиентов, превосходящих Outlook (естественно, в плане работы с E-mail) по функциональности и удобству работы, а также в вопросах безопасности. Наиболее популярны среди них такие программы, как The Bat!, Mozilla Thunderbird, Eudora, а также IncrediMail, постепенно получающий все большее распространение.
К сожалению, не все они оптимальны при работе с доступом через сети GPRS/EDGE и в мобильном Интернете вообще.

Так, работа с корреспонденцией на сервере без загрузки писем из вышеперечисленных клиентов доступна лишь в The Bat! и IncrediMail.По обеспечению безопасности электронной переписки лидирует также The Bat! Версия Professional Edition позволяет шифровать почтовые базы (причем PGP-шифрование доступно без установки каких-либо плагинов), кроме поддержки протоколов SSL и TLS, возможна биометрическая аутентификация и использование персональных идентификаторов (программных и аппаратных токенов).

Чуть меньшую степень защиты обеспечивают почтовые клиенты Eudora и Mozilla Thunderbird.

Базовая функциональность всех программ, за исключением IncrediMail, достаточно высока, но The Bat! и здесь лидирует. Поддерживаются все основные протоколы – POP3, IMAP4, SMTP, при помощи плагинов – RSS/ATOM, NNTP. Есть возможность резервного копирования почты, использования различных шаблонов и проч. Mozilla Thunderbird и Eudora также обладают широкими возможностями.

IncrediMail подойдет лишь тем, кому необходимо разнообразить содержание писем всевозможными спецэффектами. Что вряд ли будет уместно в деловой переписке.

Можно вспомнить о более оперативном способе общения – «аське» в различных ее вариациях. Здесь все зависит от выбора компанией той или иной службы мгновенных сообщений в качестве корпоративной. Это будет влиять на окончательный выбор пользователя среди многообразия интернет-пейджеров. В любом случае трафик от использования служб мгновенных сообщений незначителен, что делает такую форму общения удобной при использовании мобильного Интернета.

Гораздо сильнее зависят от скорости соединения средства VoIP-телефонии, использование которых способно резко уменьшить затраты на связь при общении удаленных друг от друга сотрудников компании.

Для обеспечения качественной связи уже недостаточно возможностей, предоставляемых GPRS. Наилучший выход сейчас – использование сетей Wi-Fi. Что, впрочем, негативно сказывается на мобильности – не всегда под рукой оказывается точка доступа. Однако с дальнейшим развитием в России сетей 3G, скорости, достижимые при использовании HSDPA, будут комфортны для передачи голосовых пакетов.

Преимущество VoIP-телефонии заключается, как известно, не только в совершении бесплатных звонков внутри сети (компьютер-компьютер), но и возможности междугородней/международной связи. Причем обеспечиваются звонки как с компьютера удаленного работника в офис компании (для наиболее популярного сервиса IP-телефонии Skype – это SkypeOut), так и звонки самому мобильному менеджеру с использованием выделенного виртуального номера (сервис SkypeIn), что выгодно при поездках за рубеж.

Правда, у Skype имеется целый ряд конкурентов – Gizmo, Google Talk, отечественный SIPnet и т.д., в том числе различные интернет-пейждеры (в частности, ICQ), предлагающие возможность голосового общения между пользователями.Тем не менее, обеспечение качественной связи посредством VoIP-телефонии для мобильного офиса возможно лишь при условии оптимизации интернет-соединения.

Шаг 4. Оптимизация доступа в сеть
Ввиду специфики работы удаленному работнику порой требуется проводить в сети много времени. В качестве решений для ускорения работы мобильного офиса можно использовать программы нескольких типов. Это приложения для настройки интернет-соединения, утилиты для сжатия данных и проч. Не стоит забывать и банальные приложения для блокировки рекламы, всплывающих pop-up окон, «баннерорезки», а также отключение загрузки и отображения в браузере изображений, анимации, звуков и остального контента.

Так, телеработнику пригодятся решения для блокировки всплывающих окон, баннеров и прочей рекламы, такие как AdsCleaner, AD Muncher.спользование оптимизаторов доступа вроде SwiftNet3000 и TweakMASTER позволит совершить тонкую настройку параметров соединения (в частности, протоколы TCP/IP).аконец, существует множество решений для сжатия передаваемого трафика: TrafficCompressor, ONSPEED, toonel.net, CPROXY, MyProxy и др.

Во всех этих программах используются различные алгоритмы сжатия, но принцип действия один и тот же – весь трафик пропускается через сервер программы, где и происходит компрессия. Как правило, сжатию подвергается текстовая информация, изображения, мультимедиа, системные файлы не конвертируются. Можно задать и сжатие графики, но конечный результат вряд ли вас удовлетворит – вместо аккуратных диаграмм может оказаться мешанина из разноцветных пикселей. Впрочем, степень сжатия в таких программах, как ONSPEED, можно регулировать.

Не менее остро стоит вопрос с загрузкой из сети каких-либо файлов. Как известно, мобильное соединение не может пока похвастать особой надежностью. Возникает необходимость в специальных программах, которые позволяют загружать файлы по частям, осуществлять докачку после неожиданного разрыва соединения, автоматическую закачку. Речь идет о менеджерах закачки. Их возможности гораздо шире стандартных функций веб-браузеров, что позволяет без опаски качать файлы через ненадежное мобильное соединение.

Наиболее популярными программами являются ReGet, FlashGet, Download Master и др.

Так, FlashGet, к настоящему времени обзаведшаяся бесплатной версией, позволяет разбивать файлы на части, качая их одновременно (что несколько увеличивает скорость загрузки), автоматически запускать антивирус для сканирования загруженных файлов, сортировать скачанное по различным категориям, осуществлять загрузку по расписанию. Прочие программы столь же функциональны.

Шаг 5. Безопасность
Не секрет, что мобильный офис еще более уязвим для несанкционированного доступа. Поэтому, помимо стандартных средств платформы (брандмауэров) и ПО (антивирусы и комплексные решения защиты), необходимо использование специализированных средств.

Одними из самых распространенных в корпоративном секторе являются средства двух- и многофакторной аутентификации, чаще всего основанные на использовании электронных ключей (Token), генерации паролей.Подобные персональные идентификаторы разнообразны, существуют как программные, так и аппаратные средства.

Это USB-токены, подключаемые к терминалу мобильного офиса напрямую, смарт-карты, для которых требуется считывающее устройство, OTP-токены, генерирующие одноразовые пароли на собственном экранчике с заданной периодичностью, а также электронные токены – программы, устанавливаемые непосредственно на компьютере.

В последнее время появляется все больше переходных устройств, имеющих черты нескольких типов.
В мире наибольшее распространение получили OTP-токены. Среди них наиболее известна продукция компаний RSA Security, VASCO Data Security, ActivIdentity.Хотя на российском рынке преобладают более дешевые USB-токены, в частности, компании Aladdin.Естественно, для работы всех устройств необходим доступ к корпоративному серверу аутентификации.Впрочем, окончательный выбор средств также зависит от политики компании в области безопасности.

Сверхмобильный офис
Интересно, что при желании виртуальный офис можно сделать еще более мобильным. В этом случае в качестве терминала может выступать любой доступный компьютер с доступом в сеть (наиболее банальный случай – в интернет-кафе). Основой для решения становится USB-накопитель, та самая «флешка». Конечно, возможностей устанавливаемых на нее программ будет недостаточно для полноценной работы. Но выполнять самые необходимые функции в разъездах и командировках возможно. Перечень программ, способных запускаться прямо с флешки, достаточно обширен и с каждым днем пополняется новым ПО.

У такого решения два безусловных плюса – приватность, отсутствие информации на используемом ПК по завершении работы, а также, как правило, кроссплатформенность приложений – нет привязки к определенной ОС.Работа в Интернете обеспечивается при помощи браузера Portable Firefox, с электронной почтой – в Portable Thunderbird (оба – проекты небезызвестной Mozilla), в качестве нужного многим FTP-клиента выступает i.Ftp. Альтернативой Outlook в области планирования задач могут выступить Essentail PIM и Portable Sunbird.

Для защиты конфиденциальных данных служит приложение Secure Disk. Существует ряд других приложений, облегчающих удаленную работу с USB-накопителя.Наконец, для рутинной офисной работы прекрасно подойдет on-line сервис Google Docs, чьи возможности весьма широки для веб-приложения.Логичным развитием концепции стало появление целой платформы для флеш-накопителей – U3, для которой адаптируется ПО ведущих разработчиков. Прогнозируется дальнейший рост подобных смарт-накопителей.Таким образом, организация мобильного офиса является довольно сложным многоступенчатым процессом.

Но въедливый читатель наверняка уже заметил лакуну в данном обзоре, а именно отсутствие упоминания о возможностях мобильных устройств – смартфонов, коммуникаторов. Действительно, уже сейчас функциональность данных устройств настолько возросла, что они становятся основой для организации полноценного мобильного офиса.Многочисленное программное обеспечение для Symbian OS и Windows Mobile превращает их в инструмент для ведения бизнеса, а широкие коммуникационные возможности позволяют оперативно реагировать на изменения, получать свежую информацию. Безусловно, за подобными решениями будущее концепции мобильного офиса. Правда, все это – тема уже для другой статьи…