Что такое тайм-менджмент?

Под этим подразумевается управление человека своим временем – как рабочим, так и личным – с наибольшей пользой для себя самого. На деле это не просто составление списка задач, но и определение приоритетов, совмещение приятного с полезным и умение справляться с неприятным.

Это целая наука, которую принесла западная деловая «мода», и знакома она пока что не многим. Лучше всего попробовать составить свой график с помощью специальных сайтов. Но можно и просто делать это в блокноте «от руки». Ведь с планированием рабочего времени в той или иной степени знаком, конечно же, каждый.

Специалисты именно так – с планов – и советуют начинать рабочую неделю. Причем время, затраченное на их составление, не считается потраченным впустую – ведь именно этот процесс в итоге поможет оптимизировать рабочий график. Главное в планировании – определение приоритетов на неделю. То есть, при составлении списка важных дел, мы должны уметь определять из них самые важные и самые срочные. Это может оказаться труднее, чем ожидалось, потому что важными одновременно могут казаться совершенно разные задачи. Определить действительно важные дела помогает правило, что лишь 20% дел дают 80% всех результатов, в то время как 80% дел дают лишь 20% результатов. Те дела, которые приносят наибольшие результаты, и есть самые важные.

В принципе, организация времени требует планирования всех дел, до мелочей. Ведь именно на вроде бы незначительные вещи, вплоть до перекуров, телефонных разговоров с друзьями и обеда, часто уходят драгоценные минуты, которых потом почему-то не хватает на все остальное.

Но невозможно предусмотреть все нюансы, потому самым продуктивным считается планирование около 60% рабочего времени, с учетом, что еще 20% – оставить на случай непредвиденных ситуаций, и еще 20% – на свободное творчество.

В планировании эксперты советуют ориентироваться на будущее, а не на прошлое. И концентрироваться на возможностях, а не проблемах. Последний совет особенно актуален, если предстоит решить что-то очень неприятное. Тайм-менеджмент учит, что необходимо «взглянуть неприятности в лицо» и пробудить энтузиазм, который поможет подавить неприятие, чтобы не откладывать дело в долгий ящик.

Один из важнейших пунктов плана – отдых. При полноценном рабочем дне нужен и полноценный сон, питание, досуг.

Люди, которые все успевают

Даже не зная основ правильного планирования, кто-то выделяет для себя приоритетные задачи, а кто-то просто успевает все совмещать. Опыт этих «прирожденных бизнесменов» и изучим.

«У меня три дела делаются одновременно»

Марина Силенко, домохозяйка, 24 года, ребенку – полтора года:

– Я, когда замуж вышла, ничего не успевала. Начну, бывало, мебель пылесосить, залезу под диван, а там кошка ковер подергала. Бросаю пылесос, начинаю обрезать нитки, замечаю, что на плинтусе – слой пыли. Бросаю ножницы, хватаю швабру с мокрой тряпкой… В результате за два часа я так и не сделала уборку. И так во всем – и в приготовлении еды, и в стирке.

Когда родился Ванечка, к нам приехала свекровь – помочь на первых порах. Вот она-то меня и научила, как организовать себя и все успеть. Хотя, если честно, никакой особой науки в этом нет. Надо только немножко подумать, прежде чем приступать к делу.

Теперь, хотя мы и обходимся без помощников (муж целый день на работе), я все успеваю. Просто с утра, пока умываюсь и готовлю кашку для ребенка, составляю в уме план – что надо сделать. И два-три дела делаю одновременно. Если иду гулять с ребенком, у меня на маленьком огне в духовке «томится» жаркое, а в стиральной машине полощутся рубашки и кофточки.

Если я варю первое, в перерывах между «забросами» продуктов я глажу. Правда, приходится побегать между плитой и гладильной доской, но зато за два часа я успеваю переделать всю домашнюю работу.

Мы с мужем, ради интереса, один раз подсчитали, сколько мы экономим на моем домашнем труде. Оказалось – почти $1000 в месяц. Так что выгоднее: платить чужим или воспитывать своего ребенка самой?

«Я работаю на неделю вперед»

Владимир Павленко, журналист, 28 лет:

– Терпеть не могу – попадать в цейтноты. Но у нас такая работа, что без них – как зима без снега. В итоге я сам придумал собственную систему «бесцейтнотного» графика. Тут достаточно самостоятельно рассчитать, что и когда ты должен представить начальнику.

Я работаю в еженедельной газете, и в тот день, когда она появляется в продаже, у всех – релаксация. Коллеги вроде бы и на работе, но видно, что никто из них не может себя заставить ни думать, ни продуктивно работать. А я все время опережаю самого себя. Редактор еще читает мои материалы, а я уже составляю план на следующую неделю. В день «релаксации», о котором я уже говорил, я подбираю исходные материалы, созваниваюсь и договариваюсь о встречах, изучаю, что по теме моих материалов «говорит» интернет. Тогда фактически на другой день я уже приступаю к следующему этапу и пишу статью. Напряженный график? Да, но ведь это же рабочие дни! Зато я могу освободить выходные, чтобы провести их с семьей – поаборигенствовать на даче или смотаться, например, в Умань. Если, конечно, на выходные не выпадает какое-нибудь мероприятие, но это бывает редко. Зато моя жена никогда не жалуется, что у нее муж вечно занят, и она, как в анекдоте, «поставила его фотографию на столе, чтобы не забыть его лицо».

«Изучаю, на кого сколько времени потратить»

Сергей Дробонюк, менеджер по продажам, 36 лет:

– В моей работе главное попасть на удачного заказчика. В мои обязанности входит презентация нашей продукции на дому у клиента. Естественно, по предварительной договоренности. Я приезжаю к потенциальному покупателю и в течение часа демонстрирую ему нашу технику по уборке дома. Иногда приходится мотаться с утра до позднего вечера, ведь многие могут посмотреть ее в действии только после окончания собственного рабочего дня. Я делаю так: выбираю практически все заказы, территориально расположенные недалеко друг от друга, и выясняю у диспетчера личности моих клиентов. Поскольку утренние презентации – это, чаще всего, «холостые выстрелы», стараюсь набрать побольше вечерних. А уже приходя к клиенту, пытаюсь сориентироваться (приходится быть и психологом), насколько он перспективен. И от этого зависит, сколько времени я трачу на каждого. Вы не поверите, но из месяца в месяц у меня получается приблизительно одна и та же сумма заработка, хотя заказы никто не подтасовывает. Видимо, моя система «краткое утро, многословный вечер» работает!

«Никаких лишних движений!»

Вадим Ляшенко, таксист, 42 года:

– Я неплохо зарабатываю и на жизнь не жалуюсь. Но среди нас, таксистов, есть разные люди. Одни гоняются даже за копеечным заработком и часто едут в «запробкованные» районы, лишь бы заработать. Я же давно от такой практики отказался. А когда бензин стал дороже доллара за литр, вообще предпочитаю стоять и ждать «жирного» клиента. Например, утром, в час пик, никогда не поеду с левого берега на правый, пусть бы диспетчер хоть лопнула! Буду «тусоваться» от спальных районов до ближайших станций метро, но по маршрутам, где пробок нет. Иначе больше бензина сожжешь, чем заработаешь.